浅析裴桐的档案管理思想
苏诗萌
摘 要：裴桐在几十年的档案工作实践中，提出了一系列档案管理思想。他认为档案收集工作的集中统一有利于全宗的形成，还对档案分类的方法提出具体规则，并强调档案利用与档案工作人员的服务意识，除此之外还提出档案管理要实现现代化，为档案工作的开展打开新局面。
关键词：裴桐；档案管理；档案收集；档案分类；档案利用
裴桐是中国档案事业的创始人之一，也是一位在档案管理理论建设中颇有建树的档案学者。他1940年从事档案工作，曾任中共中央秘书局副局长、中央档案馆常务副馆长、中国档案学会理事长等职，历经半个多世纪的工作实践和学术研究，积累了丰富的实践经验，形成了宝贵的档案管理思想，对当前的档案管理实践仍然具有重要的指导意义和借鉴意义。
1提出档案收集的集中统一思想
中华人民共和国刚成立不久，百废待兴，档案对于当时的政治需要和文化的发展都起着重要作用。1957年裴桐发表的评论员文章《收集档案为科学研究服务》中指出：“历史档案同古代文物、实物标本以及图书报刊一样，都是科学研究工作不可缺少的资料。在这些资料中，档案是研究一个国家政治、经济、文化历史的最基本的资料。只有根据档案材料，才能使历史研究工作做得更好。”[1]裴桐指出：“很多历史学家深感档案材料的不足，以致中国近代经济史中很多重要的问题都得不到解决。”[2]档案材料之所以不充足，一方面是由于帝国主义的侵略、掠夺和历代反动统治者将档案材料大批贩卖和销毁；另一方面就是档案未集中保存，“有的地方缺乏统一的领导，有的地方档案很多，却缺乏整理人员”。[3]裴桐还在1955年发表的一篇文章中提到：“这种收集工作对于保护档案文件不致再受损失是有一定好处的，但因为未能有计划有组织地按照科学原则进行，并且常常是为了某种需要而分散地零星收集，因而就减弱了收集的效果。”[4]中华人民共和国成立初期，这些实际问题的存在使得裴桐对档案收集工作要进行集中统一管理有了初步的想法。
裴桐在1957年发表在《人民日报》上的文章中指出：“档案是国家的历史财富，有多方面的使用价值，必须有计划地集中起来，由国家统一管理。成立各种性质的档案馆，如古代历史档案馆、近代历史档案馆、国民经济技术档案馆、军事历史档案馆等，才便于科学研究和其他各方面的使用。”[5]“为了完成这项工作，国家档案管理机关应当尽力做好调查工作，查明历史档案现存的散存地点。对于解放前一切旧政权机关的档案，以及一切撤销了的企业、学校、社团的档案，著名人物的档案，也应当立刻开始进行调查和收集。”[6]裴桐针对中华人民共和国成立初期档案工作的状况，结合自己的实践经验，为我国档案工作集中统一管理原则的建立提出了许多建设性的意见。
2提出“便于研究、便于存取”的檔案分类原则
早在1941年中华人民共和国未成立时，裴桐到中央秘书处材料科一年后，就起草了一份《党务材料管理法》，其中提出了档案的分类方法，即“便于研究、便于存取”的分类原则，在当时历史条件下以区域和问题作为主要类别，制定了《党务材料分类表》，通过一段时间的运作，裴桐于1946年和1948年分别发表了《地方文件工作细则》和《材料分类编目解说》，进一步完善了符合当时历史环境的档案分类方法。
中华人民共和国成立初期，借鉴当时苏联按组织机构分类原则，裴桐对档案整理和分类进一步研究，他敏锐地意识到把来文和去文分开分类致使文件割裂是不符合档案整理原则的。他提出：“制定案卷分类大纲，应当照顾三方面的要求：一是便于档案的应用；二是便于查找；三是便于区分重要与次要。为了使用的方便，档案应当按事成卷，按卷归类，所谓按事成卷，就是把办理某一具体事情有关的来往文书，集中在一起，编成卷宗……可以将同一事类的文件按照时期排列起来做成一卷，最后将各种具体事卷和类卷集中到一个大类之下。”[7]他在1954年党的全国档案工作会议上提出：“如果各组织单位的分工比较明确，那么档案室很自然地要把全部案卷按组织机构分类排列。至于年代结合问题的原则，只有当机关很小，没有分成若干单位，或虽曾分过若干单位但变动很多而又分工不明，或虽有很多单位但不承办文书的情况下才使用。”[8]这一论述为以后《档案管理学》中“机构、年代、问题”分类三要素的确立提供了理论依据。
3强调档案的利用与服务意识
1957年裴桐起草的《中共中央办公厅关于档案工作座谈会的通报》中对档案工作人员提出要求：“保管档案本身不是目的，是为了使档案发挥作用，便利机关工作和研究工作。应当设法做出一点成绩来，使档案发挥作用，档案工作才能受到重视。”[9]可以看出裴桐对于档案工作的目的和作用有着清晰的认识，认为档案工作并不是单纯意义上的保存档案，最终目的是提供利用。
