提高档案管理人员业务素质的探讨

    徐静

    【摘要】针对档案管理人员的素质问题，笔者认为在现在的时代条件下档案的管理真的存在各种问题，而解决这些问题的根本途径就是通过改变管理人员的思想去实现其管理观念与现代需求的统一，以此来提高管理人员的综合素质。档案管理的主要内容就是对信息的管理与保存，如果从业人员的素质太低那他就会面临各种挑战，所以扩大管理人员的专业知识面、熟悉每个成员的管理特点以及提高他们的外语使用能力是非常必要的。

    【关键词】档案管理；业务素质；提高必要性

    在现今这个时代，档案管理工作已经不再是以前那么简单的了，其中会包含诸多的影响因素，管理人员的素质是做好档案管理工作的重要基础，这些素质主要是指人员在知识上的储备、从业经验以及其他素质等内容，素质是以知识为基础的，还体现在政治道德等方面。随着我国档案事业的逐渐进步，档案的规模是越来越大的，同时档案的内容也在一定程度上得到了丰富，信息所需要的载体越来越多元化，管理的手段也在不断的更新着。但档案管理人员对资料的收集整理、查阅方式以及利用信息的能力还有待提高。

    一、提高人员素质的主要原因

    （一）管理工作要符合信息化的需求。这是一个信息化逐渐完善的时代，没有信息就没有今天的便捷生活，而且，信息时代的到来给传统的工作造成了多方面的冲击，档案管理也不例外。现在的档案管理人员中绝大多数都是不会使用计算机的，这会给管理工作带来很多负面的影响，学习使用计算机是管理人员素质提高的一个必要基础，有了这个基础管理人员在工作时才可以使用计算机完成对档案的管理，可以通过对信息的输入并对关键数据进行收集的方式完成一个工作内容，同时还可以更好的完成著录工作。对前期的工作这样重视的主要原因是它直接对后面的利用与检索造成影响，因此，这是一项非常基础性的工作，在工作时要注意对信息录入的准确与完整，只有这样才可以提高工作的效率，为日后的使用工作做一个完好的铺垫。从某个方面来说，使用计算机已经成为现如今最重要的基础工作内容之一，为了满足顾客对信息的需求就必须建立一个可靠完整的数据库，这就要求从业人员要具有一定的计算机操作水平，只有这样才可以充分的满足工作对技术方面的要求，并保证计算机的输入数据具有高度的合理性，从而实现提高工作水平先进性、高效使用信息以及完成复杂工作的目的。因此，提高档案管理人员在计算机技术上的水平已经成为不可推卸的工作责任，过硬的业务水平才是完成体现一个工作价值的王道。

    （二）该行业极其缺乏专业人才。档案管理其实是一项对技术要求很高的工作，而目前该工作岗位上的人员共同存在问题就是专业程度的低下，很多单位都在档案管理工作上有不同程度缺陷，专业人才单一并且缺乏。寻找专业的技术人才与管理档案的人才已经成为大多数单位的一个诟病，他们都在为此而努力着，但一般都没有什么进展，我们可以从另一个角度看，如果现有的工作人员能够提高自身的素质也使一种找到人才好方法。目前有极少数的单位经过自己的努力在管理队伍的建设上与工作人员的文化水平上有了一个明显的提升，但专业的人才还是极度缺乏的。从这样的结果可以看出来档案管理人员的文化水平与综合素质已经无法满足社会对它的需要，但现实中更为严重的问题是人才数量与需求水平的极大差距，如果这个问题得不到很好的解决将来会成为社会发展的一个障碍，因此相关人员应该重视这样的情形尽自己的努力去缓和这种问题。

    二、提高档案管理人员业务素质的方法

    （一）改变他们的思想。随着社会各方面的发展与建设，档案管理的难度已经变得越来越大，管理工作的压力也逐渐的在增大，每一个对档案管理有需求的单位都提高了对档案的重视程度，从提高管理的水平开始，力求对整个管理工作有一个质量上的提升，并对新环境下对高素质的管理人员有了很迫切的需要，在政策上、工资待遇上等方面给予了档案管理人员很大的支持力度。与此同时，还要把与档案有关的各项工作提到工作日程上去，使其成为一个正式的工作计划，不断的查缺补漏，对各项工作制度与程序进行适当的完善与建立，并提高自己的投入力度，给予档案管理人员更多的关心，并解决员工在其他各方面的问题与困难，创造更好的工作环境，提高其工资与奖励基础。此外，还要通过一个系统并专业的培训、继续教育从业人员的方式提高他们的专业知识。还可以通过招收本科毕业生、招聘社会是人事的方式去吸纳专业程度较高的人员到档案管理部去工作，使企业的力量能够切实的得到加强。

    （二）找到管理人员不同的特点，使其发挥优势。一名有实力的档案管理人员应该能够做到热爱自己的岗位并以此为荣的，能够做到干一行就爱一行，因为兴趣是最好的动力，只有真正的喜欢这个行业才能更加出色的去完成每一项任务。爱岗敬业是每一个工作人员的责任，因此，有必要发掘管理人员的特点，让其勇于创新并刻苦的研究工作，在工作中使其能够更好的发挥价值，找到自己的存在意义。在笔者看来，档案管理工作的专业性是很强的，并且工作需要一定的连续才能够解决实际需求，所以，在对管理人员的工作安排上应该“对症下药”，让真正喜欢的人得到更大的发展空间，以此来推动管理工作的有序进行。

    三、小结

    综上所述，单位有必要在管理人员的工作关系上注重对该方面的研究，让相关的专业者能够得到良好的沟通，促进各自的业务交流，以此来提高各自的业务处理能力，让单位的发展朝着更加积极的方向前进，只有通过交流才能够更好的了解自己的不足并了解对方的优点。此外，管理人员的素质还应该包括一种默默无闻的精神，并具有任劳任怨的职业操守，要养成一种甘于寂寞的习惯，在工作中不投机取巧并淡泊名利，始终如一的为档案发展做出自己的贡献，以此来开发出档案管理工作的新契机与新发展局面。

    参考文献

    [1]段春军，毛泽兵，骆思珍.简论档案工作者“增智慧、强素质、硬能力”的基本路径——以华北油田数据中心为例[A]. 新常态下的档案工作新思维[C].2015

    [2]贾姗.信息时代档案工作者应具备的素质探析[A].决策论坛——系统科学在工程决策中的应用学术研讨会论文集（上）[C].2015