数字化技术在档案管理的应用价值

    湛晶

    [摘 要] 信息技术、数字技术发展迅速，通过加强数字档案管理建设，能够促进档案管理水平的提升。对此，文章首先对档案管理数字化的内涵进行介绍，然后对数字化技术在档案管理的应用优势进行分析，并对数字化技术在档案管理的应用策略以及创新要点进行深入研究。

    [关 键 词] 档案管理；数字化技术；应用

    中图分类号：G271 文献标识码：A

    在数字化时代，在档案管理工作中，可融合应用计算机技术以及网络技术等，创建档案管理新模式和新机制。因此，在档案管理工作中，必须加强对于数字化技术应用的研究，有效提升数字化档案管理工作价值。因此，对数字化技术在档案管理中的应用进行深入研究迫在眉睫。

    一、档案管理数字化的内涵

    在信息化建设中，对各类信息资源进行科学合理的利用，并加强信息共享至关重要。在档案资料管理中，通过应用数字化技术，能够有效提升档案资源管理的标准化以及规范化。通过应用计算机技术以及数字库系统，对各类档案资料进行数字化管理，对于使用价值较高的档案数据资料，可采用多媒体信息技术进行电子化存取。在档案资料数字化管理中，档案管理系统可作为档案数据仓库，可利用计算机技术对各类档案资料进行集合，存储大量信息，使用者可根据实际需要通过网络技术查找并获取所需档案信息，在对档案资料进行储存和访问时，不会受到时间和空间的限制。

    档案是十分重要的信息资源，随着科学技术的快速发展，在档案资料管理中，为了更好地适应信息化发展要求，必须高度重视对于数字化技术的利用，充分发挥信息数字化功能，促进档案管理水平的提升[1]。

    二、 数字化技术在档案管理的应用优势

    （一）经济效益高

    在对档案资料进行数字化管理时，采用机读档案模式，无需将传统纸质作为载体，不仅能够有效节约档案管理占地面积，同时还可节约档案资料管理费用，并且便于使用者及时查阅。

    （二）办公效率高

    通过将数字化技术应用于档案管理中，能够有效提升信息资料归档速度以及使用便捷性。比如，在对企业人事档案资料进行管理时，管理对象为员工，流动性较强，通过利用数字技术，可实施网络化管理，可提升数据查询的便捷性，无须进行实地调查，即可详细了解人事档案实际情况。

    （三）档案利用率高

    现如今，档案资料类型越来越多，通过利用数字化技术进行档案管理，能够有效提升档案收集整理以及查询的便捷性，使用者可根据实际需要及时找出所需档案，提升档案资料查找和传递的高效性。

    三、数字化技术在档案管理的应用

    （一）引入网络化技术

    通过将互联网技术应用于档案管理中，能够有效提升档案管理便捷性。对于互聯网，可将其分为局域网和因特网两种。局域网的作用是便于企业内部沟通交流，有利于内部工作人员实现资源共享，并且可对档案资料进行自动化管理，提升档案资料管理效率。因特网则针对所有能够上网的用户，因特网安全性和稳定性较高，联网用户可根据实际需要查阅档案资料，可在最大程度上利用档案资源。因此，因特网的社会服务功能比较强。随着网络技术的快速发展，在档案管理中，可采用在线服务模式，使用者无须出门，通过利用网络技术即可查阅档案资料，同时档案管理人员也可通过网络技术对复杂的档案资料进行整理，并对档案进行汇编审核。需要注意的是，在利用互联网技术进行档案资源管理时，必须高度重视安全防范问题，要合理设置档案数据访问权限，对阅读者进行身份验证，避免其发生越权访问行为。

    （二）缩微影像技术和数字影像技术的结合应用

    在各类档案管理数据化技术中，缩微保存技术的应用优势明显，保存时间长，并且安全性较高。现如今，缩微技术已逐渐被推广应用于档案资料管理中，并且档案管理部门对于缩微技术较为熟悉，可创建独立系统。因此，在档案管理数字化中，将缩微技术与数字影像技术进行有效结合，是档案资料管理的重要发展方向。

    （三）加强服务器建设

    在档案管理数字化中，根据档案信息创建数据库至关重要，能够为档案数字化管理奠定基础。在创建档案资料数据库时，要以互联网为基础，创建多种操作系统以及硬件平台，在网络环境中，可实现多任务以及多用户同时操作，可将客服机器与服务器进行有效结合，进而创建完整的数据库管理系统。通过应用该系统连接数据库以及数据库Web链接软件，用户可根据实际需要从Web上获取所需信息，在应用IP时，IP之间可互联，进而构成区域网SAN。通过SAN中的交换机多路接入局域网LAN，进而形成附网存储NAS。另外，在经过设备转换为IP接口，并将其接入以IP协议为基础的SAN上，即可对存储网络进行扩展，或者根据实际需要创建新型存储网络[2]。

