新时期档案馆的安全风险与防控

    管先海 李兴利

    李兴利（河南省焦作市档案局、馆）：安全是档案工作的底线。2019年1月30日国家档案局针对个别地方发生的档案安全事故，印发《关于深入开展档案安全检查的紧急通知》，要求各地档案部门深入开展节前档案安全检查，切实采取有效措施防控风险。本期沙龙，请各位同行结合实际谈谈我国档案馆，特别是市、县两级基层档案馆，主要存在哪些安全风险，以及如何采取有效措施预防和控制风险。

    丁晓琴（河南省洛阳市档案局、馆）：档案安全涉及档案工作的很多方面，我认为做好档案安全工作需要从以下方面入手：一是严格按照《档案馆建筑设计规范》设计档案库房，库房选址、档案柜布局和门窗设计满足有关要求；二是使用档案装具、纸张、照明灯具、窗帘等都要符合档案安全的需要；三是档案库房、办公用房、阅览用房、整理用房用电设备应经常检查，防止线路老化，避免一切不安全因素；四是安装库房温湿度监控系统，保证库房恒温恒湿，并经常检查，避免发生漏水、漏电事故；五是安装消防系统，保障档案安全，并经常检查，及时更换相关设备，及时更换气体、灭火器中的填充物；六是安装檔案安全防范系统，包括智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等；七是成立档案安全领导小组，定期巡查，建立台账；八是档案馆在发布档案信息时，应认真审查，该公布的公布，不该公布的不能公布，同时在档案数字化过程中加强防火墙等防病毒技术，避免信息化数据库被外人侵入。

    程媛媛（河南省焦作市档案局、馆）：我们通常涉及的档案安全往往都是通过“人防、物防、技防”加以预防。但随着信息时代的发展，档案数字化工作的推进，在基层时常会出现“档案实体保存完好，信息却无法读取，导致档案凭证作用丧失”的“死档”情况。比如个别单位保存的“软盘”，一些需要特殊播放设备的录音带和录像带，一些照片档案缺乏基本的文字说明等。希望能够引起高度重视，否则一些珍贵的档案可能就真的会成为“死档”了。

    何思源（中国人民大学信息资源管理学院）：就基层档案馆而言，我有两点想法：一是意识问题。前几日看到一篇探讨电子档案异地异质备份的论文。这篇文章提到，当年汶川地震之后，各地档案部门对于电子档案异地异质备份高度重视，但随着时间推移，有些部门就渐渐有所懈怠。虽说档案安全事故发生的概率较小，但一旦发生，后果不堪设想。因此，我们是否可以专门整理一个有关档案安全的案例库/案例集（包括正面案例和反面案例），既可以起到传播、交流、分享、沟通的作用，也可以让档案工作者深刻意识到发生档案安全事故的严重后果，以此作为提高安全意识的手段之一。二是数字档案的安全问题。以数字形式生成的档案应当以数字方式进行管理，涉及法律法规、制度标准、技术、系统、人才等多种要素。与传统载体档案相比，其面临的安全风险更多、更复杂。基层档案馆人、财、物及技术水平较为有限，尤其需要注意防范数字档案面临的新风险，保障数字档案的真实、完整、可靠、可用。

    吴雁平（河南省开封市档案局、馆）：档案安全风险的防范，知道什么是风险，解决的只是防什么的问题，更重要、更紧迫、更棘手的是要解决怎么防、谁来防的问题。怎么防？现实中有哪些设备空置？有多少器材短缺？又有多少档案风险问题经年上报得不到解决，甚至没有回复？不能让这些明摆的、潜在的风险变成书面上无关痛痒的文字和数字。只有档案从业人员人人皆怀有敬畏之心，视档案风险随时可能发生，才能使那些既有的防范设备、完备的防范预案、具体的防范措施得到落实。谁来防？档案安全是层层负责，人人有责。可是如果心里没有“舍我其谁”的最后一关意识，每个人都想着上有领导、下有部属、左右还有同事，那么档案安全风险防范可能就防线尽失，后果将不堪设想。只有每个档案从业者都树立起 “我是最后一关”意识，将看到的安全风险阻止于眼前，才能够保障档案的长治久安。

    郭东升（山东省临清市档案局、馆）：我赞成吴雁平说的每个档案从业者都要树立起 “我是最后一关”意识，但这还不够。意识要落地，需要物质匹配，须强化实践。具体一点，就是用安全制度制约人，强化对安全制度落实的监督。强化对档案安全工作实际操作各个环节的监管。我以为，县（市）各档案馆，必须明确一人负责内外监督的全部责任。对全馆所有人，每个人的安全工作监管。在安全软、硬环境上，主要监管局、馆长。在业务操作环节上，主要监管具体业务人员。这都属于内部监督。监管重点，除“八防”措施，还应特别注意对馆藏档案鉴定销毁的监督。对外监督，应包括对服务对象的监督。

    梁艳丽（河南省新乡市档案局、馆）：在档案馆安全问题上，有两点要特别注意。一是主体责任问题。档案馆长不仅是业务工作的第一责任人，更是档案安全的第一责任人。在档案馆日常工作中，档案安全漏洞信息的搜集、判断、应对举措的提出，可能都由工作人员乃至副馆长完成，但如何应对却是档案馆长决策的。档案馆长不掌握档案安全情况是失职，不尽力解决档案安全问题是渎职。二是档案接待利用中的安全问题。档案法律法规既规定了公民有查阅利用档案的权利，也规定了档案利用中的违法行为应负的法律责任。在查阅档案前，要通过口头告知、书面阅读、签字等形式让利用者知晓有关法律法规条文，依法依规利用档案。

