档案记忆观视野下的企业档案管理探析

    张晔

    【摘要】档案记忆观是档案管理工作中新型的研究角度，企业档案就是企业组织记忆的根本所在，在收集档案的时候，要从多个角度进行收集，并有科学的鉴定引导，从而为档案工作带来较好的服务基础，这项新的档案记忆观有帮助企业组织记忆的构建以及传承，让企业档案管理也更加方便。本文分析了企业档案管理在档案记忆观视野下的工作内容。

    【关键词】企业档案；管理；档案记忆观

    档案记录不光是一个人在社会活动中的具体表现，也具有记忆社会经历的功能，档案是一种社会记忆形态，但它也对社会记忆基础和相关措施进行控制。人们对档案都是比较重视的，主要就是档案在社会活动中所具有的记录功能，各个企业也在档案管理中将记忆观念引入进来，这样对所有的工作都进有所记录，让员工能认真履行工作职责，尤其是档案工作人员，在面对档案管理工作中，重点的工作内容还是社会记忆和集体记忆。

    一、档案记忆观的属性

    对于档案记忆观来说，它是在档案基本属性以及社会记忆属性这两个本质性认识基础上形成的，档案界对其有着较高的重视度。它的根本出发点就是社会记忆理论，档案记忆研究的主要就是社会记忆性能还有社会记忆体制，并从控制和传承的角度对其进行分析，主要的目的就是让企业的工作人员在工作中能发挥出积极的作用，这一点是从保护社会记忆以及创建社会记忆角度来进行的，从而全面创建社会记忆。首先，档案得到了社会记忆这一角度的认可和肯定的，档案的价值还有意义也都从国家记忆角度和社会记忆角度得到了认可。 其次，档案所具有的作用是社会构件以及社会记忆这一角度得到很肯定的，档案价值以及档案的使命也在社会发展和变化中得到实现。最后，档案记忆保护以及保存依据也得到了相关记忆工程的支撑和保护。根据档案记忆观的有关理论，档案馆的意义除了具备文件库的作用之外，还兼具知识库和记忆库的作用。有关档案管理机构对企业记忆的保存必须从企业发展的角度出发，一个企业的发展过程必须能够从其档案馆中得到体现，是企业的整个发展历史能够为后人所预览和学习了解。

    二、在档案记忆观视野下企业档案的服务管理

    企业经过生产、研发、管理和经营等各种活动，将就价值的信息保存下来并记录就是企业档案，对企业创建、传承、塑造和维护企业组织具有重要的作用。

    1、企业档案要将现阶段企业的活动脉络给把握住。企业是不断发展的，其研发和生产，还有经营和管理等相关业务活动在每个阶段都是有所改变的，企业要想在市场竞争中站稳脚跟就要将企业发展战略进行完善，然后转变管理理念，最后再对经营方向进行调整。而企业档案的收集工作主要就是选取目前企业活动的相关资料，通俗地说的，档案收集工作关键就是企业在不同阶段所从事的活动资料。在企业档案管理工作中工作规范是很重要的，相应的也要有足够的时间去进行管理，而档案收集工作中，最主要的还是企业活动经络情况，这对构建组织记忆来说是很重要的。

    2、企业档案记忆的完整性要有所保证。首先，档案标准要制定的足够完善，对于档案管理人员来说，所有的工作人员都要有较高的业务素质，并分配档案管理责任人，明确每一个档案人员的工作职责，这样有利于完善管理意义。企业在指定档案管理规章体系的同时，还要考虑到企业档案工作开展的实际情况，依据相关的档案管理要求对档案进行收集和管理，从而形成有利用价值的档案，对建立完善的档案归档规定，明确档案归档时间范围、文件的保存时间还有接收和发放保密文件等相关工作。同时，还要做好档案鉴定工作，在研究鉴定工作的时候，要注意和相关部门的配合，让所有工作人员都能重视档案记忆管理观念，从而完善档案管理的制度，这是最关键的。其次，收集和管理数字档案，企业在数字信息领域上的建设程度直接影响着档案资源记忆的完整性。当前的社会已经是经济一体化发展，且网络信息的技术在快速进步的时代，企业要想更好地发展，就要走向信息化管理，从而让企业的竞争能力有所提升。而且信息化技术已经走进了档案管理领域，企业也应该认清这一发展趋势，去完善企业的信息化建设，在经营发展中有效利用信息技术，而在档案管理中，利用信息技术能让档案信息有着较高的保存价值。要想让企业组织记忆有较高的完整性，让要有效利用信息技术去收集每一个类型的文档信息，并对其进行科学的管理。

    3、企业档案应不断丰富档案的利用服务。人类对身份的认同以记忆为基础，企业内部员工被认同的关键在于企业组织记忆。而这对员工的归属感和自豪感具有重要的意义，对企业的可持续发展具有积极意义。而员工通过传承和激活组织记忆等来认同企业。著名学者保罗·康纳顿指出，原始的外来资料帮助人类恢复记忆，这其中档案的价值尤其重要，集体记忆中需要追溯和保存的主要内容与档案中记录的社群、民族和个体等有极大的关联性。由此可见，档案对集体记忆其中间性作用，对记忆具有激活的作用，但是，释放记忆功能单靠档案馆中被动存放的资料是无法实现的，只有充分的利用档案才能使其价值得到发挥，对企业的组织记忆才能进行有效的激活。

    利用是管理档案的中级目的，档案是为广大人民提供服务，国家档案局在建设“三个体系”的方案中对此也有设略。企业档案在具体的工作中有许多种利用方式，其中发挥价值最为明显的就是其情报价值与凭证价值。在传承和激活企业组织记忆的过程中，有关工作人员必须更加系统、深入的整合档案资源，以生动形象、易于接受的方式，主动将组织记忆呈现给企业员工，在潜移默化中实现企业组织记忆的激活与传承。

    三、结束语

    总之，在现代企业的档案管理工作中，需要记录和积累企业发展历程里产生的所有档案，这些档案是组织的记忆，是企业发展的历史见证，也是企业未来发展的重要参考依据。因此，在实际的管理中，企业一定要积极引进新的档案管理理念，发挥档案记忆的作用，落实档案管理的各项价值和作用，使档案能够为企业的持续长远发展保驾护航。

    参考文献

    [1]丁华东.档案记忆观对档案学理论的影响探略[J].上海档案，2009（2）.

    [2]罗彩娟.社会记忆散论[J].广西民族师范学院学报，2011（12）.

    [3]特里·库克.宏观鉴定与职能分析[J].李音，译.中国档案，2012（1）.