面向“互联网+”时代的高校档案管理工作研究
王献飞
摘 要：2015年，“互联网+”上升为国家战略。在这种大环境下，高校档案管理事业应依照自身状况，紧随时代发展。如何应对挑战并把握机遇，成为当前高校档案管理人员需要去深刻思考并解决的问题。本文尝试从“互联网+”时代的视角解析高校档案管理工作面临的挑战和机遇，并对高校档案管理工作作了进一步的探讨和思考，以期更好地做好新时期的高校档案管理工作。
关键词：“互联网+”；高校；档案管理
伴随着“互联网+”时代的到来，网络技术和信息技术得到普及和发展，数字化、信息化、网络化逐渐成为引领这个时代的潮流。在大众创业、万众创新的新形势下，高校档案管理工作应改变传统管理模式，不断探索并利用新技术，为打造智慧社会、智慧生活服务添加新助力。档案管理工作者应学会审时度势，顺应互联网时代，主动适应大趋势，不断探索创新，在持续推进档案电子化、数字化工作的同时，积极探索互联网时代档案管理的新方法，从而满足新时期高校档案管理工作的新要求。
1 “互联网+”时代档案管理工作面临的机遇和挑战
1.1 “互联网+”时代档案管理工作面临的机遇。
1.1.1 创新档案管理工作的手段。借助计算机对文字开展编辑处理操作，可以一次性输入大量的内容，并且能根据需要进行复制、删改，不但能降低管理人员的工作劳动强度，也能提升档案服务水平和管理效率。传统档案管理模式下，调阅档案主要采用人工检索模式，劳动量大、耗费时间多。借助互联网技术，管理人员只需在计算机内输入一系列关键字或分类编码，即可快速检索到要查找的信息。在传统档案管理模式中，馆藏的文字、声像档案必须分别存储和保管，两者之间难以整合或无法整合，利用者无法依靠同一手动检索工具找到并利用所需要的内容。利用计算机多媒体技术，上述问题就可迎刃而解。多媒体技术能快速存储文字、声像等信息，并将声音、图片等多种信息实施一体保存，检索时便于利用者对上述资料进行查找和利用。
1.1.2 不断拓宽档案服务空间。互联网作为一种新的传输介质，能有效提升档案管理行业的服务水平，在一定程度上拓展其服务空间。在传统模式下，档案信息主要为用户提供查询利用等公众服务，需要耗费大量的时间和劳动力，服务人群相对狭窄。随着互联网技术的应用，通过档案信息与互联网合理的嫁接、融合，可以改善档案管理的服务功能和服务效率。
1.1.3 提升档案研究成果的时效性。虽说档案馆存储的多数为“旧时往事”，但档案研究成果也应追求时效性。基于互联网时代，档案研究成果在计算机上通过编辑处理，能够第一时间发布在网上，确保档案研究成果的快捷传播。同时，网络媒介具有容量大、不受时间、空间、地域等因素限制的优点，研究成果能够及时传递至全世界各个角落，检索起来快捷、方便，更利于利用者及时按需求查询和利用。 “互联网+”时代的到来，对于档案管理工作来说如虎添翼，档案工作人员应顺应时代发展要求，不断学习和应用新的管理技术和成果，充分运用互联网的交互性、海量储存、及时传播等特点，助力档案管理工作迎来新的发展期。
1.2 “互联网+”时代档案管理工作面临的挑战。“互联网+”时代的到来，网络信息技术得到普及并广泛应用。在档案管理工作中，不论是管理模式，还是工作方法等层面都需要进行优化和完善。（1）传统档案管理工作的主要内容是对档案实施收集、整理、保管、编研、查询利用等，具有明显的重藏轻用的观念。在“互联网+”时代下，必须转变传统的管理观念，积极主动开发档案信息资源，为用户提供更好的服务。（2）目前，多数高校一直沿用以前的立卷制度，由于缺乏统一的标准，不同高校各行其职能，导致档案保管、统计、整理等工作出现混乱局面。随着信息交流方式的改变，以互联网为代表的新媒体涌现出大量的网站、微博等数据资源。在此环境下，产生了电子档案。电子档案是由电子文件转化而来，存储在计算机内，通过计算机实施处理的档案。电子档案的起草、签发、寄送等流程均可在互联网上完成，实现真正意义上的无纸化办公。若文件已经形成，能够即时进行存储、归档、著录等操作。（3）传统档案管理工作模式下，只重视实体管理对象，而“互联网+”时代下的管理模式更加关注信息化管理。高校档案管理工作人员只凭借已有的知识、技能、经验等完成工作，远远达不到新时期技术发展的要求。新时期，高校档案运用现代化设备进行管理，管理人员必须不断学习，提升自身的技术和管理水平。
