浅议县级数字化档案馆建设

    刘雅君

    1 数字化档案馆的重要性

    1.1 数字化档案馆的含义。数字化档案馆是以馆藏档案数字化为基础，以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆，是采用现代高新技术的数字信息资源系统。

    1.2 数字化档案馆建设的意义。构建数字化档案馆能够最大限度地改善档案的保管条件，提高档案的寿命；便于查阅利用，提高档案利用率；有利于档案信息资源的深层开发及共享，更好地为社会服务。

    2 数字化档案馆建设的瓶颈

    2.1 经费申请难。数字化档案馆建设可以说是烧钱的工程，从最初的软硬件的购买或开发，到平时的正常使用和维护，以及不断的软硬件更新都需要大量的资金支持。而县级档案部门的弱势之一就是经费短缺。这与长期以来政府的重视度有关。也与档案馆本身要求不高有关。“重馆藏轻利用”思想不改变，档案事业很难受到关注，充足资金保障就是一句空话。

    2.2 数字化档案馆的内容充实困难。目前，通过扫描技术对纸质档案进行数字化，为数字化档案馆的建设打下了坚实的基础。而作为数字化档案馆新鲜血液的电子文件的收集管理工作做得很不好，原因主要在于档案管理系统与办公自动化系统缺乏适应档案数字化管理统一规范，相互兼容性差，无法实现无缝对接。

    2.3 利用效率低是数字化档案馆建设中的一大障碍。受传统管理体制和管理思想的影响，成本效益观念淡薄，重数量轻质量，重建设轻利用的思想严重，利用情况一直不容乐观。虽然数字化档案馆的目的是档案信息资源共享，但是，现在数字化档案馆类似于搬到网上的传统档案馆信息质量不高，多为“原态”的一次信息，缺乏集约化、高质量的“深加工”的增值信息，不考虑利用者的需求，不敢公开查阅。网络建设不理想，利用数字档案信息资源的个人条件偏低等问题，都不同程度地阻碍了数字化档案馆建设进程。

    2.4 复合型人才严重缺乏。数字化档案馆要求档案管理者不仅要有深厚扎实的档案专业理论知识，还要懂计算机、网络、数据库、多媒体等高新技术。而现实中，县级档案干部队伍整体素质普遍不高，表现在：知识面不宽、知识层次不高、知识结构不合理，与新形势下的档案工作的要求有不小的差距。

    3 数字化档案馆建设的对策

    3.1 增加资金投入。一方面，档案部门要积极主动地向当地政府及上级主管部门去申请，争取把档案信息化建设纳入当地信息化建设总体规划之中。此外，档案部门方面也要节省资金，力争用最少的钱办最大的事。例如：数字化档案馆要分清阶段，分清主次，先鉴定，把最需要扫描的找出来。接收电子文件方面，用移动硬盘拷贝或制成光盘。数字化方式可以采用外包与本单位人员共同参与的方式，让档案干部快速有效地学会具体操作。档案馆也可以接收档案专业毕业生来实习，帮助档案馆进行数字化档案馆的建设。

    3.2 创新档案服务方式。数字化档案馆与传统档案馆的目的都是为社会服务，区别在于服务方式上。对于县级档案馆来说，要让数字化的档案信息资源充分利用起来。例如，在档案管理信息网上公布开放档案目录；上传档案编研的成果；在当地的政府网上开辟档案咨询栏；公开单位邮箱、微信号或QQ号，开展个性化信息推送，等等，借助现代化的技术手段，把档案信息资源做好整合，提供最有效的服务。

    3.3 加强档案干部队伍建设 。一是对现有人员进行有针对性的培训或继续教育，树立自主学习的意识。二是选调或招聘合格人才加入档案队伍， “高、中、青”三个年龄段的人员都有，从知识上和技能上能做好配合。三是建立有效的奖惩机制。打破传统的铁饭碗思想，要让在岗者时刻都有危机感，从而不断地去提升自己。