试析电子档案管理信息化的建设与发展

    【摘? 要】随着社会科技和经济的不断发展，电子信息化的运用已经越来越广泛。网络已经遍布生活、工作的各个角落。在这样的时代背景下，档案管理也要加入电子信息化管理的内容中，做到与时俱进，这样不仅让工作更加快捷方便，也能最大地发挥资源共享的作用，从传统的档案管理到电子档案信息化管理也需要一个建设和发展的过程。基于此，论文简要分析了当代档案管理过程中出现的问题，并给予解决的建议。

    【Abstract】With the continuous development of social science and technology and economy， the application of electronic informatization has become more and more extensive. The network has spread to every corner of life and work. Under the background of this era， archives management should also be added to the content of electronic information management， so as to keep pace with the times. This not only makes the work more convenient， but also can maximize the role of resource sharing. From traditional file management to electronic file information management， it also needs a process of construction and development. Based on this， the paper briefly analyzes the problems in the process of contemporary archives management， and gives suggestions to solve them.

    【關键词】电子;档案管理;信息化;发展

    【Keywords】electronics; archives management; informatization; development

    【中图分类号】G72? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文献标志码】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章编号】1673-1069（2020）08-0156-02

    1 引言

    随着信息的全球化发展，电子档案信息化也成为一种趋势，电子档案有着独特的特点，这与传统的纸质档案有很大的区别，尤其是2020年的疫情出现，更加迫使电子档案信息化进程的加速。电子档案信息化建设是电子档案与网络信息化相互结合的结果。电子档案信息化要对电子文档实行一体化管理，实现网络平台和网络应用的建设内容。

    2 电子档案管理信息化的必要性

    档案是日常工作中必不可少的内容，本身有着重要的意义。在现代的各种企业和事业单位中，档案管理的信息每天都在发生变化，由原来的纸质档案进入电子信息识别档案的过程，档案管理经历了从单个计算机数据到网络信息数据的改变，并且仍在不断更新。随着办公室自动化的推进，一些落后的企业已经不能跟上时代发展的要求，档案管理模式也随之发生了变化，档案管理人员要更快地学习网络信息化，如果不改变，其他单位对本单位传达的信息就不能更及时获取[1]。电子档案管理信息化可以让档案管理变得更准确、更科学。可以让档案的管理和使用变得更加便捷，档案资源的利用效率得到更快提升，档案管理工作能够更好完成。电子档案信息化管理还有完整性、有效性、保密性等诸多特点，发挥了档案管理建设的重要的作用。

    3 电子档案信息化管理的作用

    传统的用笔记录方式已经达不到现在管理工作的需要，所以要实行电子信息化档案管理的方式，它的具体作用表现在以下几个方面。

    3.1 使档案管理体系更加规范化

    电子信息化档案管理模式与传统的档案管理模式相比，解决问题的速度更快，可以让档案资源得以快速共享，还能让流程的构建变得规范化[2]。使用电子信息技术可以将档案管理转换成自动化管理的方式，人为因素和其他因素不能干预，通过设置相关的前期程序，计算机在运行时就可以根据实际的储存情况实施信息管理，得到完整、准确的信息。

    3.2 使档案管理工作更加准确

    档案管理在医院、企事业单位或学校等运行期间都是不可缺少的一部分，做好档案管理工作非常必要，对于档案管理人员的工作要求也越来越多，因此要妥善处理好档案管理工作的安全，保证档案的完善。电子信息技术主要以计算机、网络为信息的载体，无论是准确性还是安全性都高于传统的人工管理，在操作时更加方便、快捷，为档案管理人员找寻信息提供更大的方便，在另一层面上也对档案管理工作的效率有所提升。

    3.3 提高档案管理工作的运行效率

    传统的档案管理比较单一，管理人员要花费大量的时间和精力在档案的整理和分析数据上，又需要很大的储存空间，之后还要进行定期的维护，这使得管理工作耗资、耗时。传统档案管理的工作量大，必须依赖工作人员才能完成，这大大影响了管理人员的工作效率和管理工作的质量。应用信息管理技术对档案进行管理，有效提高了档案管理的效率，任何时间都能对档案进行抽调和检查，对相关资料的价值有了更好地体现。在电子信息化管理模式的档案管理中，只需要计算机或硬盘等设备便可以对所储存的信息加以运用，这样做不仅节省了空间，也使信息更加的环保，简化相关人员的操作手续，使档案管理工作的运行效率有所提高，档案的可持续发展得到实现。

