初创小微企业大财务云运营模式研究
刘攀龙
【摘要】? 初创小微企业为了降低运营成本选择代理记账，但由于代理记账行业服务内容单一、行业管理不规范、服务水平不均衡等原因导致初创企业的财务管理风险较高，无法实现财务管理预期，尤其在金税三期上线以后，国家加强了对企业财务的监管力度，导致初创小微企业的合规风险和税务风险大大增加。文章通过调研现阶段初创小微企业采用代理记账面临的困境，分析人工智能化、大数据环境下初创小微企业大财务云运营模式的优势和劣势，尝试将初创小微企业由传统的代理记账模式，转变成为财务云运营，扩大财务云运营的业务范围，提升竞争力，规避合规风险，促进和支持初创小微企业健康持续的发展。
【关键词】? ?财务云运营;人工智能;大数据;代理记账;初创小微企业
【中图分类号】? F275? 【文献标识码】? A? 【文章编号】? 1002-5812（2019）20-0008-04
近年来在我国市场经济高速发展，大数据、人工智能逐步应用的环境下，国家也为“创业创新”提供了越来越多的政策支持，初创小微企业得到了迅速的发展，成为我国国民经济发展、技术革新、商务模式探索的重要力量。但初创企业由于规模小、人员少、资金不够充足，通常会采用最初级的代理记账模式，将财务会计核算和申报纳税业务外包给相应的代理记账中介机构，以降低成本、维持企业的正常运营，将资源投入主营业务。然而，代理记账行业由于服务门槛较低，竞争激烈，导致小微企业提供的代理记账服务质量难以保障，外部合规风险较高。本文在分析初创小微企业采用代理记账优势和不足的基础上，提出用大财务云运营的模式来解决初创小微企业记账的服务质量和合规性得不到保障的困境。
一、初创小微企业采用代理记账的优势及不足
（一）优势。我国大部分初创的小微企业会选择记账公司代理会计账务工作，目前代理记账服务范围主要是财务会计核算和各类纳税申报。其优势主要体现在：（1）相对专业化的服务。代理记账服务机构通过专业化分工的服务使得财务核算、税收管理等较为复杂的工作变得标准化、流程化、规模化，从而提高服务质量。（2）成本较低。企业在资源有限的情况下，需要减少后台部门投入，降低经营成本，提高经营效率。代理记账机构正好可以实现规模化运作，降低单位核算成本。同时当小微企业经营业务范围和业务量增加或减少时，可灵活变动代理记账的合同范围和合同期限，企业灵活性较强，以减低企业成本。（3）降低财务风险。企业和记账公司存在合约关系，如果出现因记账日常工作失误导致的处罚和罚款，企业会转嫁到记账公司;同时代理记账机构的专业水平比小微企业要高，流程风险可控，可以一定程度上规避处罚风险和经营风险。（4）提升效率。代理记账公司由于专业人才较多，专业化分工较强，规模化服务，能迅速响应小微企业需求，在一定程度上提升了初创小微企业财务管理的效率。
（二）不足。在外部环境上，一方面是行业需求量巨大，但另一方面是行业监管不强，行业管理不规范，导致企业不能得到良好的服务，甚至出现管理风险。在内部管理上，记账公司为了降低成本，对会计人员的素质要求不高，还会减少内部稽核流程，不积极加强财务信息化工具的革新，会给企业财务管理带来风险，具体表现如下：（1）传统的代账公司财务管理工具陈旧。部分记账公司依然使用传统的财务软件，信息化水平低，流程较长 ，在原始票据信息化、数据备份、账表IT化、合同文件数据化等方面存在一定的缺陷，效率低下，给企业财务管理带来风险。（2）价格战导致服务水平降低。市场除了正规记账公司以外，还存在着一定数量的兼职会计从事代理记账，通过低廉的价格获取业务，恶性竞争。