影响档案利用的因素及对策

    孙丽

    1 影响档案利用的因素

    1.1 档案门类少，结构单一。各级国家综合档案馆里的档案主要来源于接收机关工作中形成的档案和撤销机关的档案。在这些档案中，党政机关的文书档案占绝对优势；馆藏门类单一，缺少反映经济建设、科学研究等方面的科技档案及企业生产经营管理方面的档案；内容结构单一，反映工农业生产、基本建设、科学研究、地方经济状况，特别是当前经济热点的档案很少；载体结构单一，非纸质档案所占馆藏总量的比例微乎其微；空间结构单一，上级单位的档案比较齐全，反映地方特色的档案极少。

    1.2 档案管理人员观念陈旧，重管轻用，缺乏高水平的编研成果和主动服务意识。重保管轻利用的思想仍困扰着档案工作，档案工作难以摆脱保管好、整理好、不丢失、看摊守业的状态，缺乏竞争意识和参与意识，对社会对利用者了解少，从而使档案工作失去了主动性。在档案利用方式上，被动服务仍占据主导地位，坐等利用者上门，既缺乏参与主动服务的意识，又缺乏参与竞争的意识，使档案工作失去了活力。

    1.3 档案意识薄弱，宣传工作滞后。长期以来，档案部门还隐藏在神秘的“面纱”中，加上档案开放工作做的不及时，社会档案意识未能得到根本转变，影响了档案的利用。

    2 克服档案利用不利因素的对策

    2.1 加强接收征集工作，优化馆藏结构。必须树立优化馆藏结构的指导思想，形成一个数量充足、质量优化、门类齐全、结构合理的馆藏体系。不仅有党政机关的档案，还要有科技档案、专门档案；不仅收集一般档案，还要收集特色档案；不仅有宏观档案，还要有微观档案。要增大馆藏档案的时间跨度，弥补馆藏历史档案资料的不足。整合档案资源，改变馆藏档案中文书档案一统天下的局面。

    2.2 拓宽检索渠道，完善检索体系。开发利用新的检索工具，完善档案检索体系，提高利用率。当前应以编制查找性检索工具为主，以满足高效的利用。同时，亦应力求编制基本的指导性检索工具，以拓宽开发档案信息资源的渠道。开发档案信息资源，建立健全计算机检索系统，充分发挥计算机先进的存储、检索功能，提高查准、查全率。

    2.3 强化自身建设，转变服务观念，改变服务模式，树立全面、全新的服务观念。

    2.3.1 主动服务观念。档案工作人员要变被动服务为主动服务，认真做好利用者的参谋，提高服务质量，为利用者创造一个良好的借阅环境；做好档案的编制与报道工作，及时报道馆藏；应根据当前的中心任务和工作重点，编制多种解释档案内容的参考文献。

    2.3.2 开放的观念。改革开放给档案工作的改革发展提供了良好的环境，档案工作必须逐步由传统的封闭型转向开放型、服务型，用改革开放和市场经济的思维方式和行为方式指导档案工作，面向社会，了解并参与社会活动。同时要增强应变能力，有效地开发档案信息，向社会提供及时有效的服务。

    2.3.3 市场观念。社会主义市场经济体制在思想、观念上给档案馆带来了很大冲击，档案馆必须改变以往按部就班、墨守成规、等客上门的被动局面，积极参与到市场经济的大潮中去，在参与中做好服务，在参与中谋求发展。档案工作人员要走出档案馆，深入社会，了解社会动态，了解各行各业的需求，及时准确的提供档案信息服务。档案人员要增强忧患意识，积极参与到社会竞争中去，在竞争中开拓进取、强化自身、求得发展，由此产生开发档案资源的强大动力。

    2.4 加大宣传力度，增强档案意识。档案宣传工作要立足档案工作实际，面向社会。要提高宣传质量，紧紧服从大局、服务全局，把握好正确导向，坚持实事求是、正面宣传为主的原则，要自觉同党的方针、路线、政策保持一致。档案宣传要办出特色，要突出档案的历史作用、凭证作用，营造出良好的文化氛围。

    2.5 树立超前意识，做好档案利用动向预测。要改变档案利用服务的被动局面，主动为利用者提供超前服务，关键在于做到“先知先觉”，掌握各方面利用者的档案需求，预测利用动向，提前准备，及时服务。