机关事业单位行政事务有效性提升策略探析
郑瑞峰
[摘 要] 机关事业单位行政事务的有效性，直接关系到整个单位各项工作的有序运转。行政事务具有多样性以及复杂性的特征，以行政事务为核心，可协调各个部门之间的关系，保障各个部门各项工作有序开展，所以，行政事务可充分反映一个机关事业单位的综合工作效率，其重要性毋庸置疑。基于此，文章将针对机关事业单位行政事务有效性提升进行探讨，以期望能够提升行政事务工作的成效，进而为单位提供更加优质的行政服务。
[关键词] 机关事业单位；行政事务；有效性
中图分类号：D630 文献标识码：A
机关事业单位行政事务部门（办公室、秘书处等），具体负责各个部门、各项工作的协调与推进，简而言之就是后勤保障工作，但意义重大，可以说是一个单位核心动力所在。行政事务工作多样且复杂，零零碎碎、千丝万缕，一旦某个环节出错，将可能影响到单位事务的正常开展。因此，研究机关事业单位行政事务有效性提升具有一定的现实意义。文章将结合笔者工作实践经验，对如何提升行政事务工作的有效性提出以下见解。
一、完善行政事务管理体系
对于机关事业单位来讲，行政事务部门是单位核心动力所在，其工作有效性直接关系到单位各项工作的有序开展，因此需要有相关的制度支持工作的开展。例如：固定资产管理、行政考勤、行政档案管理等制度应当不断完善，确保行政事务部门能够在科学合理的制度标准之下办事，通过制度管事、管人以及管权，坚持做到制度面前人人平等，发挥制度应有的威慑力；同时，在完善的制度督促下，行政事务人员的职能将更加规范化、系统化以及合理化。此外，还需要完善行政事务人员有关的绩效考核制度，奖惩分明，激励员工的工作积极性，有利于在单位内部营造良好的行政事务工作氛围[1]。
二、形成行政事务自主工作体系
机关事业单位行政事务复杂且多样，对行政事务人员提出较高的要求。单位内部的一切后勤事务均是由行政事务人员负责组织与调度，同时，需要与相关部门进行合作完成相关事务，特别是领导交代的任务，必须及时完成。由此可见，效率、准确、规范是行政事务工作的基本标准。基于此，行政事务人员需要熟练掌握一定的工作知识与技能，且在头脑之中对工作流程进行斟酌，形成自主工作体系，保障工作流程的体系化以及秩序化。在具体工作开展过程中，建议行政事务人员将单位事务进行合理分类。第一，对单位各项工作项目的台账进行管理。部分机关事业单位的行政事务需要及时记录、跟进、掌握台账；同时，在日常的工作之中，还需要对单位的维修、消防、车辆、房产、水电、办公用房、节能及垃圾分类等方面的台账进行跟进，所以行政事务人员需要具备一定的会计知识，这样才能清晰掌握台账，从而提升行政事务工作的有效性。第二，对日常工作加强梳理与协调。行政事务人员需要对单位一些事务进行调配、组织、协调、参谋以及监督。行政事务人员对单位情况了如指掌，结合自身组织管理能力所形成的自主工作体系，能够对现场人员进行精准调度，同时对现场工作进行协调，确保各项工作任务能够高效完成。第三，建议行政事务人员加强学习，开阔视野，不是说一定要样样精通，但是一定要熟知机关事业单位各项事务的关键点，这样才能提升行政事务工作的有效性，为单位各项工作的有序开展奠定坚实的基础[2]。
三、最大限度保障單位事务周全
机关事业单位行政事务较为繁琐，以领导所交代的任务为例，有些任务可能是长期的，也有可能是暂时的。对于行政事务部门来讲，一定要了解领导的真实意图，或者某项事务的意图，只有弄清楚事务处理的具体要求，才能保障行政事务工作的有效性。以会议为例，机关事业单位大大小小的会议比较多，一些小型会议行政人员可凭借自身的专业能力以及丰富经验快速进行安排；而一些中大型重要会议，对于行政事务人员来讲必须严格根据领导要求以及会议要求对具体的会议流程进行规划，例如：会议场地、场地内外安全管理、场内布置、场内设施完善、车辆入场、人员入场、座位安排等各种细节必须全面完善。同时，在会议之前还需要对会议可能会出现的问题进行预测、分析，并提前制定应对措施。从会议实际开展过程来讲，行政事务人员需要对各个会议流程进行精准把握，尤其是会议中的一些细节与需求进行特别关注，确保不会有事故发生而影响到会议的质量。会议和其他大型事务活动都应当有详细周全的计划，并做好管理与监督，确保各项事务活动能够高效完成，这才是行政事务的使命所在[3]。
