新时代加强国有企业办公室工作的有效对策
季长清
[摘 要] 在现阶段的市场经营活动中，国有企业承担着推动市场经济建设的重要责任，从经济发展的宏观角度来看，国有企业的建设水平与工作效益直接影响到未来的市场活动。针对国有企业的工作特点，强化其办公室工作水平，处理相关工作问题，对于推动内部建设、完善管理结构有着极为重要的意义。
[关键词] 国有企业 办公室 工作 对策 思考
中图分类号：F276.1 文献标志码：A
对于国有企业的相关活动来说，办公室工作相当于承接各个环节的轴承，在市场经营、内部活动等过程中，办公室工作承担着调节内部工作矛盾、制定相关发展计划的重要责任。将“强化办公室工作”这一任务提上日程，对于提升国有企业的工作效率、处理相关工作矛盾有着不可忽视的发展价值。
一、国有企业办公室工作的基本特点
（一）职能单位复杂化
从办公室的基本工作特点与相关职能来看，其属于“某一固定体系下的职能结构”，承担着调和生产矛盾、解决经营问题的重要责任。而在国有企业办公室工作活动中，其相关业务表现得更为复杂——在某一国有企业的经营活动中，办公室工作衍生出了财务单位、职能单位、市场经营活动单位、后勤保障单位等多个基本结构，这些结构互相制约、彼此配合，在一定程度上限制或推动着国有企业的发展。
以现阶段的市场经营活动为例，在企业参与市场活动的过程中，其需要内部结构与外部经营活动的共同配合才能完成相关生产任务。在这一过程中，经营部门、管理部门等多个组织需要互相配合[1]，且规划固定的职能活动周期，根据相关建设计划制定对应的建设方案。从经济活动的角度来看，在国有企业发起市场活动的过程中，各个职能部門似乎处于“各司其职”的状态，但市场经营形式是不稳定的，在其经营计划与经营方式发生改变之后，各个职能管理部门处于“牵一发而动全身”的状态，彼此之间的联系十分复杂。
（二）出色的带动与承接效应
随着市场经济的不断发展，一些经济学者开始注意到办公室工作的重要价值，并尝试对其进行重新定义。但在计划经济时期，按部就班的市场发展态势并没有为这些专家创造好的机会，其参与市场经营活动的积极性较低，对于办公室工作的基本了解严重不足，在这一时期，相关学者将办公室工作定义为“整合过程”：在“整合过程”中，办公室工作的市场价值在于文献传输、数据处理，可用价值及实践价值极低。而在市场经济的带动下，多种元素开始融入国有企业的经营活动中，办公室职责被不断细化、强化，在要求办公室公职人员形式管理职责的过程中，管理者不仅要关注外界信息对当前企业流动效益的影响，更要关注办公室内部所表达出的“发散作用”。从这一角度来看，办公室工作的基本效能获得了新的发展：承上启下，带动承接[2]。在国有企业发起的对外经营活动的过程中，办公室人员需要结合多方信息对当前的经营活动进行整理，如根据国家政策合理优化经营结构、根据市场需求调整经营方案等，这是与市场进行对接的过程，需要办公室的信息优化。而在内部经营及管理环节，办公室承担着风险管控、公务管理、后勤保障等任务，工作要求更为复杂，其职能也在发生改变：从外部交流转向内部监督。总的来说，办公室是国有企业内部的中转机构，它的运转效率与国有企业的发展效率息息相关。
二、国有企业办公室工作存在的问题
（一）服务效率不足，服务效能无法满足需求
办公室工作的开展质量直接决定了国有企业的未来发展趋势，作为推动企业长远发展的深层动力，及时处理相关事务、解决内部管理问题已经成为推动办公室工作高效开展的重要指标。回顾现阶段的办公室工作，需求与效能之间的矛盾依然十分明显。大部分办公室部门的管理活动比较复杂，日常经营事务十分繁琐。以本企业的地市分公司办公室的相关活动为例，在其发起相关活动的过程中，其需要结合原有组织架构、财务管控、安全监管、投入产出和社会影响等问题进行综合考虑，并与财会部门、人力资源部门、经营部门建立实时互动。在商业经营的角度来看，其基本工作类别十分复杂，涉及内容十分繁琐，一旦员工出现怠惰心理，将会出现“千里之堤溃于蚁穴”的负面现象。但部分部门仍没有形成良好的工作作风，在市场经营活动中依然存在“人浮于事”的现象[3]，甚至有一小部分工作人员在主观上并不具备服务意识，只是机械地履行工作职责，未能主动改进工作方法。在这种情况下，办公室工作的监管力度一旦下调，有这种表现的工作人员很容易产生服务质量急剧下降的问题，这一问题是当前国有企业办公室工作亟需解决的。为了避免工作人员无法结合市场及内部经营需求完成相关调研任务，或是不能为单位的生产活动提出可用的优化方案的情况发生，国有企业管理者需要对各职位的工作人员进行思想教育，结合新时代的思想潮流确定教育内容的方向，带领员工追赶新思潮。
