为“数据跑腿”留好脚印
管先海 李兴利
李兴利（焦作市档案局）：在2018年《政府工作报告》中，李克强总理再次强调，深入推进“互联网+政务服务”，使更多事项在网上办理，必须到现场办的也要力争做到“只进一扇门”“最多跑一次”。推进“互联网+政务服务”，让“数据跑腿”替代“群众跑路”，已成为近年来全国各地的行动共识。本期沙龙，请各位同行结合实际，分别从单个全宗和一个地方档案馆的视角，谈谈档案工作如何减环节、优流程、提效能、强服务，为“数据跑腿”留好脚印。
郭东升（临清市档案局）：为“数据跑腿”留好脚印，真是个及时雨的话题。现在人民群众对档案利用服务水平是非常在乎的。因为档案服务已经成了人民美好生活需求的一部分。特别是档案馆，尤其是县级综合档案馆，老百姓逐渐成为档案利用主体。而档案馆的档案利用却发展不平衡、不充分。特别是在互联网服务上，表现得非常突出。浙江、上海等地区的档案服务真的进入了“只进一扇门、最多跑一次”时代，但内陆许多欠发达地区档案馆的服务尚达不到这一点。我们要在这方面好好努力，为“数据跑腿”留好脚印。
吴雁平（开封市档案局）：要做好为“数据跑腿”留好脚印，必须弄清三个问题：一要清楚为“数据跑腿”留好脚印指的是什么事。为“数据跑腿”留好脚印，实质上是“政务节点信息”的档案化，指的是将数据跑过的每一步，即每一个节点办理过程中产生的数据存档保存。二要区别“数据跑腿”与“档案数据跑腿”的不同。“数据跑腿”指的是政务办理过程中产生的数据流动，重点是行政审批备案及政府服务办理过程中相关的数据流动。而“档案数据跑腿”是指档案馆（室）服务内容信息（档案信息）的流动。一个是过程信息，一个是内容信息。就算档案利用服务属政府服务的范畴，“档案数据跑腿”属于“数据跑腿”，为档案利用服务的“数据跑腿”留好脚印也应该是指档案利用服务过程信息（电子台账）的存档，至少应该是“档案内容信息”+档案利用服务过程信息，而不单单是“档案内容信息”。三是要区分政府政务服务，特别是行政审批备案与档案查询利用服务的差别。两者的差别有很多，特别显著的一个就是政府政务服务，特别是行政审批备案的“多点”与档案查询利用服务的“单点”。由于个人有在档案馆保管利用科和市行政服务大厅窗口工作的经历，对这点有直接感受。去行政服务大厅办事，多数情况下都会在几个不同局（委）窗口之间来回跑，但去档案馆查档多数情况下不会在多个单位之间来回跑。明白了这个差距，就应该清楚要为“数据跑腿”留好脚印，档案局（馆）不仅要清楚自己在档案利用服务过程中产生哪些 “脚印”（过程数据），更要清楚在政府服务中参与服务的各单位在服务过程中会产生哪些“腳印”（过程数据），哪些“脚印”要留（归档数据），哪些“脚印”不留（不归档数据）。在多机构办理和首问负责的情况下，谁的留，谁的不留；谁是主办单位，谁是协办单位。留的“脚印”，留多久（保管期限）。没走到头的“脚印”留不留，不留的“脚印”如何处理，谁来处理，处理流程，谁来监督等等。要做好为“数据跑腿”留好脚印，档案机构重点是要为政府机构的服务留好脚印，而不能只盯着自己的“脚印”。
胡文苑（浙江省档案局）：2017年3月16日，浙江省出台《浙江省公共数据和电子政务管理办法》，同年5月1日起施行。按照“数据多跑路、群众少跑腿”的要求，我们向立法机关提出三条建议（一是各级行政机关可以单独采用电子归档形式，法律法规另有规定的除外；二是公共数据（大数据）和电子文件归档标准由档案部门制定；三是各级档案部门负责本区域公共数据和电子文件归档统一平台建设），均被采纳。这三条提供了“一站式”电子化归档的制度解决方案。为留住“数据脚印”，2017年4月21日，浙江省召开“最多跑一次”事项电子化归档工作部署会，会议要求进一步提升浙江政务服务网电子文件管理整体水平，为“最多跑一次”改革提供支撑。这里的“电子化归档”是指在保障电子文件安全、可靠、有效的前提下，直接以电子方式进行存档，不需要以“纸质+电子”方式保存；“最多跑一次”事项电子化归档工作，就是将浙江政务服务网产生的电子文件，直接以电子方式进行存档，形成“最多跑一次”事项在线归档、保存、移交、利用的长效机制。回首一望，部门融合、业务联合、数据耦合、平台整合、模式创新的深度和广度早已超出当初常规预期。目前正集中攻克的“实现信息共享，打破信息孤岛”，直观表现就是“减材料”，从行政法角度实质就是行政程序中举证责任倒置。电子化归档在前端业务环节普遍举证倒置后，归档数据的准确、完整与传统业务模式、传统载体归档将面临更加严峻的考验：一是电子档案（数据）交叉比对的时限大大提前；二是交叉比对的深度、广度、对象超过以往。因为数据需求请求对象更加不确定，故对电子文件归档平台设计、业务督促、数据质量检查，校验都是很大的考验。“最多跑一次”对我们档案系统最大依赖或者需求不在利用，而在如下三个方面：一是完整的电子证据链（办事事项电子案卷）；二是电子档案的长期保存；三是电子文件从云端落地后（归档保存）脱离原生环境，跨平台跨系统的可用性保证。
