办公室行政管理精细化的途径探索
韦勇
[摘 要] 就当前社会的主流发展模式而言，办公室是作为企业的枢纽存在的。随着当前社会现代化水平逐渐提升，经济飞速发展的时代背景也使行业间及行业内的市场竞争愈发白热化。如何使企业的枢纽最大限度发挥其实质作用，如何提升办公室行政管理的水平，就成了每个企业及其经营者必须面对并要认真解决的问题。文章就办公室行政管理精细化的途径展开探索，以期获得理想的答案。
[关键词] 行政管理 精细化 办公室
中图分类号：C931.4 文献标志码：A
受社会发展及时代需求影响，现代管理理念提倡精细化管理[1]。作为企业及单位运行运作的重要部门，办公室具有工作内容繁多、工作事项复杂的特点，而办公室在办公过程中的精细化程度对办公室的工作效率，乃至整个企业的科学发展都有着至关重要的影响。办公室的行政管理实现精细化不仅能够提升办公室的工作效率，还能强化所属单位各部门之间的沟通能力，帮助企业实现更好的发展。
一、办公室行政管理精细化概述
精细化管理脱胎于常规管理，是常规管理的进一步发展[2]。大力推行办公室行政管理的精细化水平，从整体上看有助于企业在日渐激烈的市场竞争中获得足够的竞争力，从而推动企业的发展，因此办公室行政管理精细化也是企业内部管理工作的發展方向。办公室行政管理精细化的本质，是在企业各个环节的管理模式中彻底融入精细化管理的思想及科学管理的理念，并最大限度将相关管理工作精细化，以使企业整体的管理水准得到阶段性的提升。一旦办公室行政管理精细化能够在企业内部得到有效实施，不仅能使企业的行政管理效率进一步发展，还能在一定程度上节约企业的管理成本，促使企业实现可持续发展的目标得到进一步强化。
二、办公室行政管理精细化中存在的问题
（一）管理目标不明确
明确的管理目标能够使企业的管理工作行之有效，从而全面提升企业的管理水平[3]。但从现代社会的实际情况来看，存在相当一部分企业在进行管理工作时并没有制定一个明确的目标，在管理工作中多依靠经验进行判断或干脆以传统管理模式为参照。这种情况的存在使得管理模式并不具备相应的计划性、组织性及实际性。除此之外，管理目标不明确同样造成考核制度不明确、员工绩效评估与员工职责脱离，从而使员工对企业的归属感及职业素养受到了消极影响，既不利于企业的发展也不利于员工对自身的完善。
（二）管理人员职业素养不够
精细化管理对相关管理人员的精细化管理意识有着较高的要求，只有具备相应精细化管理意识的管理人员能够针对管理工作中的不足进行高度客观的整改，并制定具有高度科学性及合理性的规章制度、提出相应的指标。实际情况却是管理人员不具备相应水准的管理意识，在进行管理工作的过程中往往力有不逮，导致企业的管理水平得不到发展，致使企业在管理成本上的支出得不到合理优化，使企业的发展水平受到拖累。
（三）管理过程中的量化方式科学性差
管理过程中缺乏相应的科学量化方式是管理效率低下的主要原因。具体表现为以下三个方面：其一是管理人员对不同岗位的特点及性质了解程度不够，导致制定的量化标准不具备良好的针对性，甚至量化评价标准脱离实际情况；其二是管理人员对员工综合能力及职业素养了解不充分，在区分员工能力、绩效及品行上多表现为重绩效，轻品行，过分注重绩效则使得员工的品行缺乏合理的管束；其三是在设计相应量化标准时没有结合企业的实际情况，致使相关标准的制定不全面、存在漏洞，为员工的投机取巧行为留下隐患，导致量化考核完全起不到应有的作用。
（四）员工职业素养不足
员工职业素养不足主要体现在员工技术能力不够及职业责任缺失两方面。受传统管理模式看重绩效的带动，员工在实际工作中只以绩效为唯一目标，忽略除绩效外的其他因素，导致针对客户的接待及其他服务流于形式，这种现象也从侧面印证了员工职业责任的缺失。另外，由于过于执着获得高绩效，员工对自己技术能力的强化也不够重视，这必将导致员工的技术能力会逐渐跟不上时代的发展，渐渐显露出能力不足的弊端。
此外，过于注重绩效的传统管理模式催生了员工之间的恶性竞争，在实际工作中缺少了应有的合作与交流，致使相应员工缺乏应有的团队意识，使办公室行政管理精细化的实施难度上升，从而导致企业的业务水平停滞不前。
