如何提高档案现代化管理与利用水平办法研究
田树青
【摘? 要】基于提高档案现代化管理和利用水平的办法进行研究，先阐述档案管理实现现代化的重要意义，然后分析档案现代化管理中存在的问题，并以此为依据，提出实现档案管理现代化发展与利用水平的途径，其内容包含：注重档案管理规范化建设、加大档案管理经费投入和创建高素质的档案管理队伍等，目的在于有效提高档案管理质量。
【Abstract】Based on the research on the methods of improving the level of modern management and utilization of archives， this paper firstly expounds the significance of modernization of archives management， then analyzes the problems existing in modern management of archives， and on this basis， puts forward the ways to realize the modernization development and utilization of archives management， which include： paying attention to standardized construction of archives management， increasing investment in archives management and creating a high-quality archives management team， etc.， with the aim of effectively improving the quality of archives management.
【關键词】档案管理;现代化;利用水平;办法
【Keywords】archives management; modernization; utilization level; method
【中图分类号】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文献标志码】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章编号】1673-1069（2020）12-0031-03
1 引言
伴随社会经济飞速发展，各行各业每天都会产生复杂的数据，其中有部分数据信息会以纸质档案形式加以保存利用。但是传统的纸质档案管理模式，不论管理方式还是检索方式，都已经无法适应现代化社会发展需求。为此，越来越多的企事业单位，都已经从传统纸质档案管理转变为电子化档案管理，不仅提高了档案管理工作效率和档案利用价值，还节约了档案管理资源。基于此，针对如何提高档案现代化管理与利用水平办法，展开以下分析。
2 档案现代化管理的重要意义
在信息时代发展背景下，越来越多的企事业单位档案管理方式，由最初的纸质档案管理形式，逐渐向档案管理现代化方向发展。在企业或单位中实现档案现代化管理，不仅能实现档案资源共享，同时还能节省档案存储空间，方便档案管理和查询利用。对此，针对档案现代化管理的意义进行研究。
2.1 有助于实现档案资源共享
传统纸质档案管理通常以分类整理档案为主，要想实现档案资源共享，需要消耗大量的人力、物力和财力，甚至还需要通过“调档”的方式获取档案，虽然此种方式也能保存档案实现共享，但在使用中存在档案资源流动慢和利用率低等问题。简单来说，实现档案现代化管理，运用现代计算机网络技术存储档案传递信息，提高档案管理效率和档案资源利用率，是必然的发展趋势。
2.2 有助于节省档案存储空间
纸质档案管理需要先进行统一的分类编目管理[1]，但运用计算机技术能把纸质档案转变成为电子档案，而且还可以把电子化的档案资源存储在硬盘或光盘中，不仅有效节省了档案存储空间，方便档案编研利用，还节省了人力物力。
2.3 方便档案管理和查询
传统的纸质档案管理，需要对传统纸质档案分类归档，编制检索工具，才能方便档案人员查询利用档案。但此过程需要耗费大量时间和人力资源，不仅影响档案管理效率，也会浪费使用者查询时间。档案现代化管理的运用，能有效解决传统纸质档案管理与利用缺陷，不仅能提高档案管理效率，还能设计出具有人性化和便捷性的检索工具，提高使用人员的查询效率。
3 档案现代化管理中存在的问题
在实际工作中，当前档案管理现代化发展面临着一些问题，主要表现为：管理的标准化程度有待加强、档案管理经费投入有待加大、管理人员综合业务素质有待提高等。基于此，针对档案现代化管理中存在的问题，展开较为深入的分析。
3.1 管理的标准化程度有待提高
根据企业或单位的档案管理现状可看出，在实际工作中存有重视不够、认识不清等问题。加上档案现代化管理具有一定的复杂性，除了需要档案管理人员具备较高的业务素质技术水平以外，还需要具备统一的档案管理系统软件，但是因这些问题的存在，致使档案信息出现不规范、不安全等问题，不仅在一定层次上影响了档案管理现代化水平的提高，还阻碍了企业发展[2]。
3.2 档案管理经费投入有待加大
一般情况下，对档案现代化管理经费的投入，与领导对档案管理事业的重视程度成正比。但是根据目前部分企事业单位领导而言，其没有充分意识到档案现代化管理的重要性，致使资金投入无法满足档案现代化管理发展需求。尤其针对发展中的基层单位，除对档案现代化管理缺乏基本的认识之外，还受资源条件及资金限制，不仅档案存放管理整体条件较差，缺少安全设施，还缺乏档案管理现代化必须的设备和网络环境，增加了档案管理现代化实施难度。除此之外，部分单位还在档案室堆放其他杂物，给档案管理造成了不利影响。
