高层次人才流动背景下高校人事档案管理中的常见问题及对策
吕鹏娟
摘 要：在人才竞争愈加激烈的形势下，高校高层次人才的流动日益频繁。人才的流动也意味着人事档案的流动，在人事管理实践中，人档分离、档案材料审核不严、信息程度不够、业绩材料收集不足、对外籍人才档案材料收集意识不强等都是常见的问题。这些问题的解决一方面依赖于人才流动大环境的改善，另一方面也需要高校在严格档案审核、加强信息化建设、丰富材料收集等方面下功夫。
关键词：高层次人才；人事档案；档案管理
随着高等教育规模的不断扩大，以及对人才战略地位认识的深化，高校对高层次人才的需求更加紧迫。本就稀缺的高层次人才成为众多高校争抢的对象，高层次人才的流动也愈加频繁。根据“档随人走”的管理原则，人才的流动往往也意味着人事档案的流动。本文结合高校人事管理工作实际，对高校高层次人才人事档案管理中常见的问题进行归纳，并提出相应的对策。
1 引进高层次人才人事档案管理中常见问题
1.1 人档分离。“档随人走”“人档合一”是人事档案管理的基本原则，但是高校之间对高层次人才日益白热化的竞争，引发的人才无序流动，也常常导致“人档分离”现象的发生。“人档分离”又可分为“有档无人”和“有人无档”两种情况，前者主要出现在流失人才的原单位，因为舍不得“放飞”人才又无计可施，采取扣留档案这样的下策；后者主要出现在引进人才的现单位，因为用人需求急迫，便置人事档案于不顾。还有一些“海归”人才因多年在海外求学工作，回国后找不到原檔案。“人档分离”造成了人事管理与档案管理的脱节，对正常的人事档案管理秩序是一种严重的干扰。
1.2 档案材料审核不严。近年来，根据中央组织部有关规定，干部人事档案专项审核工作已经在全国范围内开展。但是对于高层次人才密集的高校来说，干部人事档案专项审核工作通常只针对担任有领导职务的人员，大量没有担任领导干部职务的高层次人才的人事档案往往在审核名单之外，许多档案材料缺失、信息有误等问题没有引起足够重视。事实上，从高校人事档案管理工作实际来看，由于高层次人才一般学历层次高，学习经历漫长，学习形式多样，且大多存在转变学习院校、转换工作单位的经历，其档案材料的收集也往往历经多个学校、单位的转手，诸如学历材料不齐、入党材料不完备、历年工资考核材料不全、信息记载不一致等问题并不少见。
1.3 信息化程度不够。高层次人才的档案归档材料多，信息量大，借阅频率高，传统的纸质档案还是依靠人工装订、整理、查找、翻看，查阅档案往往耗时费力，档案信息的利用也不尽如人意。近年来，各高校对人事档案信息化建设的必要性的认识已经逐步深化，随着各种档案管理系统或软件的应用，档案信息的程度也在不断加深。然而，在实际工作中，由于受到经费投入不足、信息技术发展水平不够、管理人员专业化程度不高等方面因素的限制，人事档案信息化的建设还有待持续深入的加强。
1.4 业绩材料收集不足。作为高级专业技术人员，高校高层次人才在承担大量的教学工作外，往往还承担有相当的科研工作任务，经常参与国内国外的重要学术活动。其工作范围和工作性质已非传统的干部身份可以涵括。除了教育背景、职称职务、党团活动外，实际教学、科研工作中产生的教学评价、同行评议、重要著述、论文、项目、专利等大量业绩材料都是人才评价的重要依据。然而，传统的人事档案一般不把业绩材料作为单独的归档对象，即便是归档的职称评聘表格和年度考核表格中有列述，但是仍然很难通过档案信息来了解人才业绩全貌。
1.5 对外籍人才档案材料收集意识不强。随着“千人计划”“百人计划”等海外高层次人才引进计划的实施，到各高校任职的外籍人才的数量越来越多，但从当前高校人事管理工作实际来看，对外籍人才的人事管理基本上只停留在聘用合同签订、工资发放的层面，对其个人基本信息、学习工作履历、业绩考核等材料的收集还未有重视。可以想见，随着在华外籍人才人数的增加，工作年限的增长，其产生的相关材料在类别和数量上可能和本国人才不相上下。从人事档案管理的角度来看，对在华外籍人才进行人事相关材料的收集归档工作必须引起相当重视。
2 应对策略
2.1 推动人才有序畅通流动。推动人才有序畅通流动是解决“人档分离”现象的关键，而推动人才有序畅通流动的根本则在于建立现代化的高校人事管理制度。
人事管理制度的“现代化”首先体现在人才理念的现代化。市场经济的发展以及用人观念的转变，“使得过去以单位来确定人们身份慢慢转向对其社会价值的认可，人的身份由单位人转向社会人”。[1]同样也是“社会人”的高层次人才，在人才市场上是具有充分的自主选择权利的个体，是具有多重价值实现需要的个体。从一定程度上说，人才的流动是社会活力的一种体现。因此，“面对人才流动，不必大惊小怪、草木皆兵，也不应用道德去绑架人才、用制度去限制人才，应该保持更加包容的心态，打通人才流动的渠道，创新人才流动机制”。[2]
