国家重点建设项目档案管理
郭利娟
[摘 要] 在重点建设项目的开展与落实过程中，存在着利用价值极高且数量巨大，并将随着项目推进而不断扩张的重要档案。这些档案在包括了文件、图像、音视频等多种类型，不仅对于建设项目的验收、审计、使用与维护以及检查追责等工作具有重要参考价值，从某种程度上将更对国家与社会的发展有着重要意义，加强对国家重点建设项目的档案管理重要性可见一斑。文章阐述了目前国家重点建设项目中档案管理存在的问题，并在此基础上分析了确保国家重点建设项目档案管理水平提升的有效措施。
[关键词] 国家重点建设项目；档案管理；问题；措施
中图分类号：G271 文献标识码：A
国家重点建设项目档案包含了从立项到设计到施工再到验收等所有环节的原始记录，是用于评价项目建设质量的重要依据，是项目投入使用、进行改造、维护管理的重要凭证，同时可作为建设问题追责及处罚的重要标准，加强对这些项目档案的管理至关重要。在现代国家重点建设项目中，普遍具有投资更大、施工周期更长、涉及单位更多的特点，在新技术广泛运用于建设项目的情况下，档案的管理难度更大、工作更为复杂，对档案管理的有效运行带来了更大的难题，加强对国家重点建设项目档案管理有效方式的探索至关重要。
一、国家重点建设项目档案的不同之处
（一）档案的数量更加庞大
投资大、规模大、周期长、工种多是国家重点建设项目的主要特征，这也意味着在整个项目完成的阶段会产生各种类型的数量庞大的档案资料。在建设项目正式施工前，就会产生很多有管理价值的档案资料，如前期调查研究、前期设计等，都会在一定程度上造成档案数量的增加。在项目的施工过程中，会随着项目的进展而产生更多的施工管理资料、设备运行资料等多种类型的资料。信息技术的广泛运用，还会导致档案格式类型的增加。在建设项目竣工之后，同样会随着验收工作的开展产生竣工档案，包含了自项目启动到项目验收全过程的档案资料[1]。
（二）在收集整理上的难度更大
国家重点建设项目因为所涉及的工种较多，所以需要多种对应的单位参与建设与施工，参加单位的增加，会为档案资料的收集与整理等一系列档案管理工作带来更大的挑战。档案管理人员往往需要跟随整个建设项目直至施工尾期，需要随时了解施工进度，并随时对项目推进所产生的资料档案进行收集和整理，只有这样才能保障建设项目档案收集的完整性，才能保障整个档案管理工作的有效性，其工作难度与工作量之大可见一斑。
（三）档案内容的专业度更高
国家重点建设项目对国家和社会的发展具有重要推动作用，建设项目中所涉及和包含的学科领域非常广泛，涉及的专业知识也更丰富。因此，国家重点建设项目档案具有更强的专业度特征。这就意味着对参与国家重点建设项目档案管理人员的各方面专业知识都有着更高的要求，必须在具备专业知识的基础上掌握并能够熟练运用于档案管理过程中，只有这样才能确保国家重点建设项目档案管理工作的有效性与准确性。可见，国家重点建设项目档案管理工作具有专业性强，对管理人员专业要求高的特点[2]。
二、现阶段国家重点建设项目档案管理存在的问题
（一）项目文件质量得不到保障
国家重点建设项目具有参建单位众多、人员流动率大的特点，在很多项目的施工中都具有质量无法保证等问题。施工文件作为反映项目建设历史情况、项目施工质量的重要文件，是项目正常开展及维护的重要参考，是项目档案中的重要组成部分。近年来，施工文件的重要性得到了普遍重视，很多建设项目中也具备针对施工文件的管理制度，如合同管理、保证金管理制度等，对于加强施工文件管理具有重要作用。但不可否认的是，因为人员流动性大，在施工文件交接管理工作中有很多不到位的地方，不同的人对档案管理的重要性认识也不同，这也导致了施工文件管理的完整性存在一定问题。此外，受专业性等多方面因素的影响，一些施工文件具有内容混乱、规范性不足等问题，也为施工文件的管理与利用等工作带来了一定影响。在归档过程中，还存在着每一按照要求进行蓝图归档，导致破旧、内容不完整问题的出现[3]。
（二）档案管理人员专业性不足
