电子文件归档管理模式探究

    管先海+何思源+武梦雅

    摘 要：电子文件现行主流归档管理模式为“双套制”，但“单套制”的呼声也越来越高。本文结合两种归档管理模式利弊，通过剖析电子文件归档管理模式发展历程，认为当前两种归档管理模式宜并行，即对于保管期限为永久或者具有其他重要保存价值的电子文件宜实行“双套制”归档管理模式，对于保管期限为定期10年或者其他相对不太重要的非永久电子文件宜实行“单套制”归档管理模式；最后指出“单套制” 归档管理模式是不可逆转的未来发展趋势。

    关键词：电子文件；归档管理模式；双套制；单套制

    Abstract：The current mainstream archiving management mode of electronic records is double-sets system， but the single-set system has become more and more popular. Based on the analysis of the advantages and disadvantages of the two archiving management models， this paper sorts out the development course of electronic records archiving management mode， and thinks that the current two archiving management modes should be parallel. In other words， for the storage period of permanent or other important electronic records， it is necessary to implement the double-sets system archiving management model； for the storage period of 10 years or other less important electronic records， the single-set system archiving management model should be applied. Finally， the single-set system archiving management model is an irreversible trend in the future.

    Keywords： Electronic records；Archiving management mode；Double-sets system；Single-set system

    在电子文件归档管理模式探索中，始终存在着“双套制”与“单套制”两种归档管理模式。虽然现行的主流归档管理模式是“双套制”，但随着电子文件数量的“井喷式”增长以及文件管理数字转型与电子政务工程建设进程的加速推进，“双套制”的弊端日益显露，“单套制”的呼声则越来越高。那么，当前档案部门宜实行“双套制”还是“单套制”归档管理模式，抑或是两种归档管理模式并行呢？本文拟通过剖析电子文件归档管理模式发展历程及两种归档管理模式利弊，来探究这一问题。

    1 引言：两种归档管理模式的内涵

    1.1“双套制”归档管理模式的内涵。一般而言，所谓“双套制”归档管理模式，是指在电子文件归档时，将电子文件的电子版本和纸质版本同时归档保存，使二者共同处于存储和可利用状态的电子文件归档管理模式。王艳明、王慶悦则将其进一步阐述为：“具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当同步转换为机械记录文件或者模拟记录文件，实现双套保存，以最终保障电子文件的真实性、可读性维护及司法诉求。”[1]其中，“套”是指文件的记录手段或方式，包括机械记录、模拟记录和数字记录；“双套”就是一套是数字记录（即电子文件），一套是非数字记录（即机械记录或者模拟记录，其典型代表是纸质文件、缩微品等）。

    科学理解“双套制”归档管理模式，需要将其与“双轨制”运行管理模式区分开来。前者是指同一份文件采取电子和纸质两种形式鉴定、整理、归档、保存；后者是指纸质文件和电子文件同步随业务流程运转，即在文件（包括收文、发文和内部文件）进入运转程序时，就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。[2]前者侧重归档保存，后者强调流程管理。从某种意义上说，后者包含了前者，而且初步实现了对电子文件的全程管理，是更全面、更深入的管理形式。[3]

    1.2“单套制”归档管理模式的内涵。一般而言，所谓“单套制”归档管理模式，是指将业务流程与电子文件管理流程对接，利用数字签名和电子签章技术，在文件办理完毕后即时向档案室提交归档文件，即将电子文件管理嵌入文件形成、运转、管理、利用的整个生命周期中的电子文件归档管理模式。在电子文件“单套制”归档管理模式中，文件从生成到销毁或永久保存的整个生命周期中都不会出现非电子形式的文件类型，是一种纯粹的电子化运作模式，其实质就是电子文件“单轨制”运行管理模式。也就是说，现在档案界所谓的“单套制”归档管理模式，从某种意义上讲就是“单轨制”运行管理模式。

    2 电子文件归档管理模式发展历程（一）：“双套制”是无奈之举

    在电子文件诞生之初，由于其“先天不足”，存在固有缺陷，使得其真实性、可靠性、完整性、可用性难以保障，从而引发了电子文件管理领域的两大难题——法律层面的证据效力问题和技术层面的长期保存问题，使之无法实现单套归档、单轨运行，这是“双套制”产生的根本原因。在电子文件安全管理规范完全建立以前，文件“双套保存”是一个比较可靠的解决之道。 [4]特别是在电子政务发展还处于初级阶段的时候，对电子文件实行“双套制”管理是十分有必要的。[7]现阶段出于对文件证据性的要求和长久可读的考虑，将电子文件转换成纸质版本，将延续相当一段时间；[5]电子文件和纸质文件将会长期并存，采用双套制管理模式具有理论和实践的双重意义，[6]是最科学、实用的做法。[8]可见，“双套制”归档管理模式是特定历史环境下的一种无奈之举，有其客观必然性。