大数据背景下高校档案管理模式的变革与发展
王颖
摘? 要：本文以档案管理中的“收、管、用”这三个主要环节为切入点，对档案管理模式的变革加以分析和阐述，同时从构建“大档案”体制、拓展“大数据”资源、建设“大技术”平台、贯穿“大服务”理念四个方面提出高校档案管理模式的发展方向。
关键词：大数据;高校;档案管理;模式变革
1? 引言
大数据作为一个物质名词概念，具有数据规模大、数据类型多、价值密度低和流转速度快等特征。大数据这一概念的提出，最重要的意义还在于通过对庞大的含有意义的信息数据进行专业化处理，实现信息数据的增值。
大数据与传统意义上数据的终极价值都在于分析与应用，创造新价值。[1]高校档案管理工作的主要客体是产生于教学、科研、学生管理等大量的档案信息，这些档案信息构成了学校的“资源中心”。引入大数据概念，促进档案管理模式提质升级，是新时代档案管理工作的必然要求。
2? 高校档案管理模式的现状
在传统模式下，档案管理的收集环节主要是被动地接收档案资源，保管环节也是以保管传统实体档案为主，在利用环节则表现为共性的“重藏轻用”问题。
2.1 档案资源的接收以被动接收为主。档案资源体系建设的第一步就是进行档案资源的接收。
目前，高校各档案形成单位根据归档范围和归档期限等要求，对需要归档的材料进行收集、分类、整理，然后将归档材料的案卷级、文件级目录录入档案管理系统，同时上传相关材料的电子版。上述各环节完成后将归档材料移交至学校档案部门进行保管。所以，对于档案部门来说就是“交什么就保管什么，交多少就保管多少”。长期以来，档案部门就是这样进行着档案资源的被动接收。
高校档案工作者已经认识到这种被动接收的局限性，已经在“走出去”主动开展一些档案的征集和收集，但效果并不理想。这种现象的出现，究其原因还是档案部门工作人员主动性思维有欠缺，只有变“被动”为“主动”的数据化思维，才能应对大数据带来的档案工作新问题。
2.2 档案资源的保管以实体档案为主。长期以来，高校档案资源的保管都是以传统实体档案为主要保管对象，包括纸质档案、实物档案、声像档案等，其中又以纸质档案占比最多。
近年来，在建设数字档案馆的目标指引下，本着“存量数字化，增量电子化”的原则，各高校都在大力推进档案数字化建设。即使如此，档案的数字化资源占比仍较低，主要原因在于高校档案管理部门整体投入有限，档案的数字化加工工作相对滞后，数字档案资源也相对匮乏。
2.3 档案资源的利用仍然是“重藏轻用”。档案管理的价值是对档案资源信息进行开发再利用，即“藏以致用”。
目前，档案实体信息和数字信息的有效整合和深度挖掘还相对缺乏。高校档案机构作为学校信息存储的“资源中心”“信息高地”，档案实体信息和数字信息的数量都在逐年大幅攀升，却缺乏对这些信息的有效整合和深度挖掘，这使得许多档案资源长期处于休眠状态，一些有价值的珍贵档案不能发挥其应有的作用。
高校档案管理机构“重藏轻用”的传统观念是导致档案资源开发利用不足的首要原因;档案工作人员自身能力的欠缺和软件硬件设施配备的滞后也在一定程度上影响了档案的开发再利用。
3? 大数据背景下高校档案管理模式的变革
高校档案的主要特点是来源多、数量大、价值密度低、数据形成快。这些特点与大数据的基本特征相契合。因此，在大数据背景下高校档案管理模式必将发生一场大的变革。
3.1 档案资源的接收将更多采用“主动获取”。利用计算机手段直接从学校各网站、各管理系统获取有效的档案数据信息，将成为今后档案资源的主要接收方式并逐步实现由“被动接收”向“主动获取”的转变。
应用信息抓取技术实现网络直接归档，不仅要将档案管理系统与学校各职能管理系统相对接，同时还要对信息进行及时分辨，以获取有价值的数据信息，自动归档至档案管理系统。
在归档过程中，需要制定相应的数字资源归档标准，使电子文件、音频、视频等数据信息能够规范地进入档案信息数据库，为将来档案资源的有效整合奠定基础。
3.2 档案资源的构成将逐步實现“数字化覆盖”。运用大数据思维，推进高校建设“数字档案馆”。高校档案馆引入大数据管理方式，扩大档案数据信息资源总量，力争实现馆藏档案资源的“数字化覆盖”。
在推进“存量数字化”的同时，做好与学校各管理系统间的对接，推进“增量电子化”，丰富档案信息数据库总量，为大数据技术应用打下数据基础。
3.3 档案资源的开发利用将转向“藏用并重”。大数据时代，档案职业应转向知识和信息的科学管理、优质提供和快捷传播。[2]
