建筑工程档案管理现状及存在问题浅析
田海红
摘 要：针对目前建筑工程档案管理薄弱、信息化水平不高、发展缓慢等问题，通过文献查阅和实地调查对我国目前建筑工程档案的管理特点、归档范围、信息化建设及正在实施的行业标准和行动纲领进行了总结和归纳，对建筑工程档案管理现状及存在问题进行了系统分析和探讨，并对档案管理建设提出了相应的建议。
关键词：建筑档案；信息化；管理现状
建筑工程档案资料管理的对象主要包括基建文件、施工资料、监理资料、质量评估文件、验收文件、设计图、可行性评估报告、工程收益评估报告等，是建筑工程的客观、永久的原始记录。建筑档案是工程建设质量的体现。工程档案贯穿了工程建设的全部过程，是对工程施工全部过程、全方位的记录，在一定程度上反映了建筑工程质量的安全性和可靠性，对建筑实体具有质量责任监督作用，当建筑工程质量出现问题时，可以从建筑工程档案中查找原因。建筑档案是工程管理的重要组成部分；建筑工程管理质量提高的同时建筑档案管理质量也会相应地提高，因此，档案记录的及时性与真实性是建筑工程管理质量的重要表现，通过提高档案质量管理对整个建筑工程的管理具有良好的促进作用。
1 建筑工程档案管理的信息化建设现状
1.1 信息化建设程度。信息化作为档案管理的一种重要手段越来越受到人们的重视，与此同时，国内大中型建筑施工企业也都已初步建立了档案信息化管理系统。然而，由于信息化管理目前还处于初级阶段，建筑工程档案大多采取“双轨制”的管理模式，电子档案和实体档案同时存在，也有部分企业管理方式停留在人工管理模式中。
1.2 信息化建设水平。随着工程项目的日益增长，档案数量的突飞猛进，档案管理信息化建设要求也越来越高，针对这一问题，各地档案管理部门和科研部门也在积极努力，探索新的管理方式。建设部遥感制图中心依据关系数据库技术和网络技术，实现了城建档案的录入、整理、浏览、检索、统计、利用以及相应的信息管理等功能。武汉市城市规划设计研究院以Windows 2000 server网络操作系统、SQLserver 2000数据库管理系统为后台支持，以Windows 98/2000/XP操作系统为客户端平台，实现了从验收归档、录入编目、编辑修改、查询检索、借阅管理、鉴定销毁到统计打印全过程的计算机化管理。河北工业大学以城建档案馆为核心，以馆藏资源为基础，以计算机技术为载体，建立了现代计算机技术与传统档案服务方式相融合的软件管理平台，实现了城建档案馆新闻公布、项目登记、项目接收、项目催缴、档案利用、档案查询、GIS查询、档案统计和档案打印等功能。此外，天津市房产总公司、中国建筑科学研究院、哈尔滨工业大学、河北省应用数学研究所、成都电子科技大学、南京市城市建设档案馆、天津市城市建设档案馆等机构也都先后开发出了档案管理的信息化工作平台。
1.3 信息化建设总体评价。我国虽然加快了建筑工程档案信息化建设步伐，加大了关注和投资力度，但由于建筑工程档案所需的数据库较大、档案来源地不同，信息相对比较分散，目前还很难进行规范、统一的管理，导致目前建筑工程档案信息化建设仍较为缓慢，无法满足经济发展和社会建设的需求。《国家档案事业发展“十二五”规划》和《企业档案工作规范》对档案信息化工作提出了加大基础设施投入，加快应用系统建设，打造信息共享平台等要求。但是由于企业重视程度、沟通协调、工作人员业务能力等方面的因素，以及缺乏明确的使用群体，使得很多建筑施工企业没有系统的档案信息化规划，信息化管理过程中缺乏针对性和目标性，指导性不强，工作人员更多的是依靠工作经验进行档案的整理，随意性大，这也是导致其发展缓慢的主要因素之一。
2 建筑工程档案管理相关行业标准与行动纲领
2007 年，建设部下发了《施工总承包企业特级资质标准》，对施工企业信息化提出了原则性要求，将档案信息化纳入了特级资质申报达标考核，从政府层面对企业档案信息化提出了要求；2011 年初制定了《国家档案事业发展“十二五”规划》，对档案管理工作指明了方向，提出了奋斗目标。我国先后制定了《建筑工程文件档案整理规范》（GB/T50328-2001）、《城建档案业务管理规范》（CJJ/T 158-2011）等行业标准，为建筑工程档案的管理提供了参考规范。这些行业标准与行动纲领对档案管理的规范化、信息化具有极大的推动作用。为促进建筑工程档案管理的全面、协调可持续发展，建立与国家经济和社会发展相适应的档案工作体制与机制，提供了有力的保障。
