高校专题档案管理初探
梅业新
摘? 要：文章分析了高校在专题档案管理过程中存在的问题以及常见的整理方法，并以巡视整改专题档案为例详细分析了高校应该设立专题档案一级类目进行归档保存的合理性，同时提出了整理过程的三点建议，以期为规范管理专题档案提供参考。
关键词：高校;专题档案;巡视整改;管理
Abstract： This essay states the problems existing in the process of the thematic Archives management and the common methods of collation and arrangement. And the rationality of establishing the primary category for the thematic Archives to preserve the thematic Archives is analyzed by taking the Archives of disciplinary inspection and rectification as an example. Meanwhile， three suggestions are presented in the process of Archives arrangement in order to provide references for normalizing the management of the thematic Archives.
Keywords： Colleges and universities; The thematic Archives; Inspection and rectification; Management
2016年7月18日至8月18日，安徽省委第三巡视组对我校党委进行了专项巡视，提出3个方面11项问题的专项巡视意见，学校党委制定了详细的整改方案，明确了68项整改任务，形成了大量巡视整改专题档案材料。如何规范整理保管这些重要事件中形成的专题档案是各高校急需解决的问题。
1 高校专题档案的内涵
关于专题档案的概念，虽然有不少学者对其进行过定义，但目前学术界还没有一个共识，笔者比较认同的概念是王上铭、蔡亚萍、吴建华在《专题档案概念辨析与界定》一文中从“本质来源”角度提出的“专题档案是围绕一个专门研究或讨论的具有重要历史价值的社会实践过程而收集形成的具有密切有机联系的档案整体”。[1]
从专题档案的定义可知，专题档案是社会实践过程中形成的原始记录，而社会实践活动往往有多个参与主体，并跨越一定的时空，因此，专题档案具有多个形成主体、形成周期长、地域分布广泛和形成类型多样性等特点[2]。
2 专题档案管理存在的问题
2.1 分类方式缺乏标准可依。专题档案材料涉及多个门类，产生于多个单位，如何分类没有文件规定，根据《归档文件整理规则-2015》，归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。其中机构（问题）分类，采用机构分类的应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。[3]
就专题档案而言，采用机构分类法还是问题分类法没有明确的标准可依，由于《高等学校档案实体分类法》所确定的十个一级类目中不包括“专题档案”，如果严格按照机构分类法或者问题分类法，就会将文件归类到不同门类或者不同机构中进行保存，破坏专题档案材料的完整性和统一性，因此，专题档案分类方式的选择还有待研究。
2.2 整理方式难以统一。专题材料内容多而繁杂，很多材料具有交叉性，以巡视整改档案为例，巡视整改档案分为个性问题和共性问题两大块，个性问题相对独立，适合按件整理，共性问题涉及多个单位，适合按卷整理，因此在整理过程中采用以件为单位还是以卷为单位没有明确要求，难以统一。
2.3 归档年度有待确定。文件归档一般以办结年度为归档年度，但专题档案材料形成时间跨度较长，往往是一个长期的过程，没有具体的办结时间点，很多材料分属不同年度，如果等全部办结再归档整理会造成文件材料的大量积累。
以巡视整改专题档案为例，整个专题档案包括巡视过程材料、问题反馈材料、整改上报材料、回头看材料等，时间跨度可能长达三至四年，甚至更久。因此，专题档案的归档年度按专题开始的时间还是结束的时间还有待商定。
3 專题档案管理常见的几种方法
3.1 没有专题档案概念，所有材料纳入所属的档案门类中。这种管理形式将专题活动中形成的档案不作为一个整体保存，每份文件材料根据高校档案实体分类法列出的门类进行归类。
以巡视整改档案为例，党建方面的问题及整改材料归入党群，学校资产管理方面的问题及整改材料归入行政，财务方面的问题及整改材料归入财会综合等。
