医院档案管理工作中存在的问题及对策

    袁媛

    档案管理工作是现代医院管理的一项重要工作，传统的档案管理方式难以适应现代医院的发展需求，面对当前医院档案管理现状，需要找到医院档案管理工作中存在的问题，因地制宜的采取应对措施，结合当前新技术提高医院档案管理工作水平，使档案管理工作更好发挥其应有的作用，促进医院更好的发展。

    在医疗改革背景下，对医院各方面管理工作提出了新的要求。医院档案管理是医疗服务体系的重要组成部分。档案管理是一项综合性管理工作，涉及医院人事档案管理、财务档案管理和患者病案档案管理等，新形势下，无论管理模式多先进，随着时间的推移都可能面临淘汰。当下，信息技术更迭日新月异，其渗透力惊人的迅速，同时也能看到，信息技术改变了众多领域固有的工作模式，带来了全新的变革。在医院档案管理中，信息技术的应用也应该同步跟进，促使档案管理水平不断提升，提高医院服务能力和服务水平。

    一、医院档案管理工作中存在的问题

    （一）人员素养有待提升

    医院档案管理工作人员素养问题，一方面是医院领导重视不够，档案管理意识不强。另一方面是档案相关工作人员思想观念与业务能力的问题。医院领导对档案管理工作起带头作用，领导的决策与做法都会影响档案管理工作的开展。领导对档案工作的重视程度和支持力不足，导致档案管理工作分配不合理，制约着档案管理工作有序开展，单位工作没有形成明确的工作责任制，人员工作存在临时指派，容易出现人与工作匹配度不高，工作效率低下的问题。在健康服务供给侧改革背景下，医疗工作的作用更为凸显，同时医院档案工作也变得更加繁复、冗杂，这样情形下，需要密切关注医院档案管理人员的素养问题。医院的档案管理工作有自身的特殊性，需要兼备档案管理知识与相关医学知识的人才，但现实往往难以满足要求，人员相关知识的缺失给档案管理工作带来阻力。还存在缺乏专业人才，医院对现有人员的培训力度不足，人员认识存在偏差的现实问题。

    （二）信息化程度不足

    新时代多元化发展需要医院不断更新管理理念，创新管理方式，不断提升医院服务能力和服务水平，促进医院可持续发展。当下，档案管理已进入电子化、数字化时代。如何实现信息化档案管理，完成信息形式转换和系统内部资源共享成为医院档案管理新的挑战。电子档案管理对于人员要求较高，技术支撑是必不可少的，所以存在人员能力不足的问题。技术缺乏导致电子档案建立困难，后续维护难以保障。电子档案移交过程不规范，影响档案管理的效率和质量。档案管理存在规范化程度不高，标准制定缺乏，数据录入、设备兼容、应用软件、信息联网等软、硬件设施，都亟待制定与诉讼档案需求相匹配的参数标准和设备标准。管理缺乏前瞻性，没有建立一体化的档案信息管理平台，管理难以实现可持续性发展。

    （三）答案管理意识有待提升

    医院档案管理工作虽然发挥着重要作用，但是在实际工作中，由于领导对档案管理工作的重要性认识不足，过度注重医院的经营，使得档案管理的作用无法得到有效发挥。档案管理部门的工作人员在这样的影响下，日常工作开展期间积极性不足，对档案资源的开发与收集严重不足，从而导致档案的综合利用率较低。同时在医院的各项工作开展期间，档案管理工作的地位并不高，并且分配到的发展经费严重不足，无法为档案管理工作质量与效率的提升提供支持。

    （四）档案的利用率较低

    医院在深化改革，提升效能过程中，虽然不断提升档案管理水平，优化管理方式，看似管理方面得到极大进步，但是深层次的变化依然不足。档案管理工作的优化，是为服务于人，让医院通过档案资源的利用，可以提升管理水平，促进医院的现代化发展。但是就目前的实际情况来看，医院档案管理中对档案信息的搜集与整理不够深入与合理，导致档案信息资源的利用率较低，很多档案虽然做好分类与存储，但是无法转化为有用的内容。同时由于现代科学技术的应用水平较低，使得对档案资源的开发利用效率不高。

    二、提高医院档案管理水平的措施

    （一）提升人员综合素质

    医院档案管理人员素养是落实档案管理的关键。对医院档案管理人员素养缺失的现状，医院要引起重视。医院档案管理有其自身的特殊性，档案管理人员应掌握必要知识。更新医院领导和档案管理人员的理念，观念改变行为，在档案管理管理過程中，某些传统的思想和不合时宜的思维方式深入，可能作为一种无意识与潜意识支配着他们的头脑。改变原有单位内部的人才结构，为单位精准引进高素质人才，注入新鲜血液，增强单位内部活力。引进人才时要有客观的人才评判标准，简单以学历论，无疑有失偏颇。人才引进不仅要考虑引进来，也要考虑留下来，不错失人才也不浪费人才。