3.3 管理人员综合素质有待提高
从档案管理层次展开分析，在档案现代化管理工作中，“人”才是档案管理的主体。档案现代化管理，需要借助计算机快速处理技术和互联网高速传输技术等，及时收集处理档案资源，快速查阅利用档案资源。档案管理人员除了需要具备专业的档案管理能力之外，还应具备一定的信息技术知识，以便提高档案现代化管理水平和管理质量，这就需要企业或单位创建完善的档案管理人才培养机制。但是，大部分企业或单位的档案管理现状是，没有创建完善的人才培训计划，致使员工素质能力无法得到提高，无法达到档案现代化管理所需要的能力要求，最终导致工作人员纷纷辞职或谋取其他岗位[3]。
4 提高档案现代化管理和利用水平的途径
针对当前档案现代化管理中存在的问题，对提高档案现代化管理和利用水平的办法，展开较为深入的分析，其内容包含：注重档案管理规范化建设、加大档案管理经费投入和创建高素质的档案管理队伍等，从而提高档案管理质量和管理效率。
4.1 注重档案管理规范化建设
要想实现档案管理现代化，需要确保档案管理工作具有一定的规范性与科学性，使其在实际工作中发挥出最佳效果。在档案管理中单纯依靠技术手段或专业化标准是难以实现预期目标的，不仅无法提高档案管理效率，还会对现代化发展造成影响。因此，相关部门在对档案管理实现现代化时，需要确保档案管理建设具有一定的规范性与科学性，对档案管理工作实现现代化发展起到积极的促进作用。加强档案管理规范化建设可以从以下几个方面着手。首先，建立科学合理的电子档案管理系统，规范对电子数据的监督管理工作，以制度为保障提升电子档案管理水平。其次，有机整合电子档案资料，强化各部门之间的联系，从全局出发以更加系统化的方式管理档案资料。最后，要简化电子档案管理流程，让电子档案管理体系更具实践性，进而更好地发挥出其自身的作用与价值[4]。
4.2 加大档案管理的经费投入
要想充分发挥档案现代化管理的重要作用，单凭建设档案管理规范是远远不够的，还需要相关领导对档案管理现代化的重视，针对档案现代化管理增加资金投入，保证档案现代化管理工作的顺利开展。在创建档案馆、档案室时，需要达到现代档案馆、档案室建设规范要求，充分考虑档案管理现代化的发展需要，有针对性地添置档案管理现代化设备，有效保证电子档案真实性、完整性、可用性、安全性。除此之外，现代化的档案管理还需要在实际工作中配备相关办公设备，加强现代化技术在档案管理中的应用，提高档案管理的现代化水平。这就需要领导重视，加大在电子档案管理方面的资金投入，不断更新设备与技术，提高档案现代化管理水平和利用率，营造出更多的经济效益和社会效益[5]。
4.3 创建高素质的档案管理队伍
创建高素质的档案管理队伍，是档案事业稳定发展的基础，也是新形势下档案现代化管理的必然发展要求。但要创建一支素质高、服务优的档案管理队伍，需要在实际工作中落实竞争机制，择优上岗。对此，可以从以下几个方面入手：首先，改变人的思想观念。人作为档案管理现代化建设中的重要组成部分，要想实现档案现代化管理，就需要让档案管理人员充分意识到档案现代化管理的重要性，相关部门应当有计划、有针对性地引进档案专业人才，培养出具有扎实理论知识和操作技能过硬的档案现代化管理专业人才，并在新形势发展背景下，合理运用先进技术手段管理档案和保存档案。其次，掌握丰富的理论知识和较强的技术水平。在档案现代化管理工作中，管理人员除了需要丰富的理论知识，还需要具备较强的开拓创新意识和较强的技术水平，推进档案管理现代化发展。针对此，需要相关部门创建科学、严格的选拔制度，选拔出具有较高道德水平和职业素养的档案管理人才，让其从事档案管理工作，提高档案管理水平和工作效率。除此之外，还可以通过聘请档案管理专家、信息技术专家，给在职员工上课培训，教授档案管理现代化方面的知識和发展方向，提高档案管理人员的认识和专业水平，全面应对档案管理现代化中存在的问题，确保档案管理现代化建设顺利推进。最后，加大档案业务培训。在档案现代化管理中，档案业务培训发挥着重要作用。所谓档案业务培训指的是根据档案工作的新要求和新规定，让档案管理人员在学习中提高自身素质和工作水平，明确提出档案管理人员需要在指导和培训过程中，全面掌握现代档案管理工作的新特点。根据档案管理工作新要求、新标准，拟订科学、有效的培训内容，使档案人员转变思想观念，学到新技能、新方法，达到档案管理现代化的新要求，适应档案现代化管理工作[6]。
5 结语
基于新时期发展背景下，传统的纸质档案管理工作已经无法满足档案管理现代化的发展需求，实现档案管理现代化，是社会的必然发展趋势。因此，在促进档案管理现代化发展时，需要先了解档案管理现代化过程中存在的问题，注重档案管理规范化建设、加大档案管理经费投入，创建高素质的档案管理队伍等有效方法，提高档案管理现代化水平，才能实现档案现代化管理。
【参考文献】
【1】徐智.提高民政档案现代化管理水平的措施[J].山西青年，2020（2）：229.
【2】龚天.关于提高企业档案现代化管理水平的思考[J].商情，2019（27）：161.
【3】杨芳.简析提高档案管理现代化水平的途径[J].卷宗，2017（25）：82.
【4】朱秀宇.谈如何提高档案现代化管理与利用水平[J].中国科技投资，2017（1）：246.
【5】王颖.浅谈基层档案管理现代化和专业技术人员素质的提高[J].科学与财富，2017（11）：15.
【6】王亚庆.提高档案管理现代化水平的路径选择[J].西部皮革，2016，38（14）：226，229.
