公文拟制常见问题解析

    周桃珍

    中图分类号：G212 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）05-156-02

    摘 要 公文拟制是公文处理工作的重要组成部分，进一步做好公文拟制工作，提升公文质量，对推进公文处理工作规范化具有十分重要的意义。本文对公文拟制中存在的不规范现象进行分析并提出解决建议，旨在提高公文拟制规范化水平。

    关键词 公文拟制 常见问题 解析

    公文是企业在行政管理、生产经营等过程中形成的具有强制执行效力和规范体式的文书。公文质量是企业工作质量和工作效率的综合体现，也代表了企业的工作形象和工作作风。公文一字一句的表达，甚至一个标点符号的准确与否，都折射出管理部门的工作态度和工作水平。公文的拟制是企业各层各级管理者和文秘人员的重要工作内容之一，在实际工作中，经常出现行文违反规则、文种选择错误、格式不规范等问题，本文对日常公文拟制中存在的问题进行分析并提出解决建议。

    一、公文拟制在公文处理工作中的作用

    作为公文处理工作的基础，公文拟制的规范化程度直接影响企业公文处理工作的严肃性和权威性，关系到企业的决策部署能否有效贯彻落实，高质量的公文可以有力推动企业各项工作的顺利开展。

    二、公文拟制中常见的问题

    （一）违反行文规则

    公文是有一套严格的行文规则的，如果不遵守行文规则进行公文拟制，公文运转的渠道就难以畅通，甚至会造成工作的混乱。在实际工作中存在一些违反行文规则的现象：

    1.越级行文

    越级行文是公文拟制中容易发生的错误现象。公文拟制必须遵循坚持隶属关系的原则，应当逐级行文，没有特殊情况不得越级行文，以免上下脱节，扰乱单位间正常行文秩序。

    2.原文转报

    对于下级单位呈报的请示文件，如果要以本级单位名义向上级单位进行请示时，应当提出明确意见后重新拟文上报。在实际工作中，本级单位经常将下级单位请示原文直接转报上级单位。

    3.一文多事

    请示应当一事一请示，也就是一文一请。如果一文多事，将诸多事项一起请示，既不便于领导批办，也容易造成部门之间互相推诿，无益于事情的办理。比如，××公司关于举行××会议及有关经费的请示，请示中既申请批准有关会议时间、会议经费等事项，又提出邀请上级单位领导参加会议的请求，这些请示事项涉及不同职能部门，也由不同企业领导分管，不利于审批办理，应当一份公文请示一个事项。

    （二）文种使用错误

    《党政机关公文处理工作条例》对15种公文文种进行了明确的界定，企业常用文种有报告、请示、通知、通报、批复、意见、决定、议案、函、纪要等，我们在拟制公文时应当根据公文性质、行文目的、行文方向来准确选择文种。文种选择错误不利于保证企业公文的效力，也会降低企业工作效率。

    1.文种错用

    公文起草人对公文的种类及适用范围理解不透、把握不准，容易在文种选择上“张冠李戴”。“报告”与“请示”错用是一个比较突出的问题，这两个文种都是上行文文种，但性质迥异。请示是请求上级单位指示或批准某件事项，报告是向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议或意见。比如《××项目部关于请求租车的报告》，下级单位请求上级单位批准租车的事项，应该使用“请示”而不是“报告”。“函”与“请示”“批复”也常混用。“函”和“请示”“批复”都具有“请求批准、答复问题”的功能，但“函”是平行文文种。比如《××项目部关于增派安全管理人员的函》，××项目部向上级单位行文，请求增加安全管理人员，从行文关系上讲，两者是上下级关系，不应使用“函”，应该使用“请示”行文。

    2.生造文种

    在实际工作中，经常出现乱造公文文种的现象。比如《关于向融资银行提供股东决议书的申请》《关于置换××项目部车辆的建议》，“申请”“建议”都不是规定的15种文种，不能当成文种使用。另外“汇报材料”“办法”“细则”“补充说明”等都不属于法定的党政公文文种。