2 “互联网+”时代背景下，做好高校档案管理工作的一些思考
2.1 破除思想藩篱，形成创新思维。“互联网+”时代，高校档案管理工作者应培养互联网思维，特别是移动网络思维，善于将自身工作与网络结合起来来开展工作。在互联网背景下，高校档案管理机构要积极应对新形势，利用网站、微博、微信公众平台等方式开展档案服务，利用网络开展远程的业务指导、教育培训、经验交流、学术交流等。利用网络，组织档案工作志愿者进行开放档案的编目、关键词著录、编研等工作，延伸档案工作手臂，壮大档案队伍。目前，在档案服务方面，虽然与之前传统服务方式相比有着长足进步，但网络思维创新性不强，利用互联网开展工作的指导思想还是传统工作思想，只是利用网络工具将传统工作进行简单结合，没有真正形成网络创新思维，所以一些问题还没有彻底解决。
2.2 加强培训，不断提升高校档案管理工作人员自身的素质。“互联网+”时代，高校应加强档案管理工作人员的培训工作，旨在提高他们应用新技术、新设备的能力和水平，确保其可以熟练操作现代化的档案管理设备，进而提升工作效率和服务质量。具体方法是：（1）针对现代化管理技术和设备的应用，高校可以定期组织档案管理工作人员接受计算机及多媒体技术的培训，进一步提升他们使用计算机和多媒体技术的水平。（2）采取适当的激励机制，提升档案管理人员参与培训工作的积极性和主动性，确保其认真对待培训工作，逐步提升自身应用信息技术的水平和操作计算机设备的能力。如制定相应的考核与激励办法，对学习新技术能力强、进步快的档案管理工作人员进行奖励，提升他们学习新技术和掌握新技能的自信心。
2.3 加强档案数字化建设，进行数字资源整合。目前，高校档案工作者更加注重的是纸质档案的数字化，而对于互联网、新媒体信息的收集、整理、归档的意识不强。就目前来看，互联网信息已经占相当大的比重，忽视对互联网及新媒体信息的归档，不利于档案信息的完整性保存。在加强互联网信息档案归档的同时，高校档案管理部门还要对互联网、新媒体信息的分类等方面进行研究，因其特性决定了其与传统档案分类的区别。对互联网信息档案的分类，使用传统档案分类必定是不合时宜的。此外，在政府部门的牵头下，各高校档案管理机构应共同协作，建设全国开放的高校档案信息资源平台，真正将互联网与档案融合，不断完善“互联网+档案”的资源建设，逐步把全国各高校已上网开放的档案信息集中收集起来。积极推进高校档案信息资源共享，通过信息平台或传播渠道把档案信息传播到公众中去。
2.4 拓展服务领域，实现高效查询利用。在“互联网+档案”的建设模式中，高校档案管理机构应增强服务意识，进一步提高档案服务水平，充分发挥档案的应有价值，开拓服务项目，开展在线服务，并根据用户不同的需要制定差异化服务，为用户提供个性化服务。各种档案信息实现网络化、开放化，实现在互联网上直接检索查询相关资料，消除时间、空间的限制，真正把高校档案信息化管理工作提高到新的水平上来。
2.5 做好“互联网+”时代档案信息的安全防范。在传统档案安全问题中，主要涉及档案实体安全和信息安全。“互联网+”时代，高校档案的安全防范同样也主要是这两个方面。档案保存时的安全问题，可以用技术进行解决，而信息安全主要涉及档案信息的泄密。在“互联网+档案”的模式下，档案利用的便利性与档案信息安全形成了一对矛盾。因此，在该模式下，对档案利用者进行身份认证和权限设置是关键。只有确保档案利用者身份的真实性并对其权限进行准确设置，才能保证档案信息的安全不泄露。笔者设想，随着高校档案信息资源服务平台的建设，其平台可与公民身份证系统嵌合，这样可以实现档案资源利用的实名查询。同时，根据身份信息，对利用者应用权限进行分类设置，控制用户允许访问哪些目录、子目录、文件和其它资源，防止档案信息的拷贝、篡改和破坏，保证档案信息网络资源不被非法访问和非法使用。除此以外，还要定期对数据库及日志文件实施备份处理，即使发生故障，可以及时运用备份的档案信息，减少对档案数据库产生的破坏。
3 结语
在“互联网+”时代背景下，对于高校档案信息资源来说，不管是生产还是管理，均发生着重大变化。我们只有充分认识到这些变化，才能充分利用信息技术，提高高校档案管理工作的效率和服务质量，使之更好为高校工作做出应有的贡献。
（作者单位：平顶山教育学院 来稿日期：2016-10-11）