利用大数据技术，确立“藏用并重”的新思维，对现有的档案信息资源进行深度整合、深入挖掘，通过对各类信息关联性的研究，揭示隐藏在其背后的内在规律，从而预测事物发展，为科学决策提供有力的信息保障。
4? 大数据背景下高校档案管理模式的发展
在大数据背景下，高校档案管理模式应向构建“大档案”体制、拓展“大数据”资源、建立“大技术”平台、贯穿“大服务”理念四个方面转变，以适应大数据环境，做好新形势下的档案管理工作。
4.1 构建“大档案”体制。“大档案”这一概念最早是由孙嘉焯在其文章《试论“大档案”》中提出的。“大档案”不仅是一个技术性的名词概念，更是一种新的档案观、方法论。[3]将“大档案”的理念引入高校档案管理，构建“大档案”管理体制，符合高校档案事业的发展趋势。
确立“大档案”管理理念。通过多种形式的宣传，营造“大档案”管理的氛围，形成“大档案”联动格局，让师生认识自己是档案材料的形成者。
完善“大档案”网络体系。已建成的档案管理网络体系要不断予以完善，及时开展档案法规宣讲、业务培训和进行监督指导。在“统一领导、分级管理”的原则下，档案管理机构与各部门之间要密切协作、相互配合、各司其职，确保档案资料和信息数据及时、完整、准确地接收保管。
对接“大数据”管理模式。建立适应大数据特征的档案管理平台，构建开放式高校档案管理格局，走出“信息孤岛”窘境，高效地完成档案管理的各项任务。
4.2 拓展“大数据”资源。大数据研究专家舍恩伯格指出，在大数据时代，人们处理的数据从样本数据变成全部数据。对此，拓展信息数据的收集途径，丰富大数据资源十分重要。
第一，加强实体档案资源建设。实体档案是馆藏档案的主要部分，也是档案数据资源的一个主要来源。做好现有实体资源接收工作的同时，还要拓展档案征集渠道，扩大实体档案资源总量。
第二，加快“存量数字化”建设。实现馆藏档案的数字化是基础工作，对此，全国“十三五”档案发展规划中已对各级档案机构提出了明确的要求，高校档案馆需要加大投入，快速推进。
第三，做好“增量电子化”建设。高校的办公系统建设、教学管理系统、科研管理系统等均逐步接入智慧校园管理平台，为档案管理网络系统实时、自动归档架起了便捷桥梁。高校档案馆应通过网络技术手段将档案管理系统与智慧校园管理平台相对接，高效完成增量数据的馆藏建设工作。
4.3 建设“大技术”平台。与智慧校园管理平台相适应，高校档案馆应建立“大技术”平台。通过“大技术”平台，将不同种类、格式和来源的数据进行有机集成，实现档案数据资源的规范化整合、存储和共享利用。
高校档案管理机构对已开放的档案数字资源信息，应通过互联网建立信息共享平台，为学校和社会提供利用;对不宜对外公开的档案数字化信息，也应在校园网、局域网内部提供利用，及时服务于学校的教学、科研、党政管理等各项工作。
4.4 贯穿“大服务”理念。大数据时代档案服务发展的方向是社会化、多元化、开放性和先进性，以用户的个性化需求为导向，强调网络化、智慧型的服务。[4]将“大服务”理念贯穿于高校档案工作中，方能使沉睡的数据变成活跃的信息。
首先，个性推送服务理念。高校档案管理机构通过大数据技术手段，挖掘师生以及各职能部门、教学单位最需要的档案服务需求，提供精准的、点对点的档案利用服务。
其次，價值增值服务理念。通过大数据技术手段对档案信息进行深入的价值挖掘。通过档案信息自动分析，为学校发展发挥智库作用。例如，利用学校各年度的基层报表、人事报表、科研报表等数据，建立与学校规模、师资建设、科研产出等关联模型，预测发展趋势，为学校规划发展提供决策依据。
最后，拓展服务方式理念。大数据时代强调网络化、智慧型服务。高校档案机构可以充分利用移动互联网技术，建立微信公众号服务平台，展示馆藏资源，传播校园文化，开展在线服务。
综上所述，大数据时代为高校档案管理模式带来了新机遇。高校档案工作者要紧跟时代发展，转变观念，更新知识，顺势而为，运用大数据思维丰富档案信息资源，挖掘档案资源价值，满足高校日益提升的个性化需求，让智慧档案馆早日成为现实。
参考文献：
[1]李彦，王雪君.法制视角下档案大数据研究[J].资源信息与工程，2018（1）：204-206.
[2]曹建忠.大数据背景下档案职业的突围与拓展[J].档案天地，2018（9）：31-34 .
[3]李彦，王雪君.大数据背景下高校“大档案”管理体制构建研究[J].浙江档案，2018（7）：17-19.
[4]周美兰.大数据时代高校档案资源体系建设的思考[J].山西档案，2015（1）：68-71.
（作者单位：山东艺术学院办公室? 来稿日期：2019-08-10）
