对人事档案标题进行细化的建议

    贺雪莹

    1 我国近期针对干部人事档案相关规章制度的部分内容对比

    干部人事档案是由组织、人事等相关部门，根据档案工作相关规定进行整理后组合起来的，记载了干部个人学习工作经历、政审材料、奖惩情况、工作业绩等各方面的文字材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔、使用干部的重要依据，是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分之一。

    继1996年中组部下发了《干部人事档案材料收集归档规定》后，为了适应新形势下干部队伍的发展以及国家各种干部人事制度，中组部于2009年又下发了新的《干部人事档案材料收集归档规定》。

    新的《干部人事档案材料收集归档规定》是在1996年《干部人事档案材料收集归档规定》的基础上新增加了“公务员登记表、公务员调任表、公开选拔表、竞争上岗表、挂职锻炼表等新的内容”。收集范围更加全方位、立体化，并且更加清晰、直观、系统地体现了每位干部的成长轨迹，突显了干部人事档案工作的重要性。

    新的干部人事档案分类仍沿用了1996年制定的最科学、最系统、最全面的反映个人全部情况的十大类：履历材料；自传材料；鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料；学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料；政审材料；加入党、团的材料；奖励材料（包括科技和业务奖励）；干部违犯党纪、政纪、国法等材料；录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会登记表等材料；其它可供组织参考有保存价值的材料。

    2 人事档案的分类及整理工作中可能出现的问题

    干部人事档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个干部的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，在此基础上不断对档案内容进行补充的工作。实行干部人事档案管理是中组部推行干部人事制度化、规范化、科学化管理的一个重大举措。档案整理是工作中难度最大，技术性最强的工作。不仅要收集补齐应归档的材料，对材料进行分类、排序、编目、登记，而且还要对档案进行保护性的技术加工。档案整理的目的，除了便于保管、保护和延长档案“寿命”以外，更重要的还是方便利用。

    人事档案中材料的分类要根据其主要内容和主要作用具体问题具体分析。人事档案的每一个大类都体现一个方面的功能，不过特殊情况是，对一份材料归档的整理不能只看标题，更要看其主要内容来确定分类归属。举例来说，第一类履历表和各类人员登记表，体现的是一个人的经历；第四类学历职称体现一个人的“能”；第九类的第二小类招工、转干、任免，军转、晋衔等，可理解为代表一个人身份的转变。

    对于从事人事档案工作的新手来说，初期整理档案时可能会有错误归类的情况，特别要注意的如：机要人员登记表，代表简历性质的应归在第一类、代表鉴定性质的应归在第三类、代表政审性质的应归在第五类；学生入校后填写的反映经历的登记表应归在第一类；中学、大学报考表、推荐书等与成绩单、毕业生登记表属于学历材料，应归在第四类；更改姓名类的材料应归在第一类；高中或高校报考及毕业生登记表，属学历而非简历，应放在体现“能”的第四类；党校的学员结业鉴定，虽为鉴定，但主要功能是为了体现其是否参加了某级党校的培训，也应该放在第四类。另外，政审与鉴定材料的归类判定，更应视具体内容而定；一些表示原材料丢失，而开具的证明类材料应归在原材料所在位置。

    3 建议

    为了便于新从事人事档案工作者更加准确、快速地对人事档案进行分类、整理，笔者建议相关部门可以在印制人事档案中的各类表格时，直接在文件标题处附注清楚该份档案材料的分类归属，可将每类表格的标题后面加括号，并具体注明是第几大类。例如：《干部履历表（第一类）》《入党志愿书（第六类）》《奖励（第七类）》等等。这样既能大大缩短档案整理的时间，又能确保档案整理工作的正确性，并且更加简单、易于上手，实际操作性更强。

    （作者单位：中国人民大学档案馆 来稿日期：2016-10-12）

    3 结论

    本文仅以PDCA在市级档案部门安全评估中的应用为例说明PDCA循环法使评估工作更具科学性、规范性、全面性和客观性，可以全面提高市级档案行政部门的档案安全的科学管理水平。基层档案部门也可以应用PDCA循环法，提升基层档案工作安全保障能力。

    *本文系河南省档案局科技项目“PDCA循环法在市级档案馆安全评估中的应用研究” （项目编号：2014-R-11）研究成果之一。