浅析新时期医院文书档案管理策略

    陈雷

    【摘要】医院文书档案，记录了医院在不同历史时期的重大事件、重要工作以及重要人物，它见证了每个医院发展的历史进程。随着医药卫生体质改革的深化和医院服务模式的转变，医院文书档案在医院管理方面起着至关重要的作用，同时提供了有利的信息支撑，因此强化医院文书档案的管理工作，则更有利于推动医院健康有序发展。本文分析了新时期医院文书档案的管理特点，进一步对医院文书档案管理策略进行具体的阐述。

    【关键词】医院；文书档案；管理；特点；策略

    医院文书档案是医院综合类档案中的一个分支，是对医院管理工作的重要记载，这就要求我们对医院文书档案的管理要规范化和制度化。医院文书档案管理水平直接关系到医院档案资料的完整性和档案工作的整体质量，因此在当前新形势下，加强对医院文书档案的规范化管理，也是医院可持续发展的关键所在。

    一、新时期医院文书档案管理的特点

    医院文书档案是医院重要事件及公文活动资料的汇总，详细的记载着医院的发展史，是新时期医院良性发展及现代化建设的重要依据。在新时期医院文书档案管理工作中，大致体现出以下几个方面的特点：

    （一）规范性 医院文书档案多数以公文资料为主，因此在医院文书档案管理工作中也就是对这类公文进行管理，严格对公文的收集、整理、建立归档资料目录、保存、利用等工作进行规范，以提高医院文书档案管理的规范性。

    （二）服务性 医院文书档案是医院及各科室出台的各类决策及具有参考性的资料，具有较强的服务性特点，因此我们要对文书档案的服务性给予充分重视，要有效的提高医院领导工作的效率，提高医院文书档案的信息化管理水平，使其能够更好为患者提供优质的服务。

    （三）保密性 在医院文书档案中，多是对医院内部重要信息的记录，因此具有较强的保密性特点，在具体的管理工作中，需要做好文书档案的保密工作，避免出现信息资料泄露而产生损害医院形象及声誉事件的发生，提高医院文书档案的安全性，为医院的可持续发展提供重要的保障。

    二、新时期医院文书档案管理的策略

    （一）提高医院文书档案现代化管理意识 医院应该具有文书档案的现代化管理意识。从医院管理角度来讲，重视文书档案管理需要从领导做起，只有领导对文书档案管理的重要作用有了深刻的认识，才能让档案管理人员对文书档案的管理形成科学的管理意识。医院文书档案管理服务于医院的各项工作，在现代化科技信息发展过程中，医院文书档案管理者需要熟练运用计算机技术，强化医院文书档案的现代化管理。同时，文书档案管理者应该具有高度服务意识，认真收集、整理医院文书档案，加强档案的汇编与分类工作，使医院在发展过程中做到有章可循。

    （二）作好医院文书档案材料的收集整理工作 医院文书档案管理工作中，第一步就是要做好材料的收集整理工作，档案管理员需要参与档案形成的全过程，掌握文件形成的规律。对档案材料进行及时收集，可以有效的提高档案资料的完整性。档案管理员在整理上级文件时，需要做好收文登记工作，然后掌握文件的内容、要求和时间。对于领导批示的文件要及时传阅，并做好文件的落实和回收工作，从而有效的把好医院各类文件的收集关。

    （三）加强医院文书档案基础设施建设 医院文书档案管理水平的提高，需要具有完善的基础设施作为支撑。在医院文书档案管理工作中，需要从硬件及软件两方面加强建设，加大投入力度，进一步完善医院文书档案的工作环境。要管理好文书档案，需要购置各种硬件设施，以加快推动医院文书档案管理自动化水平。同时还要加强医院文书档案软件建设，立足于医院自身的实际情况，建设医院文书档案管理软件系统的架构，充分的利用现代化信息技术来提高文书档案管理水平，提高文书档案收集、整理的工作效率，为档案管理人员快速提供信息资源，使文书档案借阅更为方便、快捷。另外，医院要重视电子文书档案资料保密性管理工作，采取有效的措施避免电子文书档案出现损毁及消磁等现象，做好电子文书档案的备份工作，特别是对于机密性较强的档案，要采取加密处理技术，提高档案信息的安全。

    （四）进一步完善医院文书档案管理制度 文书档案管理工作具有长期性的特点，规范、完善的文书档案管理制度是确保医院文书档案管理工作制度化、规范化的重要保证。医院需要认真执行国家档案局的管理政策，从自身的实际情况出发，对文书档案材料的收集范围、保管时间进行明确规定，通过正确界定收集范围、准确划分管理期限，使医院文书档案可以精确地反映医院情况。加强文书档案管理水平，让文书档案管理切实为医院的医疗卫生事业发展服好务。将文书档案管理制度落到实处，强化对文书档案管理工作的监督考核，及时发现问题并解决问题。

    （五）提高医院文书档案管理者的素质 医院文书档案管理工作水平的高低与文书档案管理人员整体素质息息相关，因此医院需要努力提高档案管理人员的整体素质。首先，医院要定期开展档案管理知识培训和操作技能讲座，定期举办各种类型的业务交流及现场观摩活动，把所学到的心得体会在医院各科室之间交流分享。同时，医院各科室需要指派专人负责科室内部资料的收集工作，有利于医院档案室的所存文书档案的完整性和全面性。人员培训要立足实际，从基础、细节、操作入手，明确档案搜集、整理、归档等环节的细则和规范。另外，医院还要紧抓档案管理人员的计算机培训，能熟练操作文书档案管理软件系统，让档案管理人员尽快融入到现代信息化管理体系中。

    三、结语

    文书档案是对医院各项管理活动的真实记录，是医院档案工作中的重要组成部分，它记载着医院发展的历史过程。可以说文书档案是对医院发展的重要见证。因此，强化文书档案管理，能够有效的提高医院的整体管理水平，加快医院管理工作的科学化、制度化和规范化，为医院的可持续性发展奠定良好的基础。

    参考文献

    [1]张爱曾.医院文书档案管理和利用[J].中国社区医师，2014（10）.

    [2]蔡希凡.浅析医院档案管理现代化的重要性[J].科技资讯，2014（16）.