3 建筑工程档案管理存在问题
3.1 档案资料的信息化体系不够完善。我国区域发展差别较大，不同地区档案信息的管理利用情况各不相同。工程建设项目涉及了不同领域与学科及较多的建设与管理单位，造成了档案搜集归档和档案信息资源利用等工作存在较大的难度。由于档案收集与利用脱节、信息繁杂、保管部门没有统一的保存规范，使得档案信息流通不畅，无法充分发挥档案信息资源的潜在价值。当前档案管理软件较多，使用范围也较广，但是各软件之间的通用性相对较差，数据的存储格式和形式各不相同，虽然各软件均能实现登录、输入、查询、删除等功能，但系统没有解决数据交换的问题，无法将不同方面的数据统一到一起进行数据共享。
3.2 档案资料的使用不够重视。实际上，很多企业的档案资料管理现状并不理想，很多建筑企业对档案管理的重要性缺乏正确的认识，存在着敷衍应付现象，甚至很多企业在档案管理工作中没有配备专业档案资料管理人员，在档案资料搜集、整理、归档等过程中，临时抽调其他人员兼职管理。在这种情况下难免会造成档案的丢失、遗漏、不规范等问题的出现。建筑档案是建筑过程的真实、系统反映，通过档案记录的查询能够直接反映建筑过程中各个环节的运行情况，当建筑出现质量问题后应首先对建筑档案进行分析，从中查找原因。但目前人们对建筑档案的利用效率还较低，很多建筑出现质量问题后并没有对建筑档案进行查找和分析，使建筑档案的保存失去了应有的作用。
3.3 档案编制不够规范。建筑档案是建筑过程的重要记录，但是由于人们重视不够、专业技能欠缺、资料收集仓促等原因，造成工期和档案资料不同步，很多建筑档案资料收集和编制不规范，缺乏完整性和系统性，无法真实地反映整个建筑活动的全部过程，导致档案保存无法达到预期的目的。
3.4 档案的示范效果不明显。每一个建筑从设计到施工都凝聚了人们的大量心血，也往往能总结出很多的经验供后人参考。但在实际过程中，人们往往忽略了建筑档案在同类项目中的参考和示范作用，使建筑档案的功能无法得到充分的发挥。
4 建议
4.1 加强档案管理的重视程度。档案资料在质量管理控制、工程后期维护管理等方面有着不可替代的作用，如果缺乏相应的资料就会造成管理者无法作出合理有效的判断，造成不必要的经济损失。因此应正确认识档案管理的重要性和必要性，加强对档案管理的重视程度，设置专门的资料管理部门，建立切实可行的管理机制，将档案管理工作落到实处。施工单位必须建立、健全档案的管理制度和具体措施，保证归档资料及图纸的完整、准确和规范。工程项目管理人员与档案人员在档案整理过程中应明确自身的责任，保证归档质量。
4.2 档案管理与施工进程同步进行。档案资料收集应跟着施工进度同步进行，在施工过程中，尤其是关键工序和隐蔽工程施工过程中，必须对资料进行现场搜集，并作好详细、规范的记录。竣工验收时建设单位应对工程建设中形成的文件进行全面的检查和审核，发现问题应及时进行解决，务必使竣工材料做到真实、完整、及时。
4.3 完善档案管理的信息化建设。信息化管理是档案管理工作发展的必然趋势，信息化管理模式实现了档案资料的数字化和规范化建设；为提高档案管理的有效性，增强档案管理的现代化意识，有必要将建筑工程档案管理与信息化建设进行有机的结合，开发能够实现数据之间交流和互动的新型信息化管理软件，积极探索和建设一套科学、完备的信息化管理模式应用到档案管理工作中。
4.4 重视档案管理人员的培养。档案管理人员作为档案管理的主要执行者和参与者，其业务能力直接影响着档案管理工作的质量。因此，加大对档案管理人员的培训力度，不断提高档案管理人员的专业水平和管理观念，提高认识，认真领会和掌握有关法律法规的内容和相关规定，使档案管理人员不但有理论、懂技术而且具有新观念、新认识，从整体上提高档案管理人员的服务水平，对提高我国建筑工程档案管理水平有重要的意义。
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