基于共建共享理念的综合档案馆民生档案资源建设探究
管先海+孙大东+亓晓华+王富忠
摘 要：共建共享理念是新形势下推动各项事业发展的重要指南。共建共享理念的精髓可概括为三个方面，即参与主体的多元化、注重发挥协同效应、以公众需求为导向。基于共建共享理念，综合档案馆一方面应通过广泛收集、征集和资源有效整合，建立起覆盖广大人民群众的民生档案资源体系，同时发挥大众智慧，上下“三级”联动，努力实现民生档案资源优化配置；另一方面应以用户需求为目标导向，建立起方便广大人民群众的民生档案利用体系，同时通过社交媒体或软件、民生档案远程利用平台等方式，努力实现民生档案资源信息共享。
关键词：共建共享理念；综合档案馆；民生档案资源建设
Abstract： In the new circumstance， the idea of co-construction and sharing is an important guideline for the development of various undertakings including archival work. The essence of the idea of co-construction and sharing can be summarized as three aspects：the diversification of participants， focus on synergy and orientation for public demands.On one hand， comprehensive archives should build livelihood archives resources system covering the broad masses of the people through extensive collection and effective integration， meanwhile， optimize the distribution of livelihood archives resources through the wisdom of crowds and three-level linkage. On the other hand， comprehensive archives should build livelihood archives utilization system convenient for broad masses of the people oriented for user needs， meanwhile， share livelihood archives resources through social media or software， long-distance using platform， etc.
Keywords： the idea of co-construction and sharing； comprehensive archives； the construction of livelihood archives resources
共建共享理念是新形勢下推动各项事业发展的重要指南。笔者不揣浅陋，拟以共建共享理念为指导对综合档案馆民生档案资源建设的问题展开研究，以求教于档案界诸同志。
1 共建共享理念与综合档案馆民生档案资源建设
