房地产档案管理中数字化技术的应用
林嘉欣
[摘 要] 近年来，我国房地产行业发展迅速，为了给房地产行业创造一个公平、合理的发展环境，需要妥善管理房地产相关档案、资料。目前，我国房地产档案资料已由传统的管理方式向信息化管理方式过渡，要想把握房地产社会秩序的发展趋势，必须不断完善房地产档案管理体制。文章主要分析了在我国房地产业档案保管工作中，信息技术的运用方向与措施，希望可以对在我国房地产经济的发展趋势作出一份贡献。
[关键词] 房地产档案管理 数字化技术 运用
中图分类号：G271 文献标志码：A
数字化技术的持续发展趋势是历史发展的必然结果，国家应全力推进房地产行业档案资料的管理工作。建立、健全相关的法律法规，促使房地产档案保管工作能合理地进行收集与整理。对房屋建筑工程和市政基础设施工程、房屋使用等档案进行管理，主要是利用电子计算机对工程档案进行技术处理的工作。但是，由于我国的互联网非常发达，房地产发展趋势良好，房地产的使用多样化，所以相关房地产档案管理是一项复杂的工作。
一、数字化技术在房地产档案管理上的运用方向
（一）软件系统权限中的应用
数字化技术在房地产档案的智能管理权限方面具有一定的积极意义。为了使房地产档案资料能够进行信息化管理，相关资料的保管能够更加完整、准确和安全，在应用数字化技术时必须设置管理权限。在房地产档案中，涉及到较多私人信息及其多种业务流程管理，因此，保证相关业主个人信息的安全性尤为重要，实施权限管理要从档案管理工作的各个方面考虑。数字化技术在较多系统软件中需要设置应用权限，该类管理权限也可以运用到智能化档案保管手机软件中。存档人员的主要工作职责是做好各类存档工作，在存档环节做好存档材料的审批工作。房地产档案资料的数字化管理系统，要求相关技术人员在档案保管中有效运用数字化技术，以便提高档案保管安全系数[1]。
（二）档案检索查询中的应用
首先，对于房地产档案的管理工作来说，应用数字化技术具有十分重要的现实意义，它不仅能在一定程度上提高房地产档案管理的规范化程度，还能在不断的实践活动和应用中探索出更丰富、便捷的管理方法。其次，运用数字化技术，可以使房地产档案资料在被检索、读取的过程中，克服空间、时间上的制约，方便相关工作人员进行操作，进而避免房地产相关档案的管理工作在其它环节出现问题，这种查询的应用进一步提高了房地产档案资料的利用效率和利用价值。最后，部分档案管理员由于自身主观因素，将多种档案资料混杂放置，导致档案资料出现“丢失”的情况。而有效运用数字化管理技术，需要创建电子档案，在档案系统中运用智能化数据库索引指导，相关人员可以在相应频道中输入关键词进行检索，便能迅速找到符合要求的文档档案资料。像这样高效率、高准确度的查找，可以简化程序流程，减少人为操作带来的实际困难。
（三）房产档案分析中的应用
数字化技术在房地产档案、数据剖析中的运用也是一项比较关键的内容。对档案资料进行剖析，是档案管理工作中的一项关键性工作。在此工作中，根据对智能化技术的应用，可以在较短的时间内对档案材料进行梳理，从而对房地产档案资料做出合理的剖析，判断未来房地产行业的发展趋势。这样既能合理提高房地产行业档案管理工作的效率，又能全面提高档案资料剖析工作的质量。对房地产企业档案资料进行剖析，具有极高的利用价值，不仅可以提高对档案资料的监管力度，发挥相关档案资料更大的作用。分析档案资料，有利于实现档案保管工作的利用价值最大化、效益最大化，进而提高档案资料在具体应用中的使用价值。
（四）房产档案统计中的应用
从数字化技术的应用层面来看，它除了在数据的分析工作中得到了广泛的应用外，在房地产资料统计工作总结中也有着非常重要的意义。鉴于我国当今时代的特点以及信息管理技术的持续发展趋势，房地产档案可以大量采用电子方式进行存档、保管。因此，把數字化的关键技术放到档案保存中就显得尤为重要。利用数字化技术，可以在短时间内对电子档案进行分类、编辑，能够全面高效地完成档案统计工作。此外，数字化技术的广泛应用，合理规避了传统管理模式下的档案管理工作中存在的缺陷，有效降低了房地产档案由于外力作用造成的严重损坏的风险。通过对数字信息内容的应用，完好保存相关档案资料，进而方便房地产公司能够随时随地进行阅读和检索，从而进一步提高电子档案统计工作总结的质量和效率。