    余厚洪（浙江丽水学院）：从国家安全的综合层面去认识和理解档案安全问题，主要涉及三方面思维：一是用政治安全思维严守档案安全红线，切实增强维护国家政治安全的行动自觉；二是用信息安全思维筑牢档案安全底线，要从网络、终端、应用、数据、用户等各个层面采取安全防护措施，尤为关键的是做好档案安全技术的发展与更新；三是用文化思维做强档案安全防线，自觉地将档案置于历史文化传承和保护的大背景中去开发和利用。在具体举措上：一要牢固树立以总体国家安全观为引领的档案安全观，以高度责任感和使命感做好档案安全工作；二要全面实施以档案全过程管理为依托的安全化管理，在档案的收集、整理、保管、利用以及迁移等管理过程中，化解或消除可能存在的风险和隐患，确保档案没有危险、不受威胁、不出事故；三要切实做好以档案潜在风险防范为目标的动态性评估，对系统中的风险要素进行识别时对其状态变化的相关因素、趋势、后果等进行定性或定量分析，得出系统在不同时刻或状态下出现风险的可能性以及严重程度，从而采取风险控制措施来确保档案安全。

    卜鉴民（江苏省苏州市档案馆）：档案工作可以不出彩，但千万不能出事，安全工作是1，后面有多少个0，只要前面的1倒了后面再多的0也是白干。安全工作，重中之重就是人，人重视了，意识强了，去检查了，去关注了，再有隐患、再有突发都能在可控范围内，这叫防患于未然。安全工作必须脚踏实地去做，提高每一个人的安全意识，同时用行动去践行。每个人都重视、关心安全，就不怕出事。

    南燚（河南省安阳市社会福利院）：安全风险防控工作重点是人。每个单位都有详细完善的规章制度和措施，但是重点在落实。制度再健全，措施再得力，没有人去认真执行严格落实，都是无用功。只有强化全体干部职工安全防范意识，强化规章制度落实。从单位领导到每一个职工都能重视安全防范工作，认真履行规章制度，严抓风险防范，做到不放过一个安全隐患，不漏掉一个危险源头，不留下一个死角盲区，做好检查记录，并对可能存在的安全隐患制定措施及时整改，只有这样，才能齐抓共管做好安全风险防控。

    常冠林（安徽省亳州市邮政公司）：近年来，不少档案馆开展了业务外包，在做好业务外包管理的同时，更要关注业务外包存在的安全问题，主要有两个方面：一是容易造成档案原件损毁和丢失；二是容易造成档案信息内容泄露。各级档案馆必须高度重视档案业务外包存在的安全隐患，并认真做好安全管理。一是落实档案安全主体责任，严格履行档案安全第一责任人的职责，加强对档案业务外包工作的领导和管理，及时消除档案业务外包中的各类安全和质量隐患；二是严格鉴定，限定外包档案范围，严格遵守“涉密档案不外包、外包档案不涉密”的原则，对外包档案进行严格的鉴定挑选；三是明晰权责，把握好合同细节，与外包公司签订书面委托合同，明确委托和服务的内容、期限、数量、质量、价格、保密等要求以及双方的权利义务、违约责任等内容，保障档案业务外包安全、规范、有序；四是加强管控，强化档案业务外包全程监管，同时加强对档案业务外包服务项目验收评估工作，发现存有档案安全隐患或者外包服务质量不符合国家和行业标准的，一律不予验收通过，严格督促限期整改；五是加強检查，依法履行监督指导职责，对档案业务外包和外包服务的监督检查应当严格标准、严格要求，及时发现和研究解决问题，及时消除安全隐患。

    黄琥（中原油田分公司档案管理中心）：以中原油田为例，对抓好档案安全谈三点看法。一是把档案值班纳入企业总值班体系。针对石油企业点多、面广、查档需求不定时的特点，中原油田档案部门在不同辖区设置服务网点22个。每月底各网点都要向档案管理中心上报值班计划表，排出节假日值班人员。在值班期间，值班人员要根据“八防”要求对办公区域和库房进行认真检查，填写库房巡查记录，并通过网点座机向中心值班室汇报巡查情况。二是争取资金支持实现智能化监控。档案部门通过逐年申请资金，已对库藏测绘成果档案、地质资料档案等部分重点服务网点加装了摄像头、视频监控系统、全自动灭火系统等设施设备，在一定程度上缓解了档案人员少、巡查难以做到全面彻底等问题，通过高科技的介入真正实现了全天候、无死角监控档案安全。三是严守保密规定确保档案信息万无一失。档案部门每年开展两次计算机保密清查，查找办公电脑内是否存有涉密文件；对涉密电脑则由保密员亲自检查，确保涉密信息与外网物理隔离，存储、处理、传递确保百分百安全。进入档案管理数据库系统采取权限审批制，专兼职档案员、相关技术人员等均要采取单位出具证明、备案档案部门、定期上报岗位调整情况等措施，确保档案信息为专属人员服务，保障企业商业秘密不泄露。档案部门还专设信息管理员，负责网站与数据库系统运行维护，实时监控后台数据信息免受黑客和各类病毒危害。对所有电子信息实行一式三套光盘刻录制，每四年实行一次光磁介质清查、转存，在电脑、系统出故障或遭遇天灾人祸时，档案资源总有办法“留一手”。

    （摘自《档案界》论坛）