人事管理制度的“现代化”还体现在用人方式的现代化。从根本上说，用人单位与人才的关系应该是友好协商的基础上形成的一种契约关系。根据《事业单位人事管理条例》的规定，事业单位应当与工作人员订立聘用合同。聘用合同是事业单位进行人事管理最重要的依据，用人单位对人才的所有约束，如聘用期限，聘期工作任务，解除聘用合同的条件，都应该体现在聘用合同的订立上，而不是简单粗暴地拿档案作为威胁，通过“扣档”方式来阻碍人才的流动。此外，在不侵害原单位知识产权和合法权益的前提下，通过项目聘用、联合攻关、人才租赁等柔性引才的方式，在人才资源竞争日趋白热化的今天，也不失为一种良策。
2.2 严格审核高层次人才人事档案。近年来，高校高层次人才到岗不足、多处走穴的现象屡禁不止，学术不端、师德败坏等新闻屡见报端，背后所映射的各种管理不规范、不严格、不完善的问题，都为高层次人才的人事管理，包括人事档案的审核工作敲响了警钟。
应当充分认识到高层次人才人事档案审核的重要性和紧迫性，并建立相应的审核制度。不仅是对新引进的高层次人才档案进行严格审核，对现有的高层次人才档案也应当参照干部人事档案专项审核的工作要求，全方位核准核实其教育背景、工作经历、任职资格、奖励或处分、政治方向和政治立场等，并在日常管理中，进一步加强对高层次人才有关档案材料的收集、整理与归档工作。对审核过程中发现的档案材料缺失、不真实、不一致、不规范等问题及时处理，确保档案材料的真实、完备，从而为高层次人才的评价、考核与管理提供可靠依据。
2.3 加强人事档案的信息化建设。首先，从技术层面来讲，在数字化建档的初始阶段，即对传统纸质档案以扫描、拍照等形式进行数字化转化和整理，最终形成人事档案信息库的过程，就要注重技术标准（如光学分辨率、文档格式等）内在的统一、规范，同时还要保持与其他数据标准的兼容与开放。在后续维护阶段，也要注重对初始档案信息的核查与完善，对日常新增档案进行及时补充，防止出现由于技术方面原因所引起的安全问题，严密保障避免信息泄露或丢失。
其次，从管理层面来看，大数据信息平台的建设由于牵涉部门众多，管理归口复杂，其中涉及的管理权限分配、信息开放程度、信息安全保护等问题都不是单一部门或个人可以解决的，因此，在实际工作中，有必要組建专门的工作组，建立协同办公的工作机制，统筹解决信息化建设中遇到的各种问题。
2.4 注重收集业绩材料。随着高校人事制度改革的深入推进，人事管理由传统的身份管理转向岗位管理，由行政关系转向聘用关系，人事档案材料的收集也应当与人事制度改革相适应，“不能仅仅局限于对个人简历的记录，还要注重充实考核、奖惩、学历、职称聘任、工作实绩、创造发明等方面的内容，全面反映每个教职员工承担岗位、工作类别、等级情况，反映对应岗位的基本条件、履行职责情况及绩效考核情况，任职过程中的工作创新发展等方面的情况，反映科研成果、获得业绩的情况”，[3]以便人事档案更加全面直观地反映个人工作履行情况的全貌，为人才评价提供可靠的依据。
具体来说，在传统的干部人事档案归档范围外，高校高层次人才人事档案还应该将以下几类材料列为归档范围：（1）围绕教学活动产生的学生评教、教学研究成果、奖惩材料；（2）围绕科学研究活动产生的重要著作、论文、奖励、项目承担、发明专利及参加国际国内重要学术活动等材料；（3）在职称职务评定、项目评审、成果评奖过程中产生的专家评价、同行评议等材料。
由于高层次人才相对业绩丰硕，若按照上述要求归档，大量的纸质档案材料将对人事档案管理工作增加较大的压力，因此，在现阶段实际工作中，也可以选择将业绩材料以数字化形式存储，待人事档案信息平台建成后与其他档案材料合并一体。
2.5 适当展开外籍高层次人才档案新建工作。对于签订长期聘用合同的外籍高层次人才，应当适当进行档案新建工作，将外国人工作许可证、学历学位复印件、各类人才计划申报材料、聘用合同、聘期考核材料、聘期业绩材料、入职体检表等材料作为归档对象，纳入人事档案管理范围，以便高效、有序地利用档案材料服务学校各项工作。
*基金项目：该论文为河南省教育厅2019年度人文社会科学一般项目《社交网络在高校人才招聘中的应用研究》（项目编号：2019-ZZJH-190）成果。
参考文献：
[1]刘园园.论高层次人才流动中人事档案管理[J].湘潮，2015（9）.
[2]陈健.让人才有序畅通流动[N].人民日报，2017-09-13.
[3]鲍春艳.从人事制度改革看高校人事档案管理[J].黑龙江档案，2009（4）.
（作者单位：郑州大学 来稿日期：2019-01-15）