共建共享理念是“共同建设、共同享有”理念的简称。“共建”是“共享”的前提，“共享”是“共建”的目的。2015年5月习近平在浙江考察调研时强调：“社会建设要以共建共享为基本原则，在体制机制、制度政策上系统谋划，从保障和改善民生做起，坚持群众想什么、我们就干什么。”[1]共建共享理念的精髓可概括为三个方面，即参与主体的多元化、注重发挥协同效应、以公众需求为导向。参与主体的多元化是基本前提，没有多元主体参与，就谈不上“共建共享”，更为重要的是，多元主体参与应当是有效的、真实的参与，而非低效的甚至虚假的、掺水的参与；注重发挥协同效应是关键所在，没有协同效应发挥，“共建共享”就只能是一纸空谈，所谓协同效应，就是“1+1>2”的效应，具体包括外部协同效应和内部协同效应两种情况；以公众需求为导向是最终目的，没有公众需求导向，“共建共享”就成了无本之木，以公众需求为导向就是把公众需求作为工作的出发点和最终目的，最大限度地给予满足。综合档案馆民生档案资源建设作为民生工作的重要组成部分，应以共建共享理念为指导，以公众需求为导向，充分发挥多元主体参与的协同效应，努力建立起覆盖广大人民群众的民生档案资源体系和方便广大人民群众的民生档案利用体系，最大限度地实现民生档案资源优化配置、信息共享。具体说来，综合档案馆一方面要依据档案法律法规，通过接收、征集、整合和监控等手段，让一切有价值的涉及民生的档案资源向综合档案馆汇聚或受综合档案馆监控，努力建立起覆盖广大人民群众的民生档案资源体系，同时充分发挥多元主体参与的大众智慧和协同效应，上下“三级”联动，最大限度地实现民生档案资源优化配置；另一方面，要坚持以用户需求为目标导向，通过构建民生档案网络管理系统、民生档案资源数据库、民生档案目录中心等手段，努力建立起方便广大人民群众的民生档案利用体系，同时通过社交媒体或软件、民生档案远程利用平台等更好地为用户提供利用服务，最大限度地实现民生档案资源信息共享。简言之，综合档案馆民生档案资源建设包括民生档案资源体系建设和民生档案利用体系建设两大方面，民生档案资源体系建设的重点在于“共建”，在于充分发挥多元主体参与的大众智慧和协同效应、最大限度地实现民生档案资源优化配置；民生档案利用体系建设的重点在于“共享”，在于坚持以用户需求为目标导向和更好地为用户提供利用服务、最大限度地实现民生档案资源信息共享。
2 综合档案馆民生档案资源体系建设
民生档案是我国档案界顺应社会发展趋势和国家大政方针提出的一个集合性概念，国家档案局局长李明华在2016年“6·9国际档案日”接受新华社记者专访时明确指出：“民生档案，是党和政府各部门、各单位在保障和改善民生工作中形成的真实记录，是维护人民群众各项权益的原始凭证，直接关系到每个人的切身利益和权益。如出生档案、学籍档案、学历档案、就业（失业）登记档案、婚姻档案、户籍档案、知青档案、养老保险档案、医疗保险档案、病历档案、健康档案、住房档案、宅基地档案、土地确权档案、林权档案、城乡低保档案、扶贫开发档案、殡葬档案等等，种类很多、内容广泛。”[2]民生档案是与主体性需求直接相关的，其应主体性需求之生而生，应主体性需求之亡而亡。[3]而民生档案的产生和需求主体是多元化的社会组织或个人，因此，综合档案馆民生档案资源体系建设不能仅仅单靠综合档案馆自身，而必须充分发挥多元主体参与的大众智慧和协同效应、最大限度地实现民生档案资源优化配置，方能收到事半功倍的效果。
2.1广泛调查摸底，明确归属流向，集中有效整合本行政区域内各单位民生档案资源。具体说来，一要广泛调查摸底，搞清本行政区域内各单位民生档案资源分布情况。民生档案大多分散保存于各个档案形成部门，这些单位形成的档案仅有一些一级单位的民生档案会移交到档案馆集中保存，其他大部分的档案都由基层单位分散保管。这就需要各级综合档案馆广泛调查摸底，搞清本行政区域内各单位民生档案资源分布情况。例如，浙江省乐清市（县级市）档案馆通过摸底调查，发现本行政区域内民生档案除很少一部分集中保存在档案馆外，大多分散保存于市民政局（复员军人安置档案）、总工会（劳模档案）、法院（诉讼档案）、住建局（房屋产权登记档案）、婚姻登记中心（婚姻档案）、公证处（公证档案）以及全市各中小学（学籍档案）、医院（病历档案）、派出所（户籍档案）等四五十家一级单位和基层单位。[4]二要明确归属流向，集中有效整合本行政区域内各单位民生档案资源。当前，民生档案的分布可谓是 “三分天下，各自为政”，即：综合档案馆保存一部分，地方政府主要职能部门保存一部分，上级垂直管理部门保存一部分。