巧用时间管理，提升公立医院人力资源管理效能

    王刘

    [摘 要] 文章首先分析了公立医院人力资源管理工作的特点，进一步列出了公立医院人力资源管理工作人员时间管理现状；然后围绕提高人力资源管理效能的目标，从分清类型抓重点、有效控制外来干扰、合理安排工作计划等三方面提出了一系列时间管理技巧。

    [关键词] 公立医院 人力资源管理 时间管理

    中图分类号：R197.32 文献标志码：A

    公立医院是医疗卫生行业中比较特殊的类型，管理目标上强调公益性和非营利性。2019年1月，国务院办公厅印发《关于加强三级公立医院绩效考核工作的意见》（国办发〔2019〕4号）将持续发展作为公立医院绩效考核指标体系之一，持续发展指标主要通过人才队伍建设和科教研能力来体现[1]。因此，加强和完善公立医院管理，落实公益性，调动积极性，尤其是加强公立医院人力资源管理工作，提升管理效能，推动医院健康、稳定、可持续地发展。

    一、公立医院人力资源管理工作特点分析

    （一）综合性及繁杂性

    医院人力资源管理包含大量事务性工作。比如，工资核定、人员考勤、职称晋升、人才申报、数据统计、人员招聘、办理入职、离职等，每一项工作都与医务人员个人利益息息相关。各种工作性质及重点不同，准确性及时效性要求高，占据管理者大量的工作时间和精力。

    （二）规律性及突发性

    规律性：公立医院人力资源工作在每年固定的时间段内，基本都有相同的工作重点，此为例行工作，工作内容集中，有明确的截止时间。比如，人员考勤、工资变动、离职办理等每月常规工作，工作流程及方法相对固定。而像高级职称申报、资格考试报名、年度考核、年报等工作任务量较大，且规定完成时间较短，会造成在每年特定时间内工作强度特别大。突发性：医院人力资源工作还包括大量计划外的非例行工作，比如，咨询电话、上级临时布置的任务、计划外工作变动、来人来访、临时为其他部门提供协作等。随着行业竞争与革新速度越来越快，大型公立医院的工作量及难度与日俱增。

    （三）外部干扰多、时间碎片化

    树欲静而风不止，这是工作过程中必须要面对的现实，各种各样的干扰会让工作效率大打折扣。及时通信工具如微信、手机、邮件、QQ等各种渠道传递的信息流，从各个方向向我们汇聚。这些信息流时间上同步性很强，往往一个时间点同时流向我们，同一时间段要处理多项任务成为常态。

    二、公立医院人力资源管理人员时间管理现状

    时间管理强调对时间的分配和利用，在顺利完成重要工作的同时及时处理突发事件或紧急变化[2]。时间管理的重点是对待时间的态度和方式。

    （一）任务繁杂疲于应付

    人力资源管理部门是公立医院整体工作的中心枢纽，每日要处理的工作类型各异、重点不同，独立性较强，其中很大比例是事务性工作且时間期限明确。管理人员处理工作时，很容易压力过大，导致身心俱疲，造成办事没有头绪，工作效率低下。

    （二）突发工作分散精力

    处理工作过程中，常规的工作总是被突发性工作打断，从而分散工作人员的注意力，以致疲于应付突发工作，而缺乏精力和时间处理更重要的任务，计划内工作常常只能靠加班完成。长此以往，工作完成质量、个人业务能力和工作积极性都会受损。

    （三）通信工具使用的尴尬

    在实际工作中，上级布置任务、部门及同事间工作沟通等通常都是通过QQ、微信、OA系统等即时通信工具实现。此类工作已成为医院人力资源日常工作的重要内容。反之，工作中如果因通信工具而不断被干扰，反复出现工作—中断—再工作的状态，会导致工作人员心理疲劳，焦虑增加，大大降低工作效率。

    三、掌握时间管理技巧，提高人力资源管理效能

    （一）分清类型，抓住重点，高效有序开展工作

    1.分清工作类型

    如果是常规的事务性工作，那只需简单分析一下，结合最新信息按既定程序完成即可。如果工作内容是关于开展新项目或解决难题的，则必须围绕项目背景及可行性，问题存在原因及措施等制定最有效的方案。在开始每项具体工作前，进行全面、系统的准备工作必不可少。确定工作目标、步骤、方法，广泛收集相关数据，协调好本部门及相关的部门人员。前期准备充分，往往能避免返工，保证后期顺利推进。