档案管理人员是档案管理工作有序进行的基础与根本，但目前的大部分国家重点建设项目的档案管理人员在档案管理工作上，普遍采用的还是传统的纸质管理模式，没有现代信息技术相关的知识，更没有能够利用信息技术对档案进行高效管理的能力。虽然近年来针对国家重点建设项目配置了专业性更高的档案管理人员，但他们的专业性更多体现于项目资料及档案的收集、整理与管理等方面，对项目工程施工中涉及的多种工程建设知识、技术知识等方面的专业性就稍显薄弱了，导致在很多项目实施过程中无法准确确定档案的实用性及管理价值，可能会导致很多重要档案资料的缺失，让档案管理工作的开展陷入困境[4]。
三、国家重点建设项目档案管理改善的措施
（一）建立有效机制保障施工文件质量
施工文件作为的建设项目档案管理的重要内容，做好对施工文件质量的把控，是奠定良好档案管理质量的重要前提和基础。因此，要改善国家重点建设项目档案管理效果，首先需要解决根源问题，即采取有效措施确保施工文件的质量。首先，需要做好岗前培训，既要包括档案管理人员岗前培训，也要包括施工人员的岗前培训，保障档案管理人员管理效果，同时也确保所有施工人员具备档案收集的意识，确保人员流动对文件的完整性影响最小化。要提高岗前培训的效果，需要将它作为施工单位及监理单位相关人员上岗的第一要务，并在人员档案中做好是否参与培训及培训是否合格的记录。还可以通过开展一对一的管理培训，将实际施工过程中的档案管理问题与实际业务相结合，进一步保障档案的收集、整理与管理效果。其次，应将档案的收集度、完整度、管理效果与相关人员的工作考核联系在一起，督促相关人员的档案收集与管理工作的有效开展。最后，应在招标合同中补充档案管理的相关内容，同时在与施工单位的合同签订与监理单位的合同签订中，都应明确施工文件与重要档案的收集與管理要求，将文件与档案的管理质量作为对施工单位及监理单位工作质量的考核标准之一，进一步保障国家重点建设项目施工文件及档案管理的质量[5]。
（二）明确管理标准
档案的整理是提高项目档案管理质量的重要基础工作，也是保障使用效率的关键，因此在档案的整理过程中，要做到对档案产生时间与形成材料之间的协调，保障编目的清晰明了，确保档案在查找与使用上的便利。例如在项目开展之前的档案管理中，需要从项目建议书到可行性研究报告、到地形等勘察资料，再到设计、评估等工作开展的先后顺序进行立卷，保障档案的有序性[6]。
（三）加强对档案管理人员的培训，提高管理专业度
档案管理人员作为档案管理工作的直接参与者，他们的管理水平在很大程度上决定了档案管理工作的开展效果，提高档案管理人员的专业性是促进档案管理效果改善的重要方式。在信息化不断发展的过程中，国家重点建设项目的档案管理势必会引进先进的档案管理技术与设备，而一直以来沿用传统管理模式的管理人员如果不加以有效培训是无法胜任信息技术支持下的档案管理工作的。因此，管理人员专业度的提升，首先需要加强对信息技术运用等方面的培训，要结合现阶段普遍使用的管理设备与技术针对性地开展培训活动，以此来提高档案管理人员的信息技术水平；其次，为了适应国家重点建设项目中档案管理工作对工程建设专业知识的要求，还需要加强对管理人员在工程建设各领域专业知识的培训，降低因专业知识不足导致档案资料遗漏等问题的出现概率[7]。
四、结语
国家重点建设项目是关乎国家与社会发展的重要项目，应加强对档案管理工作的重视，为项目的顺利推进提供保障。在国家重点建设项目的档案管理中，应做好对施工文件等重要档案资料质量的把控，以此确保档案管理的有效性，确保各个参加单位在档案收集與管理上的质量，同时需做好档案管理标准的制定工作，确保档案使用与查找的便利。最重要的是要加强对管理人员的专业性培训，包括信息管理设备及工程建设专业知识的培训，切实保障档案管理质量。
参考文献：
[1]彭昌胜.试论国家重点建设项目档案管理[J].消费导刊，2018（32）：131.
[2]孙海燕.试论国家重点建设项目档案管理[J].甘肃科技，2011，27（11）：100-101.
[3]王肖波.区域性国家重点档案保护中心建设研究[J].浙江档案，2019（4）：19-21.
[4]王静洁，任颜春.加强国家重点建设项目档案形成过程的管理[J].兰台世界，2005（5）：46.
[5]国家重点档案保护与开发项目管理办法[J].广东档案，2016（004）：15-16.
[7]慈云力，丁秀菊.责无旁贷地做好国家重点建设项目档案管理[J].黑龙江档案，2003（6）：19.