    四、数字化档案管理技术创新策略

    （一）加强人才队伍的培养

    为了有效提升档案管理数字化水平，要求档案管理人员能够积极学习计算机技术以及数字化技术，明确数字化档案管理实际需要。对此，应组织档案管理工作人员加强专业培训教育，使其能够学习丰富的计算机知识，为档案数字化管理奠定基础。

    （二）完善保障措施，提供安全保障

    在确保设备存储空间充足的基础上，可增加防火墙、防拷贝、防病毒加密等措施，避免档案资料泄漏。档案管理人员必须提升安全防范意识，学习档案资料安全防范技能，确保档案数字化管理的安全性。在档案数字化管理中，应合理配置存储设备，并且定期获取移动硬盘备份、异地备份等，确保能够长期保存电子档案，避免由于设备故障而影响档案资料的安全性。

    （三）建立科学统一的标准化操作系统

    现如今，我国对于电子文件的整理鉴定均有明确要求，能够为档案管理数字化奠定基础。另外，各级各部门也应结合实际情况，制定完善的电子档案管理规范，统一各类档案文件的格式分类的，保证档案资源数字化管理的可行性和可操作性。

    （四）设立高质量的档案信息数据库

    创建索引性数据库以及文档性数据库，索引数据库的作用是将文档范围检索以及目录通过将文件档案存放于文档数据库中，能够将传统的纸质档案管理模式转化为计算机网络管理形式，通过利用计算机网络技术即可进行档案资料下载和传输，进而实现资源共享。在数据库创建中，必须严格依据相关规范保证数据库创建的准确性和稳定性。

    （五）做好档案信息电子文档的处理

    1.确定电子档案文档的归档方式。在电子档案归档中，必须严格依据数字化档案管理实际需要，在归档过程中加强安全防范，避免发生电子文档丢失的问题。另外，对于归档重点环节，需采用防火墙技术，并及时备份，确保档案资料的安全性。

    2.拓展档案信息电子文档处理方法。随着互联网技术以及计算机技术的快速发展，在档案资料管理中，也可采用无线设备、移动设备等，提升数字处理效果，确保档案资源处理质量。

    3.加强数字化档案存储管理。通过将云计算技术、网络硬盘等应用于数字化档案管理中，能够拓展档案管理存储空间，同时还可转变传统的档案存储模式。在数字化技术的应用中，可采用数字采集信息备份、档案资料恢复的方式，提升电子存储效果，避免受到传统存储方式的影响。

    4.保障数字化档案资料的合理应用。在档案数字化管理中，合理应用档案资料至关重要。在档案资料收集整理工作中，对于重要档案，可形成通用电子文档，扩大电子档案的影响范围。另外，对于电子档案资料，还应做好加工处理，确保能够满足社会实际需要，充分发挥档案资料的使用价值[3]。

    5.做好档案资料数字化工作。为了实现档案资料数字化，可采用物联网技术中的电子标签技术，电子标签技术具有无线通信识别功能，并且可对附着物体信息进行有效处理。电子标签技术的应用优势在于操作方式便捷，无须与物体实际接触，并且適应力较强，对于珍贵档案资料，可采用电子标签技术确定档案资料的位置、号码、档案名称、归档日期等信息数据。

    五、结语

    综上所述，笔者主要对数字化技术在档案管理中的应用价值进行了详细探究。现如今，档案资料数量和类型不断增多，管理难度较大。对此，可积极推广应用数字化技术加强档案资料管理，要高度重视数字化技术，引入网络技术，将缩微影技术与数字影像技术进行有效结合，加强服务器建设，应注意加强人才队伍培养，对档案资料安全进行严格管理，创建档案信息数据库，进而提升档案资料管理水平。

    参考文献：

    [1]王成舜.数字化技术对传统档案管理的影响[J].中国新通信，2018，20（08）：80.

    [2]孟庆楷.数字化技术在档案管理的应用价值[J].现代农业研究，2018，02（005）：109-110.

    [3]田庆芳.浅析数字化技术档案管理中的应用及思考[J].建筑工程技术与设计，2018，02（024）：19-20，34-37.