推进档案信息化建设提升档案管理水平
李超
【摘? 要】随着信息技术的快速发展，企事业单位的档案管理模式也在不断改进和优化。其中，档案的信息化管理愈发凸显出其重要地位，提升档案管理工作的效率能在极大程度上为企事业单位提供更多、更有价值的信息。论文针对档案信息化建设提出了其必要性以及相关问题的解决策略。
【Abstract】With the rapid development of information technology， the archives management mode of enterprises and institutions is also constantly improving and optimizing. Among them， the informatization management of archives increasingly highlights its important position. Improving the efficiency of archives management work can provide enterprises and institutions with a larger amount and more valuable information to a great extent. The paper puts forward the necessity of archives informatization construction and the solving strategies to its related problems.
【关键词】档案管理;信息化建设;策略
【Keywords】archives management; informatization construction; strategies
【中图分类号】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文献标志码】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章编号】1673-1069（2020）07-0027-02
1 引言
档案信息是一种非常重要的信息材料，随着社会对于人力资源的愈加重视，档案管理也受到了越来越多人的关注。为了能够更好地适应社会的发展趋势和行业的相关服务需求，将信息技术融入档案管理的工作方式中，实现档案的信息化管理已经逐渐成为档案管理工作的发展趋势。将档案信息进行有效整合利用，可以提高资源的共享性，也能够大幅度提升企事业单位的工作效率。
2 档案信息化建设的必要性
随着社会的不断进步和发展，信息技术以及互联网已经在各行各业中得到了广泛的应用。在这个技术革新的时代，档案管理相关工作也要做到与时俱进，紧跟时代的潮流，将互联网以及信息技术等手段有机融入档案管理的日常工作中，从而实现档案管理工作效率的提升。一方面，档案信息化建设是电子文件科学管理的一项必然要求。有利于电子文件资料的科学妥善管理，是确保其他相关工作顺利开展的基本前提，也是档案管理相关工作人员需要注意和思考的问题。另一方面，档案信息化建设也是知识资产管理所需要的必然条件。对于档案管理部门来说，知识资产是众多资产中较为重要的内容，同时，也对档案管理后续相关工作的开展起到了十分重要的作用[1]。因此，档案管理相关人员必须正确认识自身工作的重要性，在保证工作质量的前提下对传统的工作方式进行优化改革，使之符合现阶段社会的发展潮流和实际需要，进而推动行业的持久發展。
3 档案信息化建设的意义
3.1 提高工作效能
将互联网以及信息技术融入档案管理的工作中，进行档案管理的信息化建设，不仅能够为相关工作提供先进的技术支持和长远的发展环境，而且能够最大限度地提升档案管理工作的效能。将档案管理工作进行模式上的创新改革，完善硬件设施及相关管理系统，不仅能够提升档案管理的效率、转变档案管理的职能、使档案信息管理更具科学性，而且还能够有效促进资源的共建共享。在相关法律条例允许的范围内，企事业单位内部各部门或是与其他相关单位可以通过局域网等平台加强沟通合作，以便能够更好地实现信息的相互交流以及资源的共享，从而达到提升档案信息管理效能的目的，更好地为企事业单位服务。
3.2 降低工作强度
互联网等信息技术的出现为人们的工作和生活都带来了极大的便利，对于档案管理工作来说，其也提供了一种新的工作模式，从而在一定程度上缓解了行业人员的工作强度。在日常的工作中，行业工作人员可以通过网络系统平台、网盘存储或数字化录入等方式，有效克服传统模式中人工录入、纸媒管理等方式的弊端，进而更为便捷有效地实行数字化信息管理，促使档案信息资源在采集、存储、管理、使用、备份以及共享和查阅等方面的优势逐渐凸显[2]。