（二）工作效率不足，部门协调不到位
为了提升办公室工作的开展效率，建立完备的内部产业事务处理链条，当前诸多国企尤其是中央企业按照要求，以建立现代企业制度为基本管理框架，推出了较为严格的管理制度，但回顾相关办公室管理工作，似乎并没有取得较为出色的管理效果。这一尴尬局面的出现与当前所施行的管理制度息息相关：在过度强调个人效能、单位效能及部门效能等概念的情况下，相关人员岗位对于重点项目的督办力度并不强，督办制度的制定缺乏科学价值。在日常管理活动中，管理人员的重点在于“督”，对于“办”的监管力度严重不足，随着市场活动的复杂化、高速化发展[4]，固有的管理理论并不能处理新的管理矛盾，办公室的内部工作效能并不能为企业提供解决相关问题的机会。以后勤保障工作为例，在办公室工作环节，其需要对车辆管理、物业管理、物料保障和日常办公等多个流程进行管理，并结合市场产需要求开展联系、协调等工作，帮助其他单位完成相关生产及经营任务。但部分员工依然存在工作拖沓现象，在接受一些职责范围模糊的工作任务时，不能第一时间以解决问题为目标，只是简单地完成任务中明确属于本职工作的部分，没有主动与其他部门进行协调联系，导致工作效率降低。这种情况下，国有企业办公室的员工并非是合作紧密的整体，相当于一件仪器的零件松散地组合在一起，每次工作都要提前做许多协调工作，无形中浪费了一定的人力、物力、财力。
（三）责任意识不足，未能有效防范风险
办公室工作是带有市场经营意识的文职工作，相关从业人员的文化素质与工作素质会直接影响到有关工作的开展进度。在国企内部办公室工作管理活动中，管理机制脱轨、文化素质相对不高的问题依旧存在。少数办公室的劳动效率较低，服务意识较差，其不仅没有树立“事不过夜”的服务理念，对于基本档案、合同的管理工作也有失稳妥，线下合同、填写漏洞等问题依然时有发生；除此之外，实际工作中也发现一些办公室的基础工作效率较低，其并没有对基层油站的服务效能进行统计，在重点工作推进督办的过程中，上下级的衔接工作并不完美，对于基层油站的网络安全认识也不够全面。最后，部分国有企业基层办公室的事务性工作负担过于繁重，在经营活动中，其并不会要求员工参与职能培训、工作素质培训等活动，受到文化水平、服务水平、学习能力的综合限制，办公室工作并不能发挥其应有的价值。通过以上种种问题可以发现，部分办公室工作人员的责任意识还比较薄弱，在重复性的工作中逐渐放松了警惕，没能意识到细节之处的错误与漏洞可能引发的后果。与此同时，企业的管理者也要思考监督方面的问题，将细化责任与强化监督的行动融入实际工作，合理有序地解决一些员工并没有建立相应的流程优化机制、个人服务素质及服务意识较低的现象。
三、提升办公室工作效能的具体手段
（一）强化督查督办，推进工作落实
严格的管理制度是提升办公室工作效能的必要保障。国有企业应从内部经营活动与市场产需两大角度入手，重新制定相应的督查督办管理制度，全面提升对内管理职能。国有企业应建立严格的监管制度，突出重点落实督查督办工作，根据各部门的工作职能要求下发对应的督办清单，明确落实责任，要求财务、后勤、运输及管理等部门相互配合，共同监督，完成督查督办活动。对于未能及时完成的督办任务，应将其列入滚动督办计划当中，定期对其进行处理[5]。为了提升办公室工作的服务效能，管理人员应要求各办公室相应通报制度，及时反馈并落实相关进程，对于无法解决的督辦问题进行集中处理，确保督办工作的稳定推进。
管理人员应围绕作风改进狠抓督查督办工作，积极深入基层，做好基础调研工作，在群众中吸取可用意见，为解决后续的经营及反馈问题做好准备，为上级领导的相关决策提供依据。对于专题督办、政府督办等工作，国有企业可引入“合作制度”“项目小组分工制度”，委派工作能力较强、业务素质过硬的专业人员参与项目攻坚，在反馈项目进度的同时确保相关建设活动稳定推进。
（二）落实风险防范，提高安全等级