    3.4 实现资源共享

    电子信息化管理模式還可以实现档案管理系统的资源共享。很多企业及公司都将办公自动化与信息化档案管理同时办公，可以实现资源的共享，同时可以进行档案的归档和调用。目前社会信息化空前发展的前提下，档案管理的电子信息化的管理模式已经成为一种新的档案管理趋势，让人与人之间、各个工作单位之间乃至政府部门的资源共享都更加的快捷，对工作效率的提高有着重要意义。但是，在电子信息化管理模式的档案管理使用期间，也会发现许多的问题，这就需要管理人员在电子档案信息化管理方面的力度加强，确保档案的信息和资源安全，使档案管理的目标得以实现。

    4 电子档案管理存在的问题

    4.1 档案管理人员综合素质较低

    很多单位的档案管理人员的综合素质不高，缺乏创新管理手段，不能很好地适应高速发展的社会步伐;很多企业、事业单位能从事专业信息化管理的人才不多，也不重视档案管理这方面的工作，即使有些单位增加了资金投入，改善了信息化管理条件，但是大部分的档案管理人员并不具备专业素质，没有计算机软件应用方面的经验，不能更快地吸收新的信息技术知识。对于电子档案信息化不了解，使电子档案管理信息化建设变成简单的录入和查找这一初级的模式。

    4.2 对电子档案信息化管理投入不够

    电子档案信息化管理中，有很多单位不能将资金具体投入档案管理部门，很多管理者缺乏对电子档案信息化的认识，导致电子档案信息化建设过程中，档案管理员不能得到很好的软件、硬件设施的提供，使电子档案管理信息化变成了口头形式，这大大阻碍了电子档案管理信息化的发展，也增加了档案管理工作者的工作。

    4.3 不重视档案工作

    很多人都认为档案工作很清闲，很多人都不重视这份工作。认为档案管理工作不能为单位带来经济效益，只要做到档案不丢失、能查到档案就可以了，认识不到档案工作的重要性和特殊性，这也在无形中影响了电子档案管理信息化的发展。

    5 电子档案管理信息化措施

    5.1 提升档案管理人员的素质

    很多的企业、事业单位中从事档案管理工作的工作人员往往一人兼顾很多职位，不了解关于档案管理信息化的专业知识。处于目前信息飞速发展的社会背景下，对档案管理人员的要求也不仅仅是档案的保存和读取，这就要求档案管理工作者要对自身的专业素质加强、业务水平提升，企业及公司要定期开展相关专业知识的培训，学习新的管理方法，并且熟练应用档案管理程序，使工作者的操作能力得到有效提升，并结合理论知识和实际应用。

    5.2 加大资金投入

    在个别的企业、事业单位中，领导层不重视档案管理工作，档案管理部门是一个关乎企业发展的重要部门，档案管理工作的价值和意义不容忽视。因此，我们要加强对管理人员综合素质方面的培养，加强高层的管理人员对档案工作的重视程度，并给予人力、物力方面的支持，加强电子档案管理所应用的设备（软件设备、硬件设施等），充分发展电子档案管理信息化工作，使档案管理工作在整个企业事业中发挥更大的作用。

    5.3 加强信息技术在电子档案管理中的应用

    在电子档案管理中，使档案资源的共享应用得以提高的方式是加强信息技术应用，让档案的公开和联系更加方便。电子网络的不断发展满足了电子档案管理的诉求[3]。档案管理员可以将同一档案中同时录入几个员工的信息，让查询更加方便。例如，在进行个人注册后登录信息平台，员工可以直接查询到自己的个人信息，管理者也可以查看员工在这段工作的业绩、获奖以及工作经历和专业技能等方面的信息，这样不仅减轻了管理人员的工作负担，也方便了公司管理者和各个员工对彼此的了解，使各个单位在人事调动期间关系复杂化的问题得到有效缓解。

    6 结语

    档案管理和档案管理部门对于一个公司或企业都是很重要的，档案信息化建设势在必行，这关系着档案信息资源的开发、共享和利用。电子档案管理信息化的建设是一个任重道远的重大工程，目前还有很多方面需要提高，推动档案管理信息化对企业的进步将起到不可估量的作用。

    【参考文献】

    【1】王娜.电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用[J].才智，2017（36）：216-216.

    【2】王向辉.电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用[J].中文信息，2017（6）：67.

    【3】于英香.大数据视阈下档案信息化建设新路向——基于《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》的思考[J].北京档案，2017（2）：9-12.

    【作者简介】李超（1985-），男，河北秦皇岛人，馆员（中职），从事档案管理研究。