档案局（馆）微信公众号调查与思考
王建祥
摘要：本文从数量、分布、信息发送、栏目设置、互动等方面详细调查了档案局（馆）微信公众号的使用情况，并对调查数据进行了翔实的分析，针对微信公众号管理、运用技巧等提出了自己的想法。
关键词：档案；微信公众号；调查；思考
微信作为时下最热门的社交信息平台，月活跃用户已经达到5.49亿。各品牌微信公众号总数已经达到1000多万。当前，已经有部分档案局（馆）开通了微信公众号，具体情况如下：
1 基本情况
笔者在微信平台上以“档案”和“档案局馆”为主题搜索公众号，经过比对，剔除重复的，内容与档案无关的，经统计到2016年1月20日，各级档案局（馆）开通微信公众号164个，广泛分布在25个省、自治区、直辖市。
1.1 档案微信公众号的分布情况
1.1.1 按开通单位的行政级别分。省级档案局（馆）公众号11个，分别是天津、山东、广东、江苏、四川、福建、贵州、辽宁、安徽、广西、浙江，地市级档案局（馆）公众号有57个，县（市、区）档案局（馆）公众号95个，1个镇级档案馆公众号。
1.1.2 按开通单位所在的行政区域分。浙江省25个，山东省17个，广东、江苏各15个，福建10个，湖北9个，内蒙古8个，上海、江西各7个，四川6个，天津、湖南、甘肃各5个，陕西、贵州各4个，黑龙江、吉林、河北、新疆各3个，辽宁、河南、安徽、广西各2个，山西、云南各1个。
1.1.3 按开通的时间分。2013年开通的有2个，分别是“十堰档案馆”和“大朗镇档案馆”，其中“十堰档案馆”开通最早，时间是2013年8月5日。2014年开通的有35个，2015年开通的有93个，2016年1月20日以前开通的有6个。
1.2 发送信息情况
1.2.1 数量情况。截至2016年1月20日，全国档案局（馆）公众号共发送信息12107条（只计算打开页面后看到的标题信息，下同），平均每个公众号发送73条。其中11个省级公众号发送1882条，平均171条；57个地市级公众号发送5095条，平均89条；95个县（市、区）公众号发送5130条，平均54条。
就单个公众号而言，信息发送在300条以上的有10个，其中省级档案公众号有3个，地市级档案公众号有6个，县级档案公众号1个；嘉兴档案发送信息最多，达1058条，其次为宁波档案为659条。发送信息在100至300条的有28个；100条以下的有126个；有28个公众号没有信息发送。
1.2.2 分类情况。依据发送信息的内容笔者大致将其分为局馆信息、档案知识、本地特色、外埠档案和其他五类，其中局馆信息3151条，占26%；档案知识614条，占5%；本地特色6270条，占51.8%，外埠档案825条，占6.8%；其他共1247条，占10.3%。
1.2.3 格式情况。档案局（馆）公众号发送信息的格式多为图片与文字相结合，共有11714条，占96.7%；单纯的文字格式只有384条，占3.2%；视频信息90条，占0.74%。
1.3 本地特色专题内容的发送情况。为了更好地宣传档案工作，体现当地特色，为信息受众者服务，有58个公众号针对本地特色、风土人情、方言俚俗等内容，展开了系列专题介绍，共有190多个系列专题，其中，最多的嘉兴档案，有14个系列专题。为庆祝抗日战争暨世界反法西斯战争胜利70周年，有23个公众号推出了抗战胜利70周年系列专题。
1.4 自定义栏目的设置情况。微信公众号不仅仅只有信息推送和即时对话功能，还可以在会话界面底部按需设置自定义菜单，通过设置可以提供查询检索、信息咨询、编研等个性化的服务。目前有75个公众号进行了栏目设置，占45.7%。笔者重点查看了发送信息100条以上设有自定义栏目的21个公众号。有20个设有子栏目，其中有18个设有档案查询服务；有14个微信公众号与档案信息网相链接，有5个同时与档案信息网和微博相链接。
1.5 互动情况。为测试档案局（馆）公众号的互动情况，笔者向38个发送信息100条以上的公众号提出与档案事务相关的问题。其中无回复的有20个，占52.6%，自动回复的有12个，占31.6%，自动回复内容多是“谢谢您的关注”“请稍等”“感谢参与”等与问题无关的语言。有9个进行了人工回复，占23.7%，其中有3个既进行了自动回复又进行了人工回复。只有7个进行了有效回复，占18.4%。
2 信息分析
2.1 利用档案资源服务当地民生、传播本地文化，是档案局（馆）微信公众号信息发送的特色。总体而言，本地特色信息共6270条，占所有信息总量的51.8%，成为信息发布的主体。从单个公众号来看，有58个公众号发送了以介绍本地特色、风土人情、方言俚俗为内容的信息，尽管在数量上不占多数，但这58个公众号发送的信息数量最多。
2.2 区域分布不平衡，且多为自发行为。东南沿海多于中西部，浙江、广东、福建、江苏、山东、上海、天津沿海7省市档案局（馆）共有公众号95个，占58%。中西部地区的省、自治区、直辖市多为两三个甚至为零。就单个省、自治区、直辖市比较，最多的浙江省共有25个，相反，有6个省、自治区、直辖市为零。