形成这种格局的主要原因：一是许多垂管部门以“上级部门有要求，为了方便和保密需要可以不交”为由，拒绝向档案馆移交到期应进馆的民生档案；二是一些地方职能部门以“加强业务动态管理需要和方便工作”为由，“暂时”不交民生档案，时间一长，“暂时”就变成“长期”；三是档案部门因一些部门移交的民生档案在整理上不规范将其“拒于门外”，但一些部门认为这是“故意刁难”，从而形成“你不收，我就不交”的“对局”。面对这种状况，综合档案馆应“明确民生档案的归属和流向”，对于具有永久保存价值的档案一般应依法接收进馆，同时积极打破各种界限，广泛整合不同区域、全宗的档案，建立一个数量充分、质量优化、成分充实、结构合理的馆藏结构；但也不能盲目突进搞“一刀切”，而应采取灵活方式，应移交、可移交的档案要及时、完整地接收进馆，不宜移交的档案可暂时由各涉民单位集中保管。例如，河南省濮阳县档案馆就从实际出发，采取灵活方式，集中有效整合本行政区域内各单位民生档案121486卷，其中包括人社局工伤鉴定档案223卷，工商局个体工商户登记档案12884卷，民政局复员军人安置档案22741卷、优抚档案5880卷、婚姻登记档案55440卷，教育局和各个学校学籍档案820卷、教学档案49卷，人口计生委农二孩准生证存根档案31卷、计划生育奖励扶助档案11卷、不孕证档案31卷，司法局公证档案8400卷、法律援助档案247卷，群众工作部（信访局）信访档案2678卷，纪委纪检监察档案4305卷，国土资源局土地征用档案606卷，林業局林权档案254卷，乡（镇）土地承包、延包档案84卷，组织部党员评格档案736卷、介绍信及存根档案333卷、干部死亡退职档案1315卷，等等；另有一些不宜移交的民生档案暂时由各涉民单位集中保管。
2.2 发挥大众智慧，注重协同合作，吸纳社会组织和个人广泛地参与民生档案资源建设。首先，综合档案馆民生档案资源建设，除自身积极主导外，还宜积极吸纳普通老百姓、民间档案收藏者、专家、学者以及其他社会组织的广泛参与，充分利用各种形式，将民生档案资源建设这个“档案难题”交给大众智慧，让普通公众既成为民生档案的形成者，又成为民生档案的收集者及民生档案的受益人。其次，综合档案馆民生档案资源建设，宜坚持归档与建档并存的原则，即无论何种组织与个人、无论何种类型的档案机构均可根据社会管理活动和用户需求在科学与合理范围内开展一定的民生档案建档活动，从而突破单一机关主体的局限，强化事业单位、民间团体、家族、家庭与个人等多类型主体在民生档案资源建设中的作用。最后，综合档案馆民生档案资源建设，档案馆宜从宏观层面的社会文化角度出发，加强与图书馆、博物馆、民间家谱收藏者及家谱学会等的合作，在共享一部分民生档案资源品牌和一部分忠实用户的同时，通过复制、交换等手段，将那些百姓需要的民生档案尽可能地收集到档案馆中来，形成多元化、社会化、个体化的民生档案资源体系建设模式。
2.3 上下“三级”联动，发挥协同效应，构建有效的“三级一体”民生档案资源建设体系。所谓“三级”，是指以下三个层级：第一层级是指各级综合档案馆和行政事业单位，他们所收集的民生档案是以国家和社会为首要利用对象，同时又与公民日常生活密切相关，内容主要涉及人事、就业、社保、劳保、户籍、住房等方面；第二层级是乡村、街道层级，他们所收集的民生档案以反映民生状况为主并以公民为首要利用对象，大致包括农民档案、农民工档案、居民医疗档案等；第三层级是家庭层级，他们所收集的民生档案即家庭档案，主要以反映公民个人兴趣为主。应当指出的是：“三级”民生档案资源建设既要上下联动、协同合作，又要有的放矢、各有侧重。第一层级的工作重点侧重于如何处理好民生档案数字化问题；第二层级的工作重点侧重于有益于农民、居民切身利益及社会文化传承的民生档案资源的收集归档；第三层级的工作重点侧重于通过宣传引导提高家庭成员建档的积极性与自觉性。同时，构建“三级一体”民生档案资源建设体系，需坚持四大原则：第一，协同原则，即各单位与综合档案馆之间、上下级档案部门之间应就民生档案工作加强协调沟通；第二，便民原则，即在构建“三级一体”民生档案资源建设体系中应充分体现出为民所用的理念；第三，法治原则，即在利用政策进行民生工作指导的同时，将各项法规建设稳步跟进；第四，灵活、效益原则，即构建民生档案资源体系时不能僵化理解、运用概念，而应灵活掌握，同时做到尽量减少消耗。