3.2 不编档号作为资料单独保存。这种管理形式将专题活动中形成的材料作为一个整体，并按照时间顺序或者按照事件内部的各个指标进行整理、装订、装盒，最终作为资料单独存放保管，一般情况不编制档号和录入档案管理系统。
3.3 设立专题档案一级类目进行归档保存。这种管理形式是在《高等学校档案实体分类法》列出的十个一级类目中增设一个“专题档案”一级类目，代号由“专题”两个字的首字母组成。
3.4 根据事件承办部门（牵头部门）的性质划分类别，归档到该类别的二级目录下。这种管理形式是将专题档案材料作为一个整体，根据承办部门（牵头部门）的性质归类到《高等学校档案实体分类法》列出的十个一级类目中，在所属的一级类目下设立一个专题档案名称的二级类目。
4 巡视整改专题档案管理方法的选择及原因分析
随着学校档案工作的发展，档案管理方式也更加规范化和精细化，各种专项活动中产生的专题档案也越来越多，以巡视整改专题档案为例，巡视组通过对学校的专项巡视活动来检查学校工作的开展情况，将巡视中发现的问题进行反馈，学校对巡视组反馈的问题要认真研究并落实整改，整个过程涉及学校党委、行政、科研、经济等各个方面。
其中，包含学校多个部门都存在的共性问题和个别部门存在的个性问题，通过对问题的落实整改形成了大量的档案材料。如何规范管理巡视整改专题档案以便于今后的查阅利用，就涉及整理方法选择问题。
通過对比以上四种专题档案的管理方式，根据专题档案的重要性、多样性和高利用率特点，笔者认为设立专题档案一级类目的管理方法更加合理。
巡视整改专题档案即是省委对高校巡视活动中产生的档案材料，对学校落实省委政策要求，保持学校健康发展具有重要作用，因此，从档案重要性来看，应该将专题档案作为一个单独门类设立，这样既能体现专题档案的重要性，又能保持专题档案这一档案类别的集中管理。
巡视活动有巡视整改专题档案，教学评估有教学评估专题档案，学校更名活动有更名专题档案，重要人物事迹有人物专题档案等。这些专题档案如果按照实体分类法属于不同的档案类别，将专题档案作为一个单独门类归档便于专题档案集中统一管理。
巡视整改档案是对巡视活动中发现问题的整改形成的材料，问题整改是一个长期坚持的过程，后期问题整改往往要查阅前期的相关材料，以及巡视回头看时要检查整个过程档案材料。
同时，回头看活动过程中又会产生新的档案材料，将专题档案作为一个单独门类便于查阅利用，同时又能保证档案材料之间的有机联系，充分发挥专题档案的利用价值。
5 巡视整改专题档案归档整理的几点建议
巡视活动涉及学校党委、行政、基建、科研等学校的各个方面，形成的档案材料涉及面广，跨度时间长，载体形式多样，给档案的整理带来不小的难度。因此，为规范整理巡视整改专题档案，笔者建议档案整理应注意三个方面的问题。
5.1 共性问题和个性问题分开整理归档。省委对学校巡视反馈的问题涉及各个方面，总的来说可以分为共性问题和个性问题两类，共性问题指在学校多个学院或职能部门中都普遍存在的问题。
例如，学校在党的领导、党的建设和全面从严治党方面存在弱化现象，对师生管理、教育疏导、人文关怀重视不够等问题是各学院普遍存在的问题。
个性问题指只在学校某个学院或职能部门存在的问题，问题本身不具有普遍性，例如科研项目财务报销不规范问题等。笔者建议将共性问题和个性问题分开整理归档，理由包括两个方面。
第一，由于共性问题涉及学院（部门）多，落实整改的材料由各个学院（部门）报送，材料比较多，应以卷为单位整理，每个问题作为一卷，卷内再按各个学院（部门）报送的材料划分件。而个性问题的落实整改材料由单个学院（部门）报送，材料来源单一，每个问题作为一卷，卷内再按材料内容划分件。
第二，共性问题和个性问题分开整理归档有利于今后的查阅利用。
5.2 以专题开始年度作为归档年度。巡视整改专题档案包括巡视过程材料、问题反馈材料，整改上报材料、回头看材料等，整个材料形成周期长，空间跨度大，很多材料分属不同年度，并且没有具体的办结年度，经常出现材料不定时增加情况。
因此，笔者建议整理时以专题开始年度作为归档年度，这样既方便专题档案材料的及时归档整理，又方便后期继续形成的跨年度材料的插卷工作。
5.3 特殊载体的存放。巡视整改档案除了纸质载体外，往往还有照片、视频等非纸质载体的档案，因此在整理时一般将电子照片进行冲洗后按照片档案规范保存，或者将电子照片或视频刻录成光盘按声像档案规范保存，但档号统一按专题档案一级类目编制和系统著录，实体存入相应的专门保管设备中，如光盘需存入防磁柜，做好档号标注便于查找。
本文系安徽省高等学校档案工作协会基金研究项目“高校巡视整改专题档案管理研究”（编号：2018yb14）研究成果。
参考文献：
[1]王上铭，蔡亚萍，吴建华.《专题档案概念辨析与界定》[J].档案学通讯，2015（5）：36-41.
[2]蔡亚萍.建立专题档案资源库协同保障机制研究[D].江苏：南京大学，2015：14.
[3]DA/T 22-2015，归档文件整理规则[S].北京：国家档案局，2015.
（作者单位：安徽工程大学综合档案室? ?来稿日期：2019-10-20）