三、办公室行政管理精细化的途径
（一）强化相应管理意识
为使办公室行政管理工作实现精细化，就需要在不同环节及部门之间达成协同与配合的意识，这就意味着不同部门与岗位上担任不同职能的员工需要在彼此间建立良好的协同化意识[4]；还要具备应有的经济化意识，在控制成本的前提下提升精细化管理工作的效率；另外，在办公室行政管理工作中应当加入标准化的概念，以传统管理模式为参照，对已有工作标准进行相应的更改与完善，确保新工作标准的严谨与合理；为了适应当前社会经济的快速发展，办公室行政管理工作可采用流程化的管理理念，区分并理顺各项任务及工作之间应有的顺序，使各个环节之间实现具有高度科学性的有机连接。通过对以上管理意识的强化，实现办公室行政管理精细化。
（二）综合量化与细化展开管理工作
传统管理模式中最大的缺陷之一，就是根据以往的管理经验或由管理人员自行发挥进行管理工作。以以往经验为参照意味着会逐渐落后于时代的发展，个人发挥则因为主观性过强而往往具有高度不确定性，对管理工作应有的科学性、严谨性、合理性的考量则不足。综合以上内容来看，这种办公室的管理模式往往较为模糊，在实现行政管理的实效性上也具有很大不足。为了使办公室管理具备更高的实效性，以及管理工作的相关流程更加清晰、明了，就需要针对已有情况展开对管理内容细化及量化的工作。
管理内容的细化是指根据具体工作内容及工作性质，将工作任务细分为多个部分的过程，该方式强化了对细节及局部的掌握，从而使工作人员提升了对整体工作的认识与理解，用在行政管理工作中就是对考核流程及相应工作步骤进行详细的拆分，针对每个环节制定精确的标准；量化是指对不同岗位及其应承担的责任进行量的考核，岗位的工作量完成与否都要根据实际情况进行量化，从而提升工作效率及工作的透明程度。
（三）建立相应的制度
精细化管理能为企业发展及提升员工业务水平带来相应的积极影響，但管理工作必须要制订相应的制度，因此要实现精细化管理，就必须重视对精细化管理制度的制订。同时，制订精细化管理制度的目的之一，就是让员工在进行相应工作时，具备精细化思考的能力，从而使精细化的理念融入员工的思想中，使员工在工作出现问题时能够精确找出自己出问题的环节，并针对性地进行整改。对办公室行政管理实现精细化而言，除了要制定相应的精细化管理制度，还要确保相应制度能够长期有效地进行，以使员工具备相应的意识。从这里可以看出实现办公室行政管理的精细化是一个长久的过程，需要相关管理人员根据实际情况进行制度的调整，总结相应工作经验以促进办公室管理人员水平的提升，来实现办公室行政管理精细化的目标。
（四）强化企业的文化建设
优良的企业文化能够激发员工在工作中的积极性，也使员工在工作过程中对企业产生更强烈的归属感，从而主动强化自身的职业素养；反过来，一个拥有高水平职业素养，对企业有强烈归属感的员工也能为企业创造更大的价值，完善企业原有的企业文化。因此在实现办公室行政管理精细化的过程中，应当将这一部分工作内容加入企业文化的建设，使员工在工作过程中体会到企业文化积极、具有吸引力的一面，对精细化产生更高程度的认可，从而为办公室行政工作精细化打下良好的员工基础。
四、结语
对于现代企业的办公室行政管理工作而言，实现精细化是顺应时代发展的要求，也是企业谋求自身发展目标的必经之路。办公室行政管理的精细化能使企业节省在管理方面的成本支出，还能使企业的岗位及人员配置得到最大限度的优化，在提升工作效率的同时，也为其他工作的开展奠定了良好的基础。综合上述情况来看，实现办公室行政管理精细化能使企业在当下的激烈竞争中保持高水准竞争力，以谋求更长远的发展。
参考文献：
[1]肖彤，熊兰，王维子.浅谈办公室行政管理精细化的有效途径[J].办公室业务，2016（1）：154.
[2]樊宇.办公室行政管理精细化研究[J].办公室业务，2019（6）：49.
[3]毛辉.办公室精细化行政管理对策研究[J].现代企业文化，2017（18）：93.
[4]孙百明，石星明.浅析办公室精细化行政管理的策略[J].办公室业务，2019（4）：6.