从公众号的开通时间和行政级别上，找不出任何规律性。同时，有些上级档案部门开通微信公众号，而下级部门没有开通；有些下级档案部门开通微信公众号，上级部门没有开通。从而可以判断，微信公众号的开通多为自发行动。
2.3 信息发布数量少，且发布频率较低。所有档案微信公众号共发布信息12107，平均每个公众号73条；除去推送信息在300条以上的10个公众号发布的4948条外，每个公众号只有48条；发送信息在30条以下的公众号有90个。除发送信息在300条以上的10个公众号外，多为不定期更新，其中，近两个月没有更新的有26个，有的甚至中断6个月以上，更有甚者，开通后连一条信息也没有发送。
2.4 档案局（馆）运用微信公众号的意识还比较薄弱。全国31个省（自治区、直辖市）、333个地级市、2856个县（市、区），每个行政区域内都有一个档案局（馆）。而自2012年8月微信公众平台推出已经3年多了，仅164个档案局（馆）开通微信公众号，占所有档案局馆数量的5%。即便是开设数量最多的浙江省也只占所有局（馆）数量的24.5%。
3 思考
3.1 充分认识微信公众号在传递信息、拓展服务方面的作用。微信公众平台的出现为档案事业的发展带来新的机遇，据统计25%的微信用户每天打开微信超过30次，55.2%的微信用户每天打开微信超过10次；用户关注公众号主要目的是获取资讯的占41.1%，方便生活占36.9%，学习知识占13.7%。我们应准确把握这次机遇，迅速行动，认真分析民众利用档案的新需求、新特点、新趋势，结合微信公众账号在信息传递中的优势，提供精准的信息服务。以实际行动推动档案事业的发展。
3.2 建章立制，规范档案微信公众账号的管理。从调查的情况看，档案微信公众号还没有出现其他行业公众号的为吸引关注而采取诱导分享、低俗内容、故意欺诈等手段的现象。但是，部分档案公众号在深入挖掘馆藏体现档案特色上做得还不够，也存在有的公众号转载不注明原创造成不经意侵权等混乱现象。为了档案公众号的健康发展，更好地为档案事业服务，建议有关部门，参照国家有关网络管理的法律规定迅速制定档案微信公众号的管理规定，从公众号的定位、名称使用、信息发布、功能设置、组织实施、知识产权保护、激励表彰等方面强化对微信公众号的管理，建立一套行之有效的激励机制和操作规范。
3.3 挖掘馆藏资源，突出档案特色，将档案微信公众号打造成群众喜闻乐见的大众信息平台。档案作为社会信息的母资源，在信息传播中具有举足轻重的作用，它具有其他社会信息所不具有的特征。因此我们在发送信息的定位上一定要瞄准“档案”二字，突出“档案”特色。首先要充分挖掘档案馆藏资源，在发送信息的内容上体现档案特色。比如天津市档案馆微信公众号，所发送的信息有90%以上就是具有天津特色的历史事件、风土民情、方言俚俗以及天津历史名人和抗战英雄故事，取得了明显的效果。开通一年多来，关注数量节节攀升，到目前为止已经达到6000多人。同时在信息的形式上也要体现出档案的特色，比如江苏档案近期推出的信息“读‘档一面——袁晓园档案”既有文字又有图片，图片中既有个人证件又有任职命令，在图片上还能清晰地看到归档专用章。
3.4 提高运用技巧，打造综合性档案信息宣传平台。从调查的情况看，有61个微信公众号只是简单发送信息。但微信公众号不仅仅只有信息发送功能。它是面向名人、政府、媒体等机构推出的合作推广业务平台，它除了精准的消息发送外，还可以进行即时对话，也可以在会话界面底部按需设置自定义菜单，且可为自定义菜单设置响应动作，可以通过点击菜单，收到你指定的消息或跳转到指定的网页。还可以通过添加关键词自动处理一些常用的查询。也可以通过微信公众导航网站——微信聚，利用网站的关注排行、推荐关注、搜索等服务，免费将你的公众号发布在微信聚上，让所有微信用户关注到你。此外，还可以与档案信息网站、QQ、微博等相互链接，形成以微信平台为主，辐射其他信息宣传平台，实现档案信息的广泛传播和深度渗透。
3.5 利用有效手段，扩大关注度。一是强化与粉丝的互动，开设互动栏目，设置互动话题，定期向粉丝们征询工作开展的意见，通过语音信息建立反馈和沟通互动机制，人性化地发布民众乐于接受的信息，同时调动群众参与档案管理的积极性。
二是抓住重大节日、重大事件，就人们关心的问题，利用馆藏资料，推送出大家感兴趣的信息。比如嘉兴档案在春节前利用馆藏《嘉兴故事》推出“嘉禾风物”系列，详细介绍了在嘉兴当地过年的风俗习惯，具有年味的特色美食等，收到较好的效果。
三是注意信息发送的连续性。在把握内容的喜闻乐见和高质量的同时，还要注意内容发布的连续性和频率，有针对性地选择每天在线微信用户集中的9～ 10点、16～18 点、21～24 点等特殊时段，连续不间断地推送，紧紧抓住粉丝的心。
作者单位：河南省档案局
来稿日期：2016-02-12