3 综合档案馆民生档案利用体系建设
用户需求是民生档案资源建设的动力所在，综合档案馆民生档案利用体系建设需坚持以用户需求为目标导向，最大限度地实现民生档案资源信息共享。随着民生档案资源的数字化及提供利用服务手段的网络化发展，用户对民生档案信息需求呈现出如下规律：“网络发展与档案用户需求的互动性、社会发展与档案用户需求的立体化、市场发展与档案用户需求的多元化”。[5]这些规律对于综合档案馆把握民生档案用户的需求发展趋势、更好地建设民生档案利用体系具有一定的现实意义。
3.1努力建立起方便广大人民群众的民生档案利用体系。用户的需求不仅是立体的即层次化的，包括“社会科研与技术开发创新层面的需求、社会管理与生产层面的需求、社会文化普及与日常生活层面的需求”[6]；而且是多元的，即涉及用户社会生活的方方面面。为了更好地满足用户立体化、多元化的需求，综合档案馆一是要加强与专业档案馆的合作，实现馆藏民生档案资源目录的共享，用户所需查阅的档案不在本馆的，工作人员可告知其档案所在地，甚至在条件具备时可实现跨馆查询；二是要争取更多的自主权，即赋予综合档案馆及其档案工作人员更多的自由选择权，扩大民生档案的收集范围，以保证民生档案记忆工具对社会活动的记录更加完备，更加贴近百姓需求。“十二五”时期，国家档案局共制发两批100种国家基本专业档案目录，大多数目录涉及民生领域，还联合有关部门制定一批如人民法院诉讼档案、农村五保供养档案、流浪乞讨人员救助档案等与民生密切相关的专业档案管理办法。值得注意的是，国家档案局局长李明华在谈到民生档案工作的未来规划时特别指出：“‘十三五时期，我们将重点收集和整理与人民群众切身利益密切相关的档案资料，推动档案公共服务均等化；利用现代化技术手段，推动辖区档案资源跨馆利用、跨馆出证工作……进一步推动档案工作为保障和改善民生服务。”[7]这就为综合档案馆建设民生档案利用体系、实现民生档案资源信息共享提供了政策导向和保障。
3.2努力通过社交媒体或者软件更好地为用户提供服务。随着智能化手机的广泛应用，社交媒体或者软件已成为百姓日常生活的一部分。综合档案馆的民生档案资源可借助档案微信公众平台、档案APP等提供利用，不仅能够产生极大的便民效应，同时亦可实现与用户的良性互动。当前，这种服务方式已有前例可循。例如，浙江省桐乡市档案局（馆）于2017年5月在其微信公众号“桐乡档案”上开通了查档新功能，用户通过手机即可查到婚姻档案、知青档案、人员调动档案、职称评聘档案等13类民生档案。[8]再如，浙江省嘉兴市秀洲区档案局也于2017年5月开通了“手机查档”查询服务，为广大居民提供随时随地查询民生档案个人数据、开放档案和办理相关档案出证手续的服务，市民可以通过登录“嘉兴档案”微信公众号“微服务”“市民之家”APP进行查询，手机点一点，在家就能查移民档案、学籍档案、退伍安置档案、招工档案等十多种民生档案信息。为了全面保护市民个人的档案隐私和安全，“手机查档”服务需要市民经过市民卡实名认证登录或身份证远程实名认证登录。查档用户登录成功后，只要在个人手机端选择需要查档的类型和查询的档案馆并提交查档内容和线索，随后就会有一条带有查档编号的短信发送给查档用户个人，用户凭此编号就能查询进度。[9]当然，这种新的服务方式也存在一定的改进空间：第一，综合档案馆提供利用服务的民生档案的范围可进一步扩大，以满足日益增长的用户的多元化民生档案信息需求。第二，综合档案馆可采取多种认证登录方式如本人照片、身份证、手机号码、扫描二维码、指纹验证等，同时应配合人工受理发送验证码，在方便用户使用民生档案的同时保证民生档案的安全。第三，如果用户需要盖有印章的纸质民生档案文件，综合档案馆可在其提出利用需求并通过审核后，通过保密邮箱将加盖电子印章的电子民生档案发送给用户，如此一来，用户可不用再到综合档案馆、各（街道）、村（社区）等受理点去现场办理。第四，综合档案馆可开通民生档案预约查档服务，解决用户节假日查档难的问题。例如，浙江省嘉兴市秀洲区档案局为更好地满足群众查档需求，进一步服务好广大群众，开通了节假日预约查档服务，从根本上解决了服务群众“最后一公里”问题，让老百姓节假日查档不再难，实现了随时随地查档。[10]第五，综合档案馆可开通民生档案利用互动服务，用户可通过留言及时与档案工作人员交流互动。可以预见，这种服务方式将会有极大的推广空间。