3.3 推动行业发展
社会的不断进步和发展也推进着各行各业的优化改革。档案管理这种传统职业中，科学合理的信息化建设是体现单位服务职能和管理水平的一个重要方面。对于单位公共决策的实施以及相关服务活动的开展来说，档案信息资源是特别重要的参考素材。因此，为了实现行业的可持续发展，档案管理相关工作人员有必要将信息化技术手段融入日常工作中，积极创新并优化工作方法，大力推进档案信息化建设。
4 档案信息化建设存在的问题及解决策略
4.1 意识不足
虽然档案管理工作中有大量的信息数据等需要处理，但是由于人们受传统的固有模式影响较深，也就使得大部分工作人员仍采用人工书写或人工整理的方式进行工作。一旦要对其实施信息化建设，就要对工作的要求以及岗位人数等进行较大幅度的调整，从而使得相关人员不愿接纳工作方式的变革。出现这种情况的原因通常是因为相关从业人员并没有认识到档案信息化建设的优势。通过对互联网信息技术的合理使用，可以使档案管理中冗杂的工作变得清晰明了，从而大幅度地提升工作效率和工作质量。同时，对于行业管理模式的优化和完善也是极为有利的。在如今的信息时代中，过于坚守老旧的东西势必会被时代所淘汰。因此，这要求相关单位以及部门针对档案的信息化建设进行积极的宣传、引导，并帮助从业人员打破传统观念，树立正确的信息化建设目标，鼓励工作人员积极开展档案信息化建设工作。相关单位的管理人员要重视档案管理的信息化建设，科学合理地配置档案管理的工作人员，同时，也要加大对相关设备以及技术的引进力度，严格规定相关工作程序，提升工作的管理水平。单位也要根据自身的实际情况进行系统调研，科学合理地制定相关管理目标和管理办法，从而使得档案信息化建设能够顺利进行。
4.2 人才短缺
与其他行业相同，档案信息化建设是无法离开专业人才的支持的。只有人才的相互配合，才能够有效地进行档案资源的维护和整合，以及履行配合各方面的信息需求等工作职责。由于我国相關改革措施的出台和实施，使得档案相关工作面临着新的机遇和挑战，因此，高素质人才团队的建设对于档案工作的平稳进行是十分有必要的。通常来说，档案信息化建设中需要的不仅仅是档案管理专业人才，更需要的是兼具信息技术知识和档案专业知识的复合型人才。然而，从目前的实际情况来看，我国目前虽然互联网等信息技术发展迅猛，各行业中尖端人才数量呈递增趋势，但上述人才往往大多集中于航空、电信等领域[3]。由于档案工作的职业发展限制或受其他一些因素的影响，使得该行业的复合型人才相对较少，这在一定程度上制约甚至是阻碍了档案信息化建设的进程以及档案行业的可持续发展。由此可见，在技术和资金得到保证的基础上，单位要注重对档案管理复合型人才的培养，进一步精简优化人员结构，可以利用内部竞聘或对外人才招聘等形式，选聘档案管理专业能力较高且同时具备信息技术能力的人员，让更多具有较强责任心、具备档案专业素养和综合素质较高的人才加入档案管理的行列中，并要注意加强对其进行行业相关技能的培训，打造高素质的档案管理人员团队。
4.3 管理存在安全隐患
从目前情况来看，对于数据的安全保障更多的是依赖于相关技术和设备的升级。然而，由于仅从技术角度处理档案是存在安全问题的，而且并没有办法可以长期、全面地保护数据，同时，一旦出现问题也会引发系统排查难、安全隐患解决难的问题。加之，如果不能及时地完善相关数据库的保护方案，仅仅是从技术上改进是没有办法从源头防止或者降低互联网犯罪等问题发生的概率的。
档案信息化建设的最大优势是网络，但同时最大的漏洞也是网络。由于当代网络环境较为复杂，在档案管理的工作过程中会受到不同病毒或垃圾信息等因素的影响。这也就要求档案管理工作人员格外重视档案信息化的安全建设。首先，相关工作人员要树立信息安全意识，严格按照相关工作标准执行工作内容，定时检查档案信息，一旦发现问题要及时采取有效措施进行处理，并且要及时上报，最大限度地降低不利因素的影响。其次，主动学习新型技术，并合理将新技术运用到工作中，以此提高档案信息化建设的安全水平。为了加强防火墙等安全体系的构建，要定期杀毒检查档案管理系统，并且可以增设访问权限、身份认证等。最后，为了防止资料丢失找回难的问题发生，对于相关资料要进行备份保存。
5 结语
综上所述，档案的信息化建设为整个行业带来了机遇和挑战，档案管理服务水平的提升和管理模式的优化已经成为时代的必然要求。因此，相关单位和部门要根据实际情况，有针对性地制定管理措施，从而促进档案信息化的建设，更好地提高工作效能和推进行业发展。
【参考文献】
【1】王翠萍.推进档案数字化建设 提升档案科学管理水平[J].兰台世界，2018（S1）：79-80.
【2】高子静.推动电力企业档案信息化建设 促进档案开发利用[J].档案学研究，2017（S2）：33-36.
【3】胡传久，刘轶男.提升档案管理信息化建设质量策略[J].智库时代，2018，145（29）：109+121.