管理风险是办公室工作环节常见的形式，国有企业应做好管理风险的防范与化解工作，积极解决内部管理问题。国有企业应在既往的经营活动中积极吸取教训，做好内部管理工作，针对财务管理、人员管理、制度管理建立对应的监管制度，对企业内的档案、印章进行定期筛查，并要求专业人员对企业内部的管理风险进行评估，针对已经出现或即将出现的管理风险制定对应的处理方案。为了提升自身的风险抵抗能力，杜绝来自于企业内部的管理问题，国有企业应加强对外合同的法律审核工作，委派专业的法务人员对当前的合同进行检查，针对市场合作合同、经营合同、内部管理合同等内容，应切实做好风险防范工作，坚决避免出现阴阳合同等负面问题。对于已经排查的管理风险，应及时罗列相应的风险管理清单，要求各办公室根据自身的工作情况逐一对照，积极解决管理问题。
（三）建设办公文化，切实改进作风
管理者应积极推行办公室管理及整改工作，积极组织全体成员学习并掌握中石化企业的相关公文处理规范，依靠集中理论学习、循环TS系统练习不断提升自身的服务水平，切实提高自身的服务素养。管理者应利用网络平台对员工进行监督教育，要求其积极掌握行文规则及工作规范，提升办公室文化质量表现水平。
管理人员不仅要发起引导，更要积极建立互动，通过对公文审核、公文流转等工作的严格控制提升办公室文化服务质量。对于比较复杂的服务要求，应严格落实精细化管理、现代化管理，并建立相应的会议申报制度，积极解决市场活动及内部管理环节出现的问题。针对已经出现的不良作风，相关单位应积极落实整改工作，通过会议整合、审批指正不良风气，要求各服务单位与办公室部门开短会、说短话，在改进会议风气的同时提升工作效率。
（四）档案规范管理，合理整备资料
完善的档案管理工作是保障办公室工作稳定开展的重要保障，相关单位应建立完备的档案资料管理制度，通过建立“资料库”等信息储备机制，提升办公室信息的安全储备等级。在档案信息管理活动中，国有企业应积极组建高素质的资料管理人员服务团队，依靠“一对一”的服务机制强化专职人员的从业素质，并逐步提升其档案管理业务效能。档案管理人员应履行定期上岗、责任管理上岗制度，为推动资料整备工作的发展提供必要支持。
档案管理工作应以3年为周期，定期进行档案整理，办公室人员不仅要保障档案的完整性，更要加强档案室的基础设施建设工作，改善档案管理环境。为了体现档案管理工作的应用价值，相关人员应对档案管理工作进行严格约束，从人员调动、经营活动、基本生产等多个角度入手，建立有依据、有证据的档案管理机制。对于出现问题、存在疑问的档案，应及时上报相关领导，并协助其进行调查，依靠追责问责机制与道德约束相互配合，保障办公室工作的稳定开展。
（五）改变企业形象，落实宣传工作
宣传工作也是办公室工作的重要内容之一。国有企业要营造良好的企业形象，积极提升自身的对外竞争力，应全面落实正面宣传与负面舆论的预防工作，为企业的未来发展营造良好的舆论环境。在市场经营及攻坚环节，办公室工作应围绕网络建设、管理提升、风险防范、油库建设等角度展开正面宣传工作，利用公众力量加强正面引导，通过选树典型的方式发挥榜样的引领作用，建设出色的企业文化。国有企业应积极培养办公室在职人员的责任心，使其在新的一年积极冲刺新目标，通过激励机制、评定机制相互配合，激发员工的进取意识，使其成为国有企业的中坚力量，解决不良作风问题，营造积极向上的企业文化。对于已经存在的员工作风问题、企业文化问题，管理者应与办公室在职人员积极配合，解决负面舆论、不良作风等问题，推动办公室工作的稳定开展，为维持其稳定建设而不懈努力。
四、结语
在现阶段的国有企业经营活动中，办公室工作的组成成分极为复杂，相关人员不仅要承担档案管理、合同签发、对外宣传等工作，还要落实相关信息的优化制度，解决信息应用与企业发展之间的矛盾。管理者应结合国有企业的未来发展态势制定管理计划，提升办公室工作的开展效率，带动办公室工作长期稳定发展。
参考文献：
[1]刘云云.国有企业办公室工作精细化管理[J].中外企业家，2017（30）：66-67.
[2]梁政.试析国有企业办公室工作的规范化管理[J].劳动保障世界，2016（15）：38，41.
[3]苏健.论国有企业办公室工作创新与实践[J].现代企业文化，2016（33）.
[4]徐平.浅谈如何做好国有企业办公室行政管理工作[J].现代国企研究，2018（2）：228.
[5]赵以排.对国有企业党建工作的实践与创新[J].办公室业务，2017（2）：31.