    加大人员培训力度，提高人员素质。对于现有人员一定要及时展开业务培训，尤其是不能适应新工作形式的人员，对于培训后还无法满足工作要求的，要适当的进行调岗或辞退，避免造成低效的工作局面。培训是规范档案管理工作，提高档案管理水平的必要途径。培训可以通过邀请专业的讲授管理知识精英，分享出档案管理在形成、作用、分类原则以及档案的收集标准上的实际经验。同时，要定期对档案管理人员进行考核评价，这样他们才能与时俱进，查漏补缺，不断更新自己的知识，提高职业素养，更好得为医院的档案管理工作服务。有一定工作经验的人会发现，在管理过程中，即使是外界条件成熟，管理没有阻力的情况下，管理效果也往往会千差万别，这其实是取决于管理水平。档案信息化建设需要信息化手段进行管理，结合计算机网络技术对档案信息实行分类管理。建立健全内部管理模式，形成科学、完善的自身管理机制。这些都对管理人员提出了新的要求，人员需要不断提升个人素养。

    （二）档案管理信息化

    当前医疗体制背景下，医院面临着海量的数据信息，传统的人工处理数据，已经不能满足医院发展要求，这就需要借助信息技术手段，对传统的档案管理工作进行优化升级，升机过程中借助信息技术手段是必不可少的，医院可以加大资金投入力度，完善信息化基础设施设备，逐步建立信息化档案管理系统。医院档案管理不是短暂的、一次性的管理工作，在具体工作中要让档案完善“动”起来，实现全程跟踪，动态管理，让档案管理工作发挥实际效用。

    在档案信息化管理系统开始要把好档案“入口关”。医院信息化档案系统一旦建立，整个医院的工作效率将会有一个质的提升，所以信息化系统的“地基”显得尤为重要，基础不牢，地动山摇。在最初录入档案信息时一定要严格按照采集程序，准确的录入档案信息，将现有的纸质档案转化为直观化的电子图片文档，确保档案的完整性。档案管理工作的每一个工作人员不是一个独立的存在，他们的工作室衔接紧密，有牵一发而动全身的效果。所以，要把档案管理当做一个系统性的工程对待，建立标准的档案信息化管理理论体系，让档案管理工作人员在工作能够有规范指导和制约，保证医院档案管理工作推进的科学性。

    （三）增强档案管理意识

    新时期医院的发展会受到各种因素的影响，档案管理工作是其重要组成部分。为保证此项工作的有效推进，需要不断提升档案管理意识。首先，要加强宣传，提升领导对档案管理工作的重要性认识，让领导重视此项工作，并有序推进此项工作。其次，在医院的发展规划中，需要纳入档案管理工作，在领导的带领下，不断提升档案管理工作的有序实施。最后，需要在院内加大宣传与普及力度，让工作人员认识到档案管理工作的重要性，并且配合档案管理人员的工作开展。

    尤其是在医院的现代化建设过程中，需要从传统的管理与服务模式向现代化、服务型的方向发展，而档案管理工作水平的提升对于实现医院的改革具有重要意义。因此提升医院工作人员及领导对此项工作的重要性认识具有重要意义。

    （四）提升档案资源的利用率

    医院档案管理工作在做好基础的管理之后，需要再上一个台阶，实现档案资源的价值。因此首先要转变传统的档案管理思维，从传统的整理工作，向深层次的信息搜集、整理、分类等方向发展，在信息的搜集过程中，可以借助计算机网络等现代化技术，提升档案搜集的效率。同時也要对档案信息进行分析，为决策者提供高质量的参考信息。如何让档案资源走入决策者的视角，也需要档案工作者的努力，这就要求档案管理部门不断提升档案资源的挖掘与利用效率，并将档案信息形成数据或者表格，这样决策者就能更加清楚的通过方案资料，找到自己需要的信息，并在决策中进行参考。

    三、结语

    总之，医院档案管理的重要性不言而喻，信息化档案管理过程有机遇也有挑战，新的环境下所面临的管理方式是没有参考范例，出现“水土不服”往往是不可避免的，在具体档案管理工作中，要跳出原有的舒适区，突破原来传统管理模式的限制，不断提升医院档案管理水平。（作者单位：四川省达州市中心医院）