二、强化房地产档案管理的对策
（一）加强数字化技术对档案管理的认识
首先，数字化技术的应用可以更方便快捷地进行检索。相关工作人员只要输入关键字，整个数据库便可以自动执行查询任务，实时反馈相关资料。因此，房地产企业应该重视对相关档案进行数字化管理。首先，企业自身要认识到数字化技术的作用。其次，企业在招聘相关管理工作人员时，要强调采用数字化技术进行管理。再次，企业要定期对工作人员进行宣传与培训，提升工作人员对数字化技术的认识。最后，企业还可以定时考察，检验管理人员对数字化技术的掌握程度，以此判定工作人员的工作质量，从而达到提升管理人员对数字化技术的认识。基于此，相关企业与工作单位可以提升房地产企业的管理力度，完善对相关资料的归纳整理。
（二）完善档案标准体系
任何一项工作的有序推进，都离不开多方面管理制度的正确引导和规范，特别是在档案保管相关工作中，如果没有规范的管理制度，档案资料的存储和运用等工作效率和质量会大打折扣。就目前的具体情况来看，房地产开发企业虽然进行了一定程度的企业战略转型，但仍然缺乏规范的一体化管理体系，导致工作落实还存在不足。对此，房地产开发商必须充分结合自身工作中的具体情况，力求建立一个更健全、更规范、更有秩序的管理机制，确保管理各方面和谐规范。对档案资料的利用，不仅要让保管单位的责任工作人员有正确的方向引导，而且要对每一位利用档案材料的工作人员进行引导，保证其以端正的态度利用相关的档案资料。
（三）构建信息传输平台
搭建房地产档案数字化管理方法实际操作服务平台，是提升档案文件使用率的关键因素。首先，在不一样文件目录下的每个新项目必须配备相匹配的文件夹名称，随后对各种文档进行归类、储存。其次是对各种信息内容进行统计、分析和筛选，做好对多种档案资料的整理工作。但是在搭建信息传输平台的过程中，相关系统软件应保留互联网模块化设计的趋势，通过简单的设计方案，对相关档案资料进行合理安置。例如，在指引界面记录客户的联系方式，便于使用资料。对系统各方面进行优化设计，提高传输平台的总体工作效率，全面、充分地发挥房地产档案数据库查询利用价值。因此，务必要搭建数字化技术管理与服务平台，保持房地产档案资料、资源具有一定的流通性，进而使行业内能够实现共享资源，提升房地产档案对客户的服务效果[2]。
（四）培养档案专业人才
鉴于房地产档案管理工作的内容量多、复杂，要求相关工作人员除具备专业的管理知识外，相关房地产管理人员还应了解并掌握与房地产有关的政策、具有一定的数字化技术应用知识，并且能够熟练掌握相应管理程序。基于此，为了促进相关管理人员更好地对相应档案资料进行管理，相关企事业单位需要定期组织培训，提升相关管理人员的专业程度和操作技能，促使员工能够跟上时代发展的步伐、与时俱进，避免被时代淘汰。通過对房地产档案数字化技术的研究，可以通过研究、总结我国房地产行业档案数字化的相关工作经验，并根据其发展规律，不断提高房地产档案的数字化水平。除此以外，在提升管理人员业务能力的同时，还应注意对其思想作风的培养与教育，从而提高管理人员的综合素质，提高其对相关资料的保护意识，建设一支业务能力强、思想素质高的管理队伍。例如，企事业单位在提高对房地产档案保管人员专业能力的同时，还可以设置有关的终身承担体系，使房地产开发企业和房地产档案保管者能更好地对房地产档案进行管理[3]。
三、结语
综上所述，在我国房地产档案的管理工作中应用数字化技术，可以提升相关档案、资料的使用效率，便于房地产行业的持续发展。基于此，企业可以从数字化技术的运用权限、档案检索、数据分析、统计等方面展开运用，以此完善档案管理体系、提升管理人员专业能力，促进房地产档案管理工作的健康发展。
参考文献：
[1]戴琨.数字化技术在房地产档案管理中的应用研究[J].才智，2019（26）：202.
[2]陈细妹.房地产档案管理中数字化技术的运用探讨[J].中国管理信息化，2019，22（15）：142-143.
[3]杨明月.房地产档案管理中的数字化技术运用研究[J].地产，2019（12）：42，46.