3.3努力通过档案远程利用平台更好地为用户提供服务。对于不会使用手机查档的用户，到档案馆现场查档可能是其唯一的途径，但是对不同的用户而言，到综合档案馆的路途远近、交通便利与否等情况各不相同。借助于民生档案远程利用平台，综合档案馆可在相应服务范围内设置多个服务受理点，用户即可选在就近的受理点办理查档手续。例如，浙江省嘉兴市秀洲区档案局针对不会使用“手机查档”的市民，着力打造“老百姓家门口的档案馆”，推出了民生档案远程利用平台，全区144个查档窗口实现了区、镇（街道）、村（社区）三级全覆盖，市民可前往各镇（街道）、村（社区）受理点网上申请查阅婚姻、知青、精简、土地承包、农民建房等20种民生档案，极大地方便了群众。[11]再如， 浙江省湖州市档案局以加快民生档案数字化为突破口，构建了包括12个专题数据库和共享条目203万多条、原文72万多件的“资源自建、分级管理、异地查档、跨馆出证”的民生数字档案资源共建共享平台，数据涵盖全市各县区综合档案馆，基本实现了区域民生档案的“异地查档、跨馆服务”。 [12]
综合档案馆民生档案资源建设是一项系统工程，需要社会各方面共同参与、协同推进，方能实现满足用户需求的最终目标。笔者坚信，随着时代的发展和进步，共建共享理念必将更加深入人心，社会各方面参与民生档案资源建设的意识必将逐步增强，民生档案资源建设的协同效应必将逐步凸显，民生档案资源建设也必将迎来一个更加璀璨的明天。
参考文献：
[1]习近平五大发展理念之五：全面小康要共建共享[EB/OL].[2017-10-04].http：//news.163.com/16/0210/07/BFEPJP3700014JB5.html.
[2][7]崔清新.五问档案与民生——专访国家档案局局长李明华[EB/OL].[2017-08-26].http：//politics.people.com.cn/n1/2016/0609/c1001-28423826.html.
[3]张鸣雨.什么是民生？[N].铜仁日报，2008-04-20（1）.
[4]乐清市档案局.关于编制全市民生档案分布及查阅指南的通知[EB/OL].[2017-08-26]. http：//xxgk.yueqing.gov.cn/YQ028/zcwj/0203/201704/t20170414_4533771.html.
[5]王运彬.近十年来档案用户需求研究综述[J].档案学通讯，2011（1）：66-70.
[6]程栋梁.浅谈社会档案信息需求规律及影响因素[J].档案与建设，2007（11）：11-13.
[8]许惠良.桐乡人注意了，婚姻、学籍等13种民生档案可这样查[EB/OL].[2017-08-26].http：//zj.zjol.com.cn/news/639150.html.
[9][10][11]张佳丽.秀洲民生档案查档进一步实现便民化快捷化[EB/OL].[2017-08-26].
http：//jxxznews.zjol.com.cn/xznews/system/2017/08/22/030336218.shtml.
[12]張慧莲.民生档案“一站式”为民服务[EB/OL].[2017-09-26].
http：//www.zj.xinhuanet.com/huzhouxhtt/20170110/3613955_c.html.
（作者单位：管先海、亓晓华，河南濮阳市档案局；孙大东，郑州大学信息管理学院；王富忠，河南濮阳县档案局 来稿日期：2017-10-05）
