“三二一”编号管理法在档案工作中的应用

    马梁

    摘 要：实际工作中，同一管理对象由于不同部门参与管理而产生不同的编号，给管理对象本身和档案管理及档案查阅利用造成不便。文章建议各个业务部门对管理对象统一采用“三二一”编号管理法，以利于管理。

    关键词：档案编号；编号管理；科技档案；人事档案

    1 同一管理对象多部门管理编号的现状

    实际工作中，由于同一管理对象的不同载体分属不同的管理部门，如一台设备，设备实体的使用归基层区队或生产车间、实验室等生产或教学科研部门，设备的管理维护归机电科或设备科等设备管理部门，该设备形成的固定资产归财务部门管理，设备档案又归资料室或档案室等档案部门管理。各个部门由于管理需要会对其管理对象进行编号，由于缺少必要的协调和沟通，各部门之间也没有统一的编号标准和规范，形成了各部门编号不统一的现状，同一管理对象的编号五花八门，很不统一，给管理对象的各项管理工作带来很多不便。

    2 传统编号管理模式存在的问题

    传统编号管理模式下，对于同一管理对象（如建筑物、设备等固定资产），单位基建（房产）管理部门和设备管理（实验室或生产车间）部门分别采用房产编号和设备编号，财务部门采用固定资产编号，档案部门采用档案分类编号，三个部门分别采用三种（有些单位基建部门和房产部门为一个部门，设备管理和设备使用为一个部门）不同的编号标识本单位的同一管理对象，同一座建筑物、同一台设备分别使用三个不同编号。这种情况下，当各个业务部门与其他相关部门有工作交接或业务联系时，往往会因管理对象在各部门的编号不同而影响工作的快速开展，给业务技术管理和科技档案管理和利用带来诸多不便。

    人事档案管理中也同样存在这样的问题。人事管理部门对员工有一套按本部门业务习惯的编号（即员工管理号），如每个工人都有一个“工号”，档案归综合档案室管理后，档案部门又要按相关要求编制一套档号（包括档案分类号和案卷号），两者往往也不统一，遇到工资调整、职称聘任等业务活动，产生大量需归档人事档案材料时，人事管理部门按自己部门编制的员工管理号产生的归档材料，档案部门还要再转换成相对应的档号才能一一对号归档，很是麻烦；同样，人事部门查档时也不能根据员工管理号直接查到所需档案，还要建立员工管理号与档号的关联才能顺利查找到档案，这样凭空多出很多不必要的工作内容，造成大量重复性工作，严重影响工作效率。

    3 “三二一”编号管理法的内涵

    针对以上问题，笔者认为可以对管理对象采用“三二一”编号管理法来达到统一编号、统一管理的目的。“三二一”编号管理主要是指科技档案（基建档案、设备档案等）的“三号统一”和人事档案的“二号统一”编号管理。科技档案的“三号统一”指科技（业务）管理、固定资产（财务）管理和档案编号（档案）管理的统一，人事档案的“二号统一”指的是人事部门员工编号（业务）管理和人事档案编号（档案）管理的统一。

    4 “三二一”编号管理法的应用

    实际工作中可以通过协调档案部门、业务部门、财务部门这三个部门的编号管理，实现档案编号、业务编号、固定资产编号的统一。即实现设备档案分类编号与设备编号和设备固定资产编号的统一，基建档案分类编号也同时与房产编号、房屋固定资产编号统一，即设备和基建管理、固定资产管理与档案管理的“三号统一”，使三类部门对同一管理对象有了统一编号，也就有了“共同语言”，能够推进业务技术管理、财务管理和档案管理标准化工作，也便于档案信息资源的数据共享。

    同样人事管理部门和档案管理部门也要搞好协调合作，商定统一的编号标准对每一个员工进行统一的编号，做到員工管理号与人事档案号的“二号统一”，人事管理业务工作中产生的归档材料能够按统一的编号进行归档，人事档案的查阅利用也可以直接按员工管理号来查询，实现人事管理部门和人事档案管理部门的互联互通，就不会再产生过多不必要的麻烦了。

    5 “三二一”编号管理法的优势

    “三二一”编号管理法极大地便利了技术及业务管理工作，采用“三二一”编号管理法之后，单位内部的科技管理、固定资产管理、科技档案管理和人事管理、人事档案管理都有了各自的“共同语言”，便利了相关部门的工作，尤其在实现计算机网络化管理之后，其优越性会更加全面体现出来。例如，某一台设备需要大修，设备管理部门只要将该设备编号（即设备部门档案分类号）和大修资金数额输入计算机，就实现了与计划、财务等部门的数据沟通，完成该项资金的审核与使用过程，而大修后产生的设备件资料也能很方便地归档到档案部门，简化了工作流程，节约了工作时间，提高了工作效率。

    （作者单位：河南大学教务处 来稿日期：2019-02-19）