如何做好新时期办公室行政事务管理

    夏桂杨

    想要做好新时期办公室行政事务的有效管理，这需要结合办公室内部的环境和具体管理需求，提升行政事务管理信息化水平，建立合适的管理思路和管理方法。同时，管理人员的专业化水平和服务意识也要有所提升。本文对此进行了分析研究。

    办公室行政事务的管理十分繁杂，对于工作人员的专业化水平和服务意识都有一定要求。当前很多企业和单位在进行办公室行政事务的管理中都会碰到各种问题，这导致管理的实效很低，管理的效果也不够明显。想要做好新时期办公室行政事务的有效管理，这需要结合办公室内部的环境和具体管理需求，建立合适的管理思路和管理方法。同时，管理人员的专业化水平和服务意识也要有所提升，这对于办公室行政事务管理质量的提升会起到非常重要的推动效果。

    一、办公室行政事务管理概述

    （一）办公室行政事务管理职能

    办公室行政事务管理部门有很强的协调参谋职能，一方面需要基于基层情况对决策工作提出建议，另一方面要有效协调工作人员间、各部门之间的工作，提高办公室整体的工作效率和工作水平。在一定程度上说，办公室行政事务管理的工作水平影响着单位公司的发展情况和工作人员对单位的认同度。

    （二）办公室行政事务管理特点

    首先，办公室行政事务管理工作主要是面向单位所有部门、尤其是领导层的服务管理活动，具有很强的服务性质，信息来源复杂，工作中需要协调多个部门，分析整合大量的复杂信息;其次，由于管理任务繁重、工作时间超长、相关部门多等原因，办公室行政事务管理工作非常复杂无章和困难，对办公室的工作水平产生影响。此外，办公室行政事务的管理从本质上来说是对于整个公司的服务工作，需要管理人员了解各个部门的工作展开情况，尤其是了解大家在工作中面临的一些典型问题和困难，透过各种方法和途径提供相应的支持与协调，以帮助各部门和相关人员的工作得到良好推进。

    二、办公室行政事务管理存在的问题分析

    当前办公室在行政事务的管理上存在一些典型问题，具体来说可以归结如下：第一，作为整个公司服务性和综合协调性最强的部门，行政管理部门在处理各种事务时要处理的事务很多。除了公司整体运营中的一些常规事务，还有各个部门间的协调，以及公司内部资源的整体分配。这样的背景下经常会导致管理中各类问题的产生，尤其是在各部门诉求有较大冲突的背景下，如何做好协调和沟通，这对于行政部门提出了很高要求。在遇到突发状况时需要行政部门做有效协调，这也非常考验形成部门的问题处理能力。第二，正常情况下行政管理部门应当具备一定的独立性，能够对很多事务有较好的绝对权，但是，领导越位的问题经常会打破这种局面。一旦领导进入到行政部门的管理工作中，这不仅会给行政事务的有效管理带来很大的困难和挑战，这也会对于行政部门带来一些负面影响，是阻碍各项行政事务的管理得到有效推进的原因。更有甚者，不少管理不太规范，或者是处于起步阶段的公司和企业，内部行政部门完全不具备应该有的独立性，行政事务的管理方式直接由领导决定，这就很大程度失去了行政部门应当发挥的效果。第三，不少行政事务管理部门的人员缺乏应有的服务意识，对于员工的需求没有给予充分重视，在协调和沟通部门间的各类问题时采取的方法也不够妥当。有些公司的行政部门甚至会对于不同部门区别对待，处理问题不够公平公正。这些都会直接影响行政事务的有效处理，会给公司人员带来很多负面印象。上述问题在很多公司的行政管理中都会出现，這是阻碍实际管理工作有效推进的因素，是值得行政管理部门进行深刻反思的方面。

    三、优化办公室行政事务管理对策研究

    （一）提升行政事务管理信息化水平

    行政事务管理之所以会整体效率不高，并且实际管理工作中会面临各种阻碍，一个很重要的原因便是行政事务管理的信息化水平不足。不少公司行政人员对于计算机和各种网络化工具的使用并不熟练，对于一些使用的办公软件了解也十分有效。这个问题很有必要得到改善与优化，不然会对于具体工作的展开带来很多负面影响。行政部门要全面提升自身的办公环境和条件，不仅要让每个员工都对于信息技术和计算机有娴熟的使用能力，在处理各种实际问题时也要充分发挥信息技术的辅助功效。无论是建立部门间的沟通协调，还是各种信息数据的归纳汇总，借助信息技术可以让这些工作高效推进，并且能够很好的实现部门间的衔接与沟通。公司要对于这个问题加强重视程度，在行政人员招聘管理上哟啊充分考察其对于各类信息工具的使用熟练度，同时，也要加强对于现有员工的培训。这会很大程度改善当前办公室行政事务管理中的各种问题和局限，能够让行政事务管理的综合质量更高。

    （二）完善行政事务管理制度建设

    办公室行政事务管理部门应当是一个相对独立的部门，要结合这个部门的日常管理工作构成建立一套科学合理的管理制度。其中不仅要明确行政事务管理部门的基本职责，也应当限定其他部门或者人员对于行政事务管理的影响，比如，要在公司的相关规定中避免领导的越位，让行政管理部门能够独立有效的完成各项管理工作。这会极大的优化行政事务管理的整体效能，能够让这个部门的管理职能充分发挥。这样才能够让行政管理部门更好的协调公司内部其他部门，能够公平公正的展开公司资源的分配利用，让整个公司形成良好的工作环境和氛围。此外，随着公司的不断成长，要结合自身的发展状态和管理需求，不断完善和革新针对行政事务管理制度的优化建设。这样才能够更好的体现出行政部门的职能，能够让各项事务的管理得到良好推进。

    （三）提升工作人员服务意识

    想要让办公室行政事务管理取得更好的实施效果，转变行政部门人员的工作态度，提升人员的服务意识十分重要。行政管理部门要对于自身工作有正确认知，不仅要充分了解自身的工作范畴和工作职责，也要建立积极正面的工作态度。行政管理人员只有强化自身服务意识，这样才会更有效的发现公司内部的各种问题，进而更深入的了解各个部门间乃至具体的公司员工的困难和需求。同时，在处理各种实际问题时要结合多方面因素加以考量，充分了解问题的实质，构建部门间的协调合作，为公司内部营造良好的整体氛围。这会帮助行政部门及时发现问题，并且采取合适的方法解决各类问题。这样的背景下整个公司才会有良好的工作环境和氛围，部门间的沟通合作会更加畅通，大家也能够共同朝着公司的愿景和奋斗目标向前。这样的背景下公司内部整体上会形成很好的氛围，行政部门的服务职能可以充分体现出来，公司员工之间的关系也会更加融洽。这才是高质量的行政事务管理要达到的积极效果，在这样的背景下公司整体的经营绩效会得到更好的综合保障。（作者单位：江苏省南通市人民政府台湾事务办公室）