四、强化行政事务的处理技巧
面对多样性的行政事务，行政事务人员需要进一步强化处理技巧，可提升行政事务工作的有效性。第一，时间性，即对行政事务的时间性精准把握。例如：机关事业单位中有实时生成的工作、领导交代的任务、各个部门需要行政事务人员专项负责的工作等，建议按照时间线对各项工作进行梳理与罗列，基于行政事务时间紧迫性，有序对事务进行处理，确保各项工作能够协调开展。第二，重要性。在对行政事务进行排序时，基于某些特殊情况，需要按照行政事务的重要性、时间性、复杂性等因素对需要处理行政事务完成等级分配。例如：单位总领导组织的会议，需要行政事务人员及时将通知下达到各个部门的领导以及相关人员，这类行政事务可划分到行政一级事务，必须及时进行处理。第三，技术性。信息技术时代背景下，行政事务人员应用信息技术的熟练程度将直接关系到行政事务工作的有效性，例如：PPT、Word、Excel等日常使用的软件需要熟练掌握与应用，可高效完成相关行政事务的记录以及总结，且需要以报表的形式呈现给相关的领导，进而为领导做决策提供有价值的参考依据。基于机关事业单位以及行政事务的特点来讲，行政事务人员在汇报分析工作时应当具备的一种技能，在对工作汇报的过程中，做到精准、全面、合理，不仅能够体现行政事务工作的价值，而且能够为相关工作的开展提出合理的建议[4]。
五、加强各方协调与沟通
在行政事务实际开展过程中，行政事务人员常常需要与机关事业单位各个部门、工作人员、领导进行协调与沟通，因此，提升协调与沟通的有效性将保障各项工作有序开展。第一，提升行政事务人员的政治意识以及思想道德水平。笔者建议机关事业单位有针对性地开展党建活动以及思想道德教育课程，目的是让行政事务人员能够高度重视党组织的领导，有利于行政事务人员在实际工作做好自我监督，同时，做好对他人的监督，进而最大限度保障行政事务工作紧紧围绕国家发展的政治方向而开展。此外，注重团队精神的培养。机关事业单位的各项工作都有非常明确的分工，对于行政事务人员来讲，理应明确自身职责，部分行政事务可以由行政事务部门单独完成，但是有一些行政事务需要注重合作。因此，团队精神的培养非常重要，将团队精神作为工作开展的基础，对岗位进行管理，目的是让每一个工作人员都可以将自身的优势充分发挥出来，在单位内部形成凝聚力，将能够为行政事务的有序开展奠定强大的思想基础。第二，加强各方协调与沟通。行政事务可谓是事无巨细，例如：电话处理、接待来宾、文件收发、事务统筹、时间安排、日常工作处理与保持联络领导等事务均需要有行政事务人员负责。为了能够保障行政事务工作的有效性，在工作中需要保持非常清晰的思路与各类人员进行交流与沟通，且语言用词要做到精准、尊敬、婉转，这样才能确保各项事务能够充分明确，从而高效推进事务开展[5]。
六、结语
行政事务部门作为机关事业单位核心动力所在，其工作质量关系到单位各项事务的正常运转，因此还需要构建科学合理的日常工作处理体系，让事务处理流程更加规范，充分明确行政事务工作的具体目标、负责人、管理、监督等，且在行政事务中充分发挥自身的价值。行政事务部门要具备全局意识，事务开展过程中，要主动积极协调各个监督者、管理者、负责人等共同推进工作开展，确保日常工作的分工能够更加合理、科学、细化。不同的行政事务有着不同特点，需要结合行政事务的时间性与重要性，对工作的总体方向、目标、计划等各个方面进行充分把握，理清行政事务的等级，有序开展相关工作，进而最大限度保障机关事业单位日常行政事务协调、高效、规范地运作，促进机关事业单位实现健康发展的目标。
参考文献：
[1]闵胜元.新形势下办公室行政管理工作策略研究[J].办公室业务，2020（4）：17，28.
[2]金永兵.如何做好行政事业单位办公室行政事务工作[J].科技创新导报，2020，17（4）：163-164.
[3]周跃连.浅谈事业单位行政事务人员的职业道德和修养[J].改革与开放，2020（Z1）：41-42，52.
[4]石磊.行政事务管理工作创新的相关对策分析[J].现代经济信息，2019（23）：65.
[5]高钢.行政事务管理工作创新的相关对策分析[J].办公室业务，2019（5）：22.
