不动产登记档案管理那些事儿

    管先海 李兴利

    李兴利（焦作市档案局、馆）：据自然资源部消息，全国统一的不动产登记信息管理基础平台已实现全国联网。自然资源部部署从6月起，用3个月时间在全国开展专项整治，推进“减证便民”。自然资源部副部长王广华表示，部门间要构建信息共享机制，逐步实现通过信息共享获取登记资料、身份信息和婚姻信息等；同时，积极向有关部门共享不动产登记信息，逐步实现在社会救助、子女上学、户口迁移、企业工商登记等领域，不让群众跑路举证。请各位同行结合上述信息和2018年3月公布施行的《不动产登记资料查询暂行办法》（国土资源部令第80号），来谈谈不动产登记档案管理那些事儿。

    余厚洪（浙江丽水学院）：曾经看到一则关于不动产登记中心加强档案分类保密管理的报道，他们注重落实“一件一档”。要求窗口受理人员将申请人的各类申请材料，包括身份证明、权属来源材料、询问记录、实地查看资料等，按统一的收件目录进行整理建档，在此过程中，每一件档案材料都设有唯一的二维码，能够有效地避免彼此混淆或出现杂乱现象。与此同时，审核人员在不动产登记系统中对档案资料进行审核登簿时，力求做到电子、纸质资料完全相符，并进行电子备份，存放专用防磁柜，便于定期“回头看”。这样的做法，既体现了以“件”为单位的文件级档案整理特征，也体现了对档案本质属性“真实性”的有效确认，一定程度上可以保证不动产登记档案的“零错误”“零损毁”“零丢失”。

    南燚（安阳市社会福利院）：《不动产登记资料查询暂行办法》没有涉及国家机关不动产登记信息，应该是考虑到部分机关的机密性质，禁止在大数据平台登记录入，以防泄密事件发生。档案信息分类分等级，部分机密和绝密档案中也包括不动产信息。

    王伟英（鹤壁市不动产登记中心）：《不动产登记资料查询暂行办法》第三十一条规定：“有关国家机关查询复制不动产登记资料以及国家机关之间共享不动产登记信息的具体办法另行规定。”什么时候出台，还不知道。但现在不少部门已经提出了共享需求。再说句题外话，不动产登记机构成立时间不长，因为登记业务办理时限长，一直处于风口浪尖，全行业正在开展作风整治，没有过多人力物力来规范档案管理、信息共享这些基础性工作。

    程媛媛（焦作市档案局、馆）：不动产登记档案的管理，有几点值得关注：第一，特殊的政府信息。不动产档案信息除了可以广泛利用于不动产登记、交易、征收、征用之外，还在城乡建设、住房保障、司法协助、纪检监察、公安、工商、税务、金融、民政、财政、税务、审计、统计等部门被广泛利用。因此，各地在制订部门信息共享机制时，一定要注意政府信息公开与公民个人隐私的界定，在不动产登记档案信息共享利用的权限、范围、方式、质量以及安全等方面做好应对。第二，电子为主，纸质为辅。目前，不动产登记档案一般包括权属来源、登记申请、登记机构的内部审核以及实地查看记录、登记现场询问笔录、相关的照片声像、各种税费的缴纳凭证、契约、司法协助文书、不动产登记簿、不动产测绘资料、不予登记决定、查询申请表，等等，含纸质档案和电子档案两种形式。在“互联网+政务服务”的大环境下，我们应当加强原生电子档案的收集，对从房管、林业、农业等部门产生的原生电子档案做到应收尽收，同时按照不动产统一登记的要求，对不同形式的档案进行有效融合，形成集中统一的不动产登记电子档案库。同时，做好相关纸质档案的单独保存，在办理不动产变更登记过程中逐步整理为不动产登记档案。第三，不动产登记纸质档案的归档原则。不动产登记档案立卷宜采用一件一卷的原则，即每办理一件登记所形成的材料立一个卷。为与电子档案建立对应关联，可视情况采用以下排列方式，为下一步数据规范奠定基础：①抵押登记档案单独立卷并附在对应的不动产登记档案后。②已办理预告登记的，应将转移、抵押登记资料单独立卷，附在预告登记档案后。③权属转移、变更登记资料单独立卷，附在原登记档案后。④注销登记资料续订在原登记档案后，按注销时间顺序排列，单独存放。⑤不动产登记经办机构受理的更正登记、异议登记、查封登记，换发、补发权属证书、登记证明，不予登记文件资料连同不予登记的决定、收件收据等资料应附在原不动产登记档案后。

    王伟英：程媛媛说得很好，基本赞同。关于档案排列顺序问题，有一点不同意见：你们的主旨是，同一不动产后来产生的档案与原来的档案放在一起。这样做是为了方便查找，同一地理位置的档案基本都放在一起。但是这种排序方案需要库房空间足够大，档案架或柜的每一架每一层都需要预留空间，为以后可能产生的档案留出来存放位置。预留多少也不好确定。预留的位置装满了怎么办？不动产档案每年的增量都很大。我觉得，随着档案管理的信息化、数字化，档案原件的调用率在逐步下降，电子档案优先嘛。这样，原件的存放位置对于档案查阅速度影响逐步变小了。所以，我建议不动产登记档案每宗业务都单独立卷，按保管期限或权利类别区分大类，每大类下再按年度分类存放就行了，各类下面每个年度一个流水号排下来，管理软件系统编好分类号和序号，查找也很方便。能够充分利用库房空间，避免以后预留空间不够再大范围调整的麻烦。