    2.善用信息系统

    公立医院人力资源管理工作要有突破，必须让管理者从繁杂的事务性工作中解脱出来，这样才有更多的时间去思考并解决更高层次的问题。随着信息技术的发展，医院可以通过信息管理系统来处理事务，例如，可将一些流程审批、人员考勤、项目申报等常规性工作放到线上，可以省掉很多事务性的工作量。因为创新性、项目性、问题性等难度较大工作更接近组织目标，是管理者更应该花精力去开展的。

    （二）有效控制外来干扰对工作的影响

    1.减少信息来源

    各种及时通信工具时间同步性强，可以试着在特定时间内关闭一些信息流，减少同时间需要处理多任务，或者任务被打断。弗朗西斯科·西里洛曾提出番茄工作法[3]：一个待完成的任务即一个番茄，假设一个番茄钟为25分钟，在这段时间内专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事。实际工作中这个方法很难严格执行，但借此思路，可以减少同步性信息。比如，不要一收到邮件、微信等就立马查看回复。如果手头正处理一项工作，完全可以先关闭掉一些信息来源，工作完成或者间歇的时候再去查看。

    2.拒绝拖延，用好碎片时间

    克服惰性，接受任务后第一时间处理完毕，拖拉会导致未完成工作越积越多；尽早、主动与工作相关部门与人员沟通，给协调方留足时间，争取最优配合；常规工作有流程，突发工有预案。避免因还原同类工作而浪费时间。文档及时分类归档，减少临时需要而寻找的时间；内容相似的工作归类合并，不同类型的工作交替进行。比如，长时间伏案工作后，可以穿插整理文档等轻松的工作，既利用了碎片化时间，又提高了工作效率。

    （三）合理安排工作计划

    1.识别关键任务及轻重缓急

    当手头同时有多项任务时，重点就是重要性及紧迫性识别。管理学家科维提出了时间管理的“四象限法则[4]，把工作按照重要、紧急两个不同程度进行划分，可以分为四个“象限”：紧急—重要、重要—不紧急、紧急—不重要、不紧急—不重要。识别紧急程度最重要的一点是明确任务的目标，要站在高层的角度思考。比如，领导给了你这项任务目的是什么，甚至更高一层思考，这项工作会给医院带来什么效益？在什么时间段完成会对整个医院最有益？经过思考来辨别紧急程度。

    2.制订周全详细的工作计划

    將本科室每年必须完成的与最可能开展的工作一一列出，按照从年到日的周期逐步细化、合理安排，保证自己随时清楚当前最主要的任务。每年的一部分工作都会呈现规律性、周期性变化，通过详细流程来规范工作，可以节省大量时间。在梳理全年工作时，对每年开展时间确定、完成期限短且工作量大的工作，可提前着手一些前期工作，避免集中突击。人力资源部门突发性工作较多，计划中要预留弹性时间，突发性工作分类并有应对预案。

    四、结语

    时间管理的本质在于把尽量多的时间用在正确的事情上，用在最值得做、最应该做的事情上。优秀的医院人力资源管理者，心中应该不只有事务性工作这一座山，更应该将医院愿景与目标结合到工作中，运用PDCA持续改进工作流程及方法，不断思考，发现问题，解决问题，从而形成一条绵延不断的山脉。设立目标，付诸行动，不断攀登，从而达到组织目标和自我实现的双赢。

    参考文献：

    [1]国务院办公厅.国务院办公厅关于加强三级公立医院绩效考核工作的意见国办发〔2019〕4号[R/OL].（2019-01-06）[2020-04-06].http：//www.gov.cn/zhengce/content/2019-01/30/content_5362266.htm.

    [2]吉姆·兰德尔.时间管理：充分利用你的24小时[M].上海：上海交通大学出版社，2012.

    [3]Staffan Noteberg.番茄工作法图解[M].北京：人民邮电出版社，2011.

    [4]史蒂芬·柯维，等.要事第一[M].北京：中国青年出版社，2013.