机关事业单位文书档案管理工作的创新
张四新 刘清熙
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674- 1145（2020）04- 106- 02
摘 要 在机关事业单位的管理工作中，文书档案管理工作及其重要，是机关单位有效信息的开发和利用信息的基础，对提高工作效率、为决策者提供发展的方向，促进机关长期稳定的发展、反映机关发展历程意义重大。因此机关事业单位必须要重视文书档案管理工作，本文阐述文书档案管理工作的现实意义，对现阶段文书档案管理工作进行科学严谨的分析，提出相应的工作创新改革机制，从而为事业单位的文书档案管理工作提供新思想新思维以提高文书档案管理工作质量。
关键词 文书档案 管理工作 创新
对于机关事业单位来说文书档案是其重要的无形资产，文书档案记录了机关事业单位对于党政活动和相关管理工作过程的文件，同时也记录着机关事业单位发展历史和重要工作人员的信息，对于机关事业单位的未来发展和管理工作，都有重要的影响意义。目前在当前信息化时代的大背景下，文书档案管理工作遇上了诸多问题，存在一定的管理缺陷，并没有发挥出文书档的应有价值，急需快速改革发展。例如机关事业单位管理工作者对于文书档案管理不重视，认为文书档案只是记录机关事业单位历史工作的纸质档案，对于机关事业单位的发展并没有促进影响作用，所以就弱化了文书档案管理工作再加上档案工作者职业素养不高，并没有发挥出文书档案的应有作用。因此在进行文书档案管理工作时需要针对以上出现的问题提出解决策略并进行创新，这样才能够保证此项工作的有效性。
一、文书档案管理的意义
文书档案是机关事业单位众多档案中最常见、最普遍的一种档案记载方式，机关事业单位的文书档案一般都是政府机构或上级单位颁发的文件转化而来，记录了机关事业单位的发展历程、发展方向、取得的成果，领导者在不同时期做出的不同决策，对于机关的文化建设、未来的发展都起着重要的铺垫作用，并且为我国党政机关积累了大量的历史材料，所以机关事业单位的文书档案管理工作具有较强的政治性，必须要采用科学的管理机制来加强文书档案管理工作，才能够有效发挥出文书档案管理工作的基本职能，从而促进机关事业单位的快速发展，为人民群众提供更加优良的服务质量，提高机关事业单位的履职水平。档案管理人员应该从档案具有连续性、完整性的特点入手，对文书档案进行分类、整理、存档，突破文书档案管理工作的传统理念，不断改革创新文书档案管理措施，使得文书档案的现实意义得以体现。
二、文书档案管理的现状
（一）管理模式不规范
规范化的管理模式对于机关事业单位的发展来说有着十分重要的作用。机关事业单位正在逐渐规范单位的管理模式，但忽略文书档案管理工作已经成为了常态。最明显的表现就是文书档案管理工作并无长期的管理人员，且缺乏相关的管理标准，未形成健全的文书档案管理机制[1]。这就导致了管理人员在进行文书档案的整理时极容易因为交接不当产生问题，如：文书档案缺失、文件信息不完整；除此之外，档案管理人员由于没有强制性的约束，在进行工作时会有较大的随意性，同时档案管理人员也会在工作时也会产生茫然感，这样就很有可能导致文件遗漏、混乱的情况出现。
（二）对文书档案重视程度不够
一般来说，机关事业单位对于文书档案管理的重视程度并不高，认为文书档案管理工作十分简单，不需要投入大量的人力、物力资源。并且，就算投入了充分地人力、物力资源也得不到明显的回报。因此，大部分机关事业单位管理人员就会降低对文书档案管理的重视程度，这也就增加了文书档案管理工作困难性。即领导人员未能对文书档案管理工作提出有效的工作目标，也未能给予大量的业务支持，这样极容易造成机关事业单位内其他员工对于此项工作的重视度不足，并不能积极主动配合文书档案管理人员的工作，而文书档案管理人员在实际工作时也不会对此项工作产生责任感，也不能够理解文书档案管理工作的重要性，文书档案管理工作的效率自然而然较为低下，文书档案起到的作用也不能够显现出来。
（三）管理人员素质不高
在机关事业单位中文书档案管理工作相对其他工作而言看似较为简单，但是也需要管理人员具备一定的专业素质，如学习档案管理学、文书学等内容。所以，文书档案管理工作看似谁都可以做，但是却不是人人都能够做得好的。而机关事业单位在人员安排上重视程度不够，这就导致大部分管理人员的专业素质并不高。除此之外，正是由于此项工作的工作压力小，工作人员在入职后进行工作时也会由于工作内容较为简单、繁琐产生厌倦感，致使其在工作态度上产生一定的问题，即工作缺乏上进心、工作敷衍等，造成文书档案管理工作效率、质量都很低。
（四）文书档案管理工作缺少信息化管理手段
