互联网环境下高校档案信息资源共享研究

    郑洁

    摘 要：目前互联网环境下高校档案信息资源共享建设存在的问题，需要客观进行分析，找到互联网环境下高校档案信息资源共享的发展策略，推动高校档案信息资源共享建设。

    关键词：互联网环境；高校档案；信息资源共享

    1 互联网环境下高校档案信息资源共享的内涵

    借助互联网实现高校档案信息资源共享，是指在有效整合本校档案信息资源的基础上，利用互联网技术进行优化配置，强化档案信息资源的可获取性，为其他高校和社会公众提供公平、高效的信息服务，达到资源共享的目的。通过互联网实现高校档案信息资源共享，使得原本单一、分散、封闭的档案信息转化为综合、集中、相对开放的档案信息，不同高校、社会公众可以方便地调阅查询相关档案。

    2 高校档案信息资源共享发展现状

    一是缺少统筹规划和统一标准。高校档案信息资源共享工作涉及档案管理、网络系统建设等诸多方面。但目前没有组织或机构对该项工作进行统一指导和协调管理，缺少统筹规划、统一的共享标准及建设规范。突出表现在各高校在档案信息资源共享建设上仍然各自为战，采用不同的软件系统，缺乏横向联系，各高校档案管理部门不能进行充分的交流，致使档案信息资源共享工作推进缓慢。

    二是档案信息资源共享意愿不足。受传统档案管理观念、利益分配、安全保障等影响，部分高校对档案信息资源共享的重视程度不够，档案信息化程度低，档案服务主要为本校服务为主，没有考虑到其他高校和社会公众的需求，互联网共享档案资源十分有限，档案信息资源共享仅局限于网站框架建设，共享方式和检索服务水平较低。

    三是知识产权和信息安全面临巨大挑战。高校档案，特别是教学和科研档案，涵盖了教师的教学及科研成果，由于互联网自身的开放特性，网络环境资源良莠不齐，病毒和木马泛滥，通过互联网实现共享，科研成果的知识产权、专利发明、著作版权等保护将面临巨大的挑战和威胁。此外，高校网络安全投入较少，网络安全技术人才匮乏，管理人员信息安全观念淡薄，也对高校档案信息资源的安全构成较大威胁。

    3 互联网环境下高校档案信息资源共享的发展策略

    第一，加强组织管理。各高校要树立合作共享的开放意识，尽快建立专门的组织领导机构和协调机制，在保障各方利益的基础上，按照统一规划、统一标准、统一设计、统一建设和统一管理的原则，统筹推进高校档案信息资源共享工作。加快搭建档案信息资源共享平台和信息中心，完善用户认证系统、数据库和网络链接服务，实现不同高校之间档案信息资源的互访。

    第二，加快制定统一的标准和建设规范。加强互联网环境下高校档案信息资源共享在数据格式和处理、数据库结构、软硬件配置等方面的标准化研究，尽快制定包括总体框架、术语标准，网络基础设施、数据库建设、网络安全标准以及日常工作与服务标准规范、工作流程等在内的统一的管理标准规范体系。

    第三，强化档案资源信息化整合。将高校档案管理工作与互联网结合起来，加快构建数字化、信息化管理模式。从源头抓起，注重传统纸质档案的数字化、信息化；加强对新媒体信息的收集、整理和归档，拓展档案的门类和收集渠道，丰富高校档案的信息化内容，提高共享档案资源内容的丰富度。

    第四，提高共享服务水平。积极利用网站、微博、微信公众平台等开展档案信息资源共享服务；优化检索工具，扩大档案信息资源网络检索范围；完善模糊检索、扩展检索、联想检索等功能，满足不同层次和需求使用者的检索要求。

    第五，加强信息安全防范。完善的信息安全體系建设是高校档案信息资源共享的重中之重。要建立健全互联网信息安全法律保障体系，完善档案信息资源共享管理规章制度，增强管理人员信息安全意识；应用加密、身份认证、数字水印、防火墙等信息安全技术加强信息安全管理，保障档案信息资源在存储、传输和共享查阅过程中的安全。

    参考文献：

    [1]孙细妮.基于SWOT分析法的高校档案信息资源共享模式研究[J].企业技术开发（学术版），2013，（11）：76～78.

    [2]葛正美.高校档案信息资源共享的基本策略初探[J].经济研究导刊，2014，（6）：202～203.

    [3]杨凡.高校档案信息化与数字档案馆建设探析——基于网络环境下资源共享的视角[J].卷宗，2015，（8）：98～99.

    （作者单位：山东艺术学院人事处 来稿日期：2017-07-05）