程媛媛（焦作市档案局）：“为‘数据跑腿留好脚印”这个课题的核心内容，绝不仅仅是让档案的数据多跑腿，让利用者们少跑路，而是把档案工作上升到更高的层面——为“互联网+政务服务”留好脚印。我很赞同胡文苑提到的“公共数据（大数据）和电子文件归档标准由档案部门制定”以及“各级档案部门负责本区域公共数据和电子文件归档统一平台建设”的做法。档案管理部门必须是各单位、各级政府公共数据平台的建设方和标准的制订方，从顶层设计就把好关，才会使脚印留得更清、更全、更好。
丁晓琴（洛阳市档案局）：“互联网+政务服务”工作，其实质就是如何充分利用计算机网络技术实现数据传输，尽量让老百姓少跑路。在这场攻坚战中，我个人认为档案部门是有三种不同身份和任务的。具体如下：一是梳理档案部门的行政审批权力，确定权责清单，对行政权力进行标准化和规范化，将所有的行政审批事项全部在网上公开，在统一的政务网上平台统一受理，尽可能在网上办理，让数据多跑路，让老百姓少跑路。二是更新服务手段，将传统的手工服务方式尽快转化为计算机检索，最终实现档案信息资源共享，能让用户在家中、在网上查到自己需要的档案信息资源；三是做好电子文件归档工作。
何思源（山东大学历史文化学院）：“互联网+政务服务”是新时代提升政府效能、改善公共服务的重要举措，档案部门亦需贡献自身力量，迎合时代发展。档案部门服务“互联网+政务服务”主要包括以下三项举措：一是加快推进政務服务电子文件的“单套制”管理，按照电子文件的原生形态对其进行数字化管理，打通“互联网+政务服务”的最后一公里，实现真正的、彻底的“互联网+政务服务”。浙江政务服务网电子文件归档管理实践就是典型案例，值得借鉴。二是档案部门身处“互联网+政务服务”环境之中，要积极更新服务理念、优化服务流程、创新服务方式，尤其是要强化民生档案资源的远程利用和资源共享，最大限度地方便人民群众利用档案资源。各地档案部门开展的民生远程服务工程以及各地政府建设的“电子证照共享服务平台”就是服务民生的最佳典型，我们应当对这些经验加以总结、提炼，再结合自身实际，制定策略，以档案资源促政务服务。三是档案部门要发挥自身专业优势，以“档案”的形式描绘政府职能转变、优化公共服务的历史图景，“围绕中心、服务大局”，积极参与，主动记录，充分发挥档案的记录属性以及留史、存忆的功能。
常冠林（亳州市邮政公司）：让“数据跑腿”替代“群众跑路”，为“数据跑腿”留好脚印，其实质就是打破信息壁垒，通过“大数据”平台共享各单位、各部门的资源，将原来的由“一厅通办”升级到“一网通办”，精简办事环节，通过“互联网+”改进服务模式，简化优化各级审批流程，有效缓解群众日益增长的公共服务需求与档案部门线下服务能力相对不足之间的矛盾。作为档案部门，也要对自己的档案公共服务情况进行集中自查，并对各类档案进行分类汇总，建立专门的档案专题数据库（如长春市依托全市电子政务网络平台，全市11家综合档案馆均已建立了工人调配、职称评聘、知青下乡、婚姻登记、大中专毕业生报到证等13个民生档案专题数据库，以确保查询精准到位），让“档案数据跑腿”替代“档案用户跑路”，同时为“档案数据跑腿”留好脚印。
刘丽平（中国平煤神马集团）：我们平煤神马集团的档案利用服务从1996年提供“档案目录”利用服务，变“跑多次腿”为“跑一次腿”；到2008年提供“档案全文”利用服务，对不涉密、不需领导审批的档案可以直接提供档案扫描件，变“跑一次腿”为“部分不跑腿”；再到2017年以来，提供“档案全文借阅网上审批”利用服务，变“部分不跑腿”为“不跑腿”，经过了长时间的探索。通过这些探索，我觉得要想真正实现让“数据跑腿”替代“群众跑路”，一要选择一套适合自己单位的互联网版档案管理软件系统；二要做好档案规范整理和数字化工作，对馆（室）藏档案要有计划、分步骤地进行目录输入和档案全文扫描挂接工作；三要完善网上查档的审批程序，真正做到“有档可查（内容全）”“有人可批（网上签）”“有权可印（能打印）”。同时，我认为作为档案部门，作为保存“历史记录”的档案工作者，我们在提供和享受“数据跑腿”服务带来的方便和快捷时，更应该考虑如何保存网络办公办事产生的电子文件，留住“数据跑腿”留下的脚印，切实担负起为单位、为国家保存“历史记忆”的重担。
南燚（安阳市社会福利院）：为“数据跑腿”留好脚印，可以理解为通过“大数据”平台共享各单位、各部门的资源做好档案痕迹化管理的措施。在精简审批手续简化审批流程中，一要强化档案归档程序，加强档案数据库的维护和管理，让档案的“进”和“出”都有据可查、有迹可循；二要强化电子文件的“单套制”管理，建立归档、保存、移交、利用的长效机制，提升工作效率，提高档案的利用率，让数据跑起来，为百姓提供方便快捷的一站式服务。作为一个基层单位档案工作者，我认为要做好基层单位档案信息化的“提效能、强服务”，为“数据跑腿”留好脚印，一要加强从事档案管理人员的专业技能培训，多培养高素质的档案专业人员；二要招聘档案专业人员，专设档案管理岗位；三要强化档案管理人员的“三心”（即对档案工作的爱心、细心和耐心）意识，更好地服务于人民群众。
（摘自《档案界》论坛）