机关事业单位单位的文书档案管理工作大部分还停留于书面上，这对于文书管理人员来说工作内容固然会显得简单化，但是在信息化时代的背景下，纸质资料已经跟不上时代的发展。通常而言，利用纸质文件进行资料的整理时会产生较大的工作量，并且利用纸质文件进行资料查找非常麻烦。所以，将文书档案进行信息化的管理很有必要。通过利用云端储存减少实物储存空间的占用，且更加便于文书档案的查找[2]。但是，在实际的文书档案管理过程中，由于领导人员的不重视、文书档案管理人员本身专业能力不够、信息技术掌握的不熟练，导致其并未充分的利用信息化技术完成此项工作，所以，如何强化文书档案管理的信息化程度是事业单位领导人员、文书档案管理人员需要思考的问题。
三、文书档案管理工作创新策略
（一）加强文书档案管理机制的创新
为了适应时代的快速发展，事業单位在进行文书档案管理的过程中需要不断完善文书档案的管理模式，让其能够发挥出在事业单位发展过程中所起到的作用。第一，机关事业单位可以根据自身的发展需求开发有效的文书档案管理系统，提高管理人员工作效率的同时，也方便文书档案的查找。第二，机关事业单位领导者也需要制定相关的奖惩机制，实现任务到个人、责任到个人，促进管理人员工作的积极性，使得文件档案管理工作更加有效率。第三，机关事业单位领导者需要制定相关的文书档案管理规范。当然，此类规范的制定需要结合政府出台的相关政策及法律法规，从而保证管理人员能够依据标准完成文书档案管理工作。
（二）提高对文书档案管理的重视程度
机关的领导层需要改变传统的管理理念，不能忽视对文书档案管理工作的重视。只有管理者对此项工作产生重视，才能够领导档案管理人员对文书档案管理的必要性、重要性进行重新定义，这也有助于档案管理人员端正工作态度，将管理工作落到实处。机关事业单位的档案管理人员要关注重视政府出臺的新政策，将现代化的管理理念应用到文书档案管理中，让文书档案管理工作能够为领导者的决策做出贡献，促进机关的长远发展。
（三）培养高素质高技能文书档案管理工作者
目前随着机关事业单位文书档案数量的不断加大，文书档案的保存形式也在日益多样化，这就需要文书档案管理工作手段必须更加现代化，才能够满足多样化的文书档案管理工作，所以这就对文书档案管理工作者的职业技能要求更高，不仅要掌握先进的科学技术还需要掌握相关设备的使用，这样才能够有效的完成文书档案管理工作，所以必须要提高文书档案管理工作者的职业技能。目前，事业单位的文书档案管理人才欠缺、人才素质有待提高。针对于这一现象，机关事业单位管理人员需要对于本身在职的文书档案管理人员则需要对其进行专业化的训练，如：组织其进行文书档案管理相关的法律法规、规章制度、专业知识的学习，让其能够形成专业的知识体系，并将其运用到实际工作中来保证文书档案管理工作的高效进行。在此基础上，机关事业单位领导人员还需要对其进行信息技术的培养，让其能够熟练运用文书档案管理在线平台，促进文书档案信息化的形成。除此之外，还要加强绩效考核，通过任务到个人、责任到个人加上奖惩机制的模式，激发文书档案管理人员的工作热情，并不断在工作的过程中进行总结、反思，提升不断提升工作质量[3]。
（四）加强信息化技术在文书档案管理中的应用
信息技术的发展对于我们来说带来的既是机遇也是挑战，在大数据时代的背景下，对于文书档案管理工作来说，机关事业单位应当在其原有文书档案管理工作基础之上建立数字化档案管理模式，利用当前智能化设备建立信息网络管理平台，提高档案的利用率。而建立数字档案的基础包括硬件和软件设施，要保证网络资源和电子档案数据库，其中最为重要的工作内容就是电子档案数据库，要保证所有文书档案内容都完好的保存在电子数据库内。在建设电子数据库时，机关档案管理工作者应当建立统一的档案标准，在全机关事业单位内部采用统一的档案管理软件和文书录入标准以方便管理工作者查阅数据档案。让文书档案管理人员的工作变得更加的简单，同时也让资料的查询变得更加容易。需要不断完善在线管理平台，保证文书档案管理的软件、硬件设备的稳定性。另外，保证网络安全性也十分重要，即对数据传输节点、数据的储存进行保护，避免同类行业的恶性竞争。最后，机关事业单位领导者也要组织对文书档案管理人员的培训，让其能够熟练应用信息化的管理平台，促进文书档案管理工作的有效完成。
四、结语
综上所述，文书档案管理工作对于机关事业单位的发展有着十分重要的作用，其不但能够帮助领导者作出有效的决策，也能够让其通过对过往的档案进行分析，制定更加完善的发展目标。机关事业单位要不断完善档案归档优化档案管理质量，加强档案秘级管理，提高档案管理工作者人员素养，这样才能够真正提高文书档案管理质量，并且让文书档案在实际工作中发挥出其应有价值。笔者从对文书档案管理模式的创新、加强对文书档案管理工作的重视程度、落实文书档案管理人才的培养、加强信息化技术，由以上4个方面对文书档案管理工作的创新策略展开探讨，希望对开创文书档案管理新的时代能够有所帮助。
参考文献：
[1]郑静.事业单位文书档案管理工作现状及创新路径探讨[J].事业单位改革与管理，2020（04）：50-51.
[2]张丽梅.大数据时代文书档案管理及信息化应用分析[J].办公室业务，2020（04）：89+95.
[3]李满.信息时代文书档案管理工作面临的问题与对策[J].科技风，2020（05）：105.