    （三）标题拟制问题

    公文标题是公文的重要组成要素，它是公文内容的概要。公文标题是否规范、准确，直接关系到公文读者是否能准确理解公文所要表达的内容。

    1.要素缺失

    公文标题由发文单位、事由、文种三部分组成，发文单位可以省略。比如《关于报送2019年扶贫工作计划》缺少文种，如果是要求下级单位报送计划，可改为《关于报送2019年扶贫工作计划的通知》；如果是向上级单位报送计划，可改为《关于2019年扶贫工作计划的报告》。

    2.事由不清

    事由部分是标题的核心，拟制标题事由部分要准确、简要概括公文的主旨。比如《关于××设备管理问题的请示》，没有明确请示的具体事项是什么，“××设备管理问题”过于笼统，是采购的问题、调配的问题还是报废的问题？

    3.语义重复

    公文标题的表达应简洁明了，避免重复出现意义相同的字词。比如《关于请求租赁项目办公用房的请示》，“请示”包括“请求批准”的意思，“申请”与“请示”语义重复。此外“上報”“报送”与报告的语义也是重复的。

    4.转发文件标题冗长

    在实际工作中，经常遇到层层转发公文的情况，每转发一次，标题就多一层发文单位和文种。比如关于转发××公司《关于转发〈中国航海学会关于征集2017年学术论文的通知〉的通知》的通知，“关于”“转发”“通知”重复叠加。拟制转发文件标题时可以采用直接转发的方法（转发第一个发文单位的通知），如“关于转发中国航海学会征集2017年学术论文的通知”；或者采用概括的方法（抽取被转发文件的核心部分自拟标题），如“关于转发征集2017年学术论文的通知”。

    （四）引用文件不规范

    为了说明制发公文的依据，使其内容更加具有权威性和客观性，往往需要引用有关单位已经发布的公文。

    1.要素不全

    引用公文是公文拟制中较常用的一种提供依据的手段，引用公文要引三个要素：发文单位、标题和发文字号，先引用发文单位（可省略），再引用标题，最后引用发文字号。在实际工作中引用公文不规范的问题经常出现，往往只引用发文字号不引用标题或者只引用标题不引用发文字号。比如“根据×××办发﹝2019﹞156号文件要求”，只引用发文字号没有引用标题，应改为“根据《关于上报2019年× × × × × × 的通知》（×××办发﹝2019﹞156号）要求”。

    2.引用（试行）等制度不规范

    引用名称含有“（试行）、 （征求意见稿）”等字样的规章制度时，常出现将这些字样放在书名号外的错误。比如“现将《××公司保密管理办法》（试行）呈上”，应改为“《××公司保密管理办法（试行）》”。

    三、解决公文拟制问题的建议

    只有公文拟制工作实现制度化、标准化、规范化、才能维护公文的严肃性和权威性。针对上述公文拟制的常见问题，建议从以下几个方面采取措施提升公文拟制的规范化水平。

    （一）建立制度，坚持依章办理

    按照国家、上级单位关于公文处理工作的有关规定要求，结合企业自身实际制定一个规范化的操作规则，使公文处理的各项工作做到有章可循、有规可依。

    （二）提高认识，加强学习培训

    针对公文拟制中存在的问题，企业各层各级管理人员必须思想上高度重视，一是要认真学习党政机关公文处理工作的条例、标准及企业公文处理工作的规章制度，熟练掌握公文拟制的规范要求。二是要组织专题培训，通过基本规范讲授、案例分析、经验交流等方式，借鉴好的经验和做法，对照查找存在的问题，杜绝拟制不准确、不规范的公文，切实提高公文拟制水平。

    （三）严格审核，确保公文质量

    审核是公文拟制最重要的程序，企业办公室作为公文处理工作的责任部门，应认真履行审核程序，对行文理由、行文依据、文种、格式、引文等重点把关，保证公文拟制的规范要求落地落实，保证企业政令质量。

    公文拟制是一项严谨细致的工作，相关人员在拟制时一定要提高对公文拟制工作的重视程度，遵循公文处理相关要求，严格按照规范拟制，认真做好审核公文工作，避免出现“问题”公文。

    参考文献：

    [1]白永偉.在公文处理环节常见问题与对策[J].延安职业技术学院学报，2012（5）：98-100.

    [2]党政机关公文处理工作条例[S].北京：中央办公厅、国务院办公厅，2012.

    [3]孙彧.公文写作与常见病例分析（修订版）[M].广州：暨南大学出版社，2014：287.