1958年开始的“大跃进”运动，使整个中国处于一种极“左”的政治环境中，档案工作也受到了影响，出现了很多将编写档案作为档案利用的现象，认为编写档案等同于利用档案，并在编写工作中出现了严重的失误。裴桐发现了问题并强调了档案工作的基本职责。他在《目前开展档案资料利用工作的一些经验》一文中提出：“要树立在档案工作中全心全意为人民服务的思想，怎样千方百计地想法把死材料变活，充分发挥档案资料的效用，使它为当前各项工作服务，这是档案人员的职责。”[10]当然，他也反对档案部门“看门守摊”的工作作风，“档案员不要闷在屋子里，要走出门去，登门拜访……反对关在屋子里死做工作。要问需要，这样才有服务的办法”。[11]他进一步指出：“由于开展档案的利用工作也就是拿档案材料来提供服务的，因此它的服务工作好坏，常常是要通过别的工作做得好坏而显示出它的价值大小。”[12]并提出了档案利用工作好坏的判断标准“要看档案工作人员的态度、服务方法和服务质量而产生的服务效果”。[13]提出了档案利用工作效率的衡量标准。裴桐的档案利用思想随着时代的发展也在不断完善。裴桐在1961年第3期《档案工作》社论中再次明确指出：“档案工作是一项服务性的工作，我们使档案资料为党的中心工作和各项工作服务，也就是为人民服务。”[14]1979年，在庆祝中央档案馆成立20周年大会上，裴桐批判了极“左”路线以及阶级斗争扩大化的错误思想，要求“档案馆必须积极提供档案、资料为党中央的路线、方针、政策服务，为科学研究服务”。[15]1985年，裴桐发表文章对档案工作者提出了基本任务与要求：“一是要管好档案，二是用好档案，两者不可偏废。”[16]再次强调档案保管的目的是为了提供利用。
4提出档案管理向现代化迈进
随着十一届三中全会的召开，档案工作也迎来了新的局面，步入新的发展阶段。裴桐认为这一时期档案工作的任务在于“加强历史研究和业务研究，出成果出人才，提高档案馆工作的科学水平”。[17]他在1984年《档案学通讯》的一文中，对开创档案工作新局面所面对的问题进行了探讨，裴桐首先对档案工作与社会主义现代化建设之间的矛盾做了阐述，认为其中最主要的矛盾就是档案工作远不能满足社会各方面利用档案的要求，认为要用发展的眼光看待这个问题，“所谓将来，有两个内容：一是要考虑到现代科学技术的发展同我们档案管理的关系……我们要使档案管理科学化，使我们能高效率、高质量地服务，不能不把这些现代化的管理手段引进到档案工作中来”。[18]不仅如此，裴桐还看到了档案管理现代化、安全问题，“要考虑现代科学技术发展对档案文件的破坏作用，首先是现代化的战争，其次是现代的侦查手段的应用。这都给档案保管带来新的问题”。[19]这对当前档案信息化建设过程仍具有重要的指导意义。
裴桐在几十年工作实践中积累了大量宝贵的经验，并没有使他思想僵化或趋于保守，仍然关注着档案管理现代化的进程。关于信息检索自动化，裴桐认为：“把档案信息输入、存储到数据库，根据编定的程序进行检索。首先是目录检索，进一步做好内容检索，并且可以在一定范围内实行联机检索，互通信息情报，扩大提供档案信息的范围，实现信息传输网络化。”[20]除此之外，他还主张用新兴的电子信息技术进行档案信息资源的开发，1985年发表的《信息化社会对档案工作的挑战》一文中提出：“为了开发档案信息资源，就必须应用新的科技成果，把档案利用工作逐步引上现代化的轨道上来。”[21]并强调现代化档案管理技术会明显提高档案的利用效率。
裴桐在长期的档案工作实践中产生的档案管理思想对今天的档案工作起到重要作用。首先，他认为档案的收集工作应集中统一管理，使我国档案工作原则得以确立。其次，他认为档案分类要便于研究、便于存取，针对不同情况用不同的分类方法，提出了科学的档案分类思想。再次，他认为档案保管的最终目的是提供利用，档案工作人员应具有主动服务的思想。最后，裴桐还积极主张使用现代化高新技术来进行档案管理，与时俱进，开创档案工作新篇章。
参考文献：
[1][2][3][5][6][7][9][11][12][13][20]裴桐档案工作文集[M].中国档案出版社，1995：67-69、30、74、100、120、227
[4]裴桐.收集党的历史档案的几个问题[J].档案工作，1955（01）：3-5
[8]关于“中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例”（草案）的说明（一九五四年十二月一日裴桐同志在党的全国档案工作会议上的报告）[J].档案工作，1955（S1）：32-42.
[10]裴桐.目前开展档案资料利用工作的一些经验[J].档案工作，1958（10）：5-7.
[14]裴桐.学习毛泽东思想，提高檔案工作水平——庆祝中国共产党成立四十周年[J].档案工作，1961，（03）：1-2
[15][17]裴桐同志在庆祝中央档案馆成立二十周年大会上的讲话[J].档案学通讯，1979（05）：18-21.
[16][21]裴桐，赖世鹤.信息化社会对档案工作的挑战[J].档案学通讯，1985（4）：6-9
[18][19]裴桐.学习毛泽东思想，开创档案工作新局面——纪念毛泽东同志诞辰九十周年[J].档案学通讯，1984（02）：3-11.
（作者单位：湖北大学历史文化学院档案系2015级研究生 来稿日期：2017-10-20）