    尚桂芳（焦作市不动产登记中心）：不动产登记，真实反映了不动产物权的自然状况以及权利归属。只有做好不动产资料的利用，才能发挥它的社会效益，才能更好地服务经济社会发展。2018年3月2日，《不动产登记资料查询暂行办法》公布实施，为不动产登记资料的管理、保护和利用提供了可操作性。就不动产查阅利用来讲，一类是原始资料利用。此类利用多用于当事人的诉讼、纳税、贷款及国家权利机关的取证。另一类是需要出具查询结果证明。无房产的可享受一定的购房补贴、社会救助，其次名下有房是为了办理户口迁移、子女上学，及国家有权机关查询办理查封、办案等。如果能尽快让各相关部门数据互通，并做好信息安全的防控，会是一个好举措。

    郭东升（临清市档案局、馆）：关于不动产档案，我想应该特别注意实体档案与数字档案信息的区别。第一，不动产登记实体档案的整理必须严格遵循全宗原则。《不动产登记资料查询暂行办法》规定的“不动产登记资料由不动产登记机构负责保存和管理”也是这个意思。不动产登记档案分别形成、保管在不同的立档单位里。如林业局、国土资源局、房管处等单位。这就决定了不动产登记档案属于不同的全宗。其实体档案的整理必须遵循全宗原则，同一立档单位的档案不可分散。第二，必须坚持各不同全宗內的档案分类。各立档单位都有全宗内档案分类表。比如国土局档案，20多年前就出台了全国统一的档案分类表。这个分类表是在国家档案局指导下制定的，基本是科学适用的。各县土地局都在县档案局指导下制定了本县的土地档案分类表。这个分类表可以伸缩，组织档案实体分类整理时，是必须继续坚持与分类表相对应的。分类表也是立档单位档案实体排架的依据指南。各大类的档案应该分别集中排架，不应以浪费存放空间为由将其分散。《办法》第六条“不动产登记机构应当加强不动产登记信息化建设，以不动产登记信息管理基础平台为基础，通过运用互联网技术、设置自助查询终端、在相关场所设置登记信息查询端口等方式，为查询人提供便利”说的就是数字档案、数字档案信息。建立数字不动产登记信息管理平台可以打破其各全宗分类体系，使用信息分类法的。应该说，无论数字档案、数字档案信息如何另成体系，都不应影响对应单位实体档案的整理与排架。临清市房产处的房产档案连人带档案带设施全部移交给了市档案馆。档案成为市档案馆馆藏的一部分，人与编制都归并了档案馆。这一部分不动产档案，既是馆藏的一个门类，又是馆内一个全宗。其档案实体不可以推倒重新整理。尊重原有整理基础，是档案整理的一个重要原则。新全宗、新产生的档案可以依据新的分类方案来整理。新全宗形成也必须按照全宗构成条件确定。

    卜鉴民（苏州市档案局）：临清市房产处的做法是不可取的。一是不动产登记的材料在不动产登记部门存放是因为还没有转化为档案，原因是处于动态中，只有房产灭失后才转为档案；二是不动产登记部门理应管好自身形成的材料，档案部门应理直气壮地执法、监督、指导、检查、服务；三是把有关单位应当依法管理档案的职能，档案部门一锅端过来，这种做法是不对的，也是要禁止的，不是你的工作职能你去管，也是违反相关法规的；四是档案集中统一管理是好事，但不能把别人的工作职责集中到档案部门来；五是档案无论在哪里，档案部门要有管控能力和对策，这才是档案管理的水平；六是实践已证明合并同类项式的所谓档案资源整合是无生命力的。十年前有个省搞得轰轰烈烈的××模式现在如何了？苏州市档案局对不动产登记部门及时介入指导，年初苏州市不动产登记档案馆建设项目已批准立项，还是由国土局管，市档案局进行档案业务指导。

    王伟英：对苏州市档案局卜鉴民老师所说的“不动产登记的材料在不动产登记部门存放是因为还没有转化为档案，原因是处于动态中，只有房产灭失后才转为档案”，我认为不恰当。不能说不动产没有灭失，其有关登记资料就不是档案。不动产登记虽然具有动态性，但每一次登记就会产生一卷相对独立的业务资料，并且一旦完成登记，这套资料就不可更改，权利或自然状况再发生变化，需要申请变更登记或转移登记，形成新的登记资料。我认为这些登记资料完成归档后就是档案。

    郭东升：赞成王伟英老师的意见。房产灭失不应该是其文件材料转化为档案的依据。“处于动态中”不应该是文件材料不能转化为档案的理由。人事档案也存在动态性。不能是其人死后，其文件材料才能转化为档案。科技档案也存在动态性，也不应该认为其科技项目灭失后其文件材料才能转化为档案的。

    （摘自《档案界》论坛）