档案管理系统在文书档案工作中的运用

    【摘要】时代的进步和科学技术的发展已经出现了多种方法来辅助文书档案工作的进行，其中辅助效果最优异的就是档案管理系统，该系统也逐渐被越来越多的企业所接受。本文首先介绍了文书档案工作的工作原则，然后分析了档案管理系统在文书档案工作中应用所面临的问题及档案管理系统在文书档案工作中的优势，最后就如何在文书档案中更好地发挥档案管理系统提出了几点建议。

    【关键词】档案管理；文书档案；工作原则；管理方法

    随着企业发展规模的进一步扩大，企业的文书档案工作也应该加以改善，良好的文书档案工作可以明显提高企业的工作效率，促进企业的长久发展，通过对一个企业文书档案中的数据进行分析可以知道很多关于该企业的信息，如该企业的发展规模、历史改革、企业文化等等，而且可以通过这些信息来规划制定企业的未来发展方向，与之相反，杂乱无序的文书档案工作势必会降低企业的运行效率，不利于企业的长久发展。

    一、文书档案的工作原则

    （一）整体性原则。和其他的管理工作不同之处在于文书档案管理工作具有整体性原则，文书档案管理工作并不是把每个部门的档案收集起来然后统一管理，其服务对象并不是哪个部门而是整个公司，其档案信息收集工作也并不是每个部门独立收集，而是在信息收集过程中需要每个部门的配合与相互合作，故文书档案工作是一个整体性很强的工作。

    （二）规范性原则。文书档案工作的信息量大，涉及到每一个员工的个人信息以及企业的一些发展信息，信息覆盖面广，信息细节性大，因此做好文书档案工作必须要建立规范性的工作制度和工作流程，只有管理工作的每一步按照既定的流程走才能使如此多的信息有条不紊地进行管理，如果文书档案工作的整个流程缺乏规范性原则不但会影响文书档案中信息的管理和维护，而且会影响影响企业的长期发展。

    （三）保密性原则。一个企业的档案库中包括整个企业中所有工作人员的个人信息，其中很多信息都是个人的隐私信息，因此在文书档案工作中一定要秉承保密性原则。参与到文书档案工作中的所有工作人员要对企业所有人员的档案信息负责，不能随意携带他人的档案出去，也不能随意翻阅、透露他人的档案信息，他人信息的泄露可能会给他人造成很多麻烦，是一种极其不尊重他人隐私权的行为。如果一个企业的文书档案工作连保密性这一基本原则都做无法做到，那在该企业工作的员工的信息安全性也肯定无法得到保障，该企业也无法取得长期稳定的发展。

    二、档案管理系统在文书档案工作中所存在的问题

    （一）档案管理工作与文书工作脱节。档案管理工作与文书工作既有着本质的区别，但是在工作中又有着一定的联系，良好的文书工作可以促进档案管理工作的进行，有条不紊的档案管理工作又可以方便文书工作的开展。但是现在在文书档案工作中运用档案管理系统所存在的一个最大的问题就是档案管理工作与文书工作相脱节。在很多企业的档案工作中，档案管理工作和文书工作都是分开进行的，导致信息流通受阻，工作效率不高。

    （二）企业文书档案管理基础普遍较低。文书档案工作实质是一份管理工作，需要专业的管理人员参与到工作中，但是在我国大多数企业中，文书档案工作中的工作人员都不是专业的管理人才，他们既缺乏专业的管理知识又缺乏一定的管理技巧，由此导致企业的档案管理工作处于无比混乱的工作现状中。

    三、档案管理系统在文书档案工作中的优势

    （一）提高了工作效率。在传统的文书档案工作，大部分的档案工作都是依靠人力独立完成，如档案信息的收集、档案信息的分类保管等，工作强度大而且所耗费的时间长，面对如此多的档案信息，档案工作的管理人员也很容易出现失误，影响后期的档案工作。在文书档案工作中运用档案管理系统可以大大减少工作人员的工作强度，而且管理系统具有强大的信息处理能力可以大大提高对信息计算的准确率。档案管理系统为文书档案的信息收集、信息处理、信息分类和信息保管工作提供了很大的便利，在传统的档案管理工作中，为了保证档案不受损害，必须对档案的保存条件进行严格的控制，而且档案运输工作需要大量的人力和物力，而现在可以利用网络信息化的力量借助于档案管理系统实现档案信息的“瞬时”搬运。

    （二）使信息得到共享。在传统的档案管理工作中，档案室与其他部门之间的信息流通得不够流畅，档案室往往在企业中成为了一个虚设的部门。在企业中，大部分的档案都是一直存放在档案室中，由于缺乏规范性的存放管理以及档案数量太多等因素，给想借阅或者查阅档案信息的工作人员造成了很大的困难。在文书档案工作中有效地运用档案管理系统可以使企业中所有的档案信息及时地得到共享，任何想借阅或者查阅档案信息的工作人员都可以借助该系统进行借阅或者查阅。

    四、档案管理系统在文书档案工作中的建议

    要想使档案管理系统在文书档案工作中发挥出最大的作用，首先要提高工作人员对于档案管理系统的应用意识，要给每位员工普及到档案管理系统的使用方法和使用条件，使每位员工认识到档案管理系统的巨大作用，继而使档案管理系统渗入到员工的日常工作中。其次，要加大档案建设数字化监督力度，对档案建设的每一环节都要加大监督力度，对档案建设工作中出现的任何不规范行为要及时给予处罚，建立健全档案建设工作的工作标准。

    五、结语

    综上所述，在文书档案工作中有效地运用档案管理系统对改善企业中档案管理问题具有重要的意义，其不但可以大大提高档案管理工作的工作效率，加大企业内部档案信息的流通度，而且可以提高企业在员工心中的好感度，有利于企业的长期发展[4]。在文书档案工作中顺利地运行档案管理工作不但需要档案管理人员的努力，而且需要企业各个部门的相互配合和合作，只有在两者的共同努力下，才能使档案管理系统发挥出最大的作用，进而使企业获得长久的生命力。

    参考文献

    [1]胡艳.提高企业档案管理工作水平的几点思考[J].黑龙江档案，2015（01）.

    [2]张秀芸.自动化管理系统在文书档案工作中的运用[J].黑龙江科技信息，2014（06）.

    作者简介

    王滢（1987年6月27日），女，天津，天津泰达海洋开发有限公司，邮编：300480，职员，档案管理员，学历：本科。