低廉的收费导致代理记账企业缺乏提供优质服务的动力，造成代理记账机构服务水平参差不齐，团队资质不均衡，并且部分代理记账机构不提供发票，一旦出现财税风险，容易出现争议。企业服务体验较差。（3）代理记账业务范围窄。代理记账公司提供的服务主要包括财务会计核算与纳税申报，一般不涵盖企业的资产管理、预算管理、资金管理、费控管理、绩效考核等职能，使得会计核算与实物资产管理脱节，容易给企业的经营管理活动留下隐患。（4）财税管理风险高。代理记账机构的专业性和敬业度不均衡使得為企业提供的财务核算不规范，不能按照企业会计准则和制度进行会计核算，提供的数据可靠性和相关性不够，小微企业也由于自身资源和能力有限，无法及时发现，导致企业内部决策失误和外部合规监管风险。（5）代理记账协议到期和记账机构管理风险。代理记账合同到期后，企业和记账机构没有按照规定办理交接手续，或者代理记账公司员工流动没有严格按照《会计基础工作规范》的要求办理交接手续，导致企业财务数据遗失，后续财务工作无法顺利开展。这是由于代理记账机构本身规模不大，人员变动频繁，因此在规范化、流程化、标准化上较弱导致。（6）受地域限制。传统的代理记账机构由于受限于信息系统，前端信息收集工具的落后，例如：前端的信息收集主要采用上门收集原始凭证的方式，信息系统主要使用脱离互联网的单机版会计账务处理软件，必然导致多数记账的机构仅能服务于公司所在地的企业，空间、地域成为阻碍业务发展的绊脚石。（7）代理记账公司的定位问题带来企业合规的风险。由于代理记账机构收入来自企业，利益驱使导致部分记账机构不能真正贯彻会计独立性原则，严重时还会发生违背会计准则、违反会计法规的行为，会计独立性原则较弱;代理记账机构每月仅凭企业提供的有关资料进行做账，不深入了解企业经营业务的真实性，同时在后端的财务管理流程节点上，未让企业充分参与，会计信息质量无法保证。
二、初创小微企业财务管理要向大财务云模式转变
代理记账模式存在种种风险，代理记账行业和企业迫切需要探寻新的代理记账模式，将财务成本和经营风险控制在可承受的范围之内，以促进行业和企业的发展。本文从财务云运营模式出发，基于人工智能和大数据条件，提出用大财务云运营模式解决代理记账行业的困境，以促进行业和企业发展。
（一）大财务云模式的概念和实施途径。大财务云模式是作为代理记账在互联网和人工智能时代下的升级版，通过相应的标准化、IT流程化建设，将各初创小微企业作为云点整合，联系在一个平台上共享财务，形成财务云，作为一个个的职能云朵，同时触及其他职能，包括人事、行政、采购，形成服务资源共享，整合职能云层，即可“呼风唤雨”，将无数个小企业的需求、优势整合一起，服务资源共享，互惠互利，最终促进中小企业健康发展。具体途径分三步：第一步，核算云。共享财务，将财务资源，流程资源共享一起，解决微创企业财务、税务合规性，同时提升效率、降低成本，先解决生存问题。第二步，延伸服务云。将人事职能、行政职能等整合，解决企业发展中的人事、行政需求、共享资源，形成职能共享云，让微创企业集中精力和人力负责主营业务，而将繁杂、琐碎、标准化的基础服务事项，纳入服务云管理，解决企业发展中的障碍问题。第三步，通过一体化的共享云，整合相应行业的基础资源、信息，资源共享，互联互通，最终形成大财务共享云。甚至对于大型企业而言，在内控、信息安全性有所保障的前提和降本增效的压力下，需要共享资源、人力互用，是有主观意愿加入共享服务云的，不会独立建立自己的共享中心，而是将此类基础外包到专业的云服务中心。最终初创小企业会从降低成本、减少自身资源消耗方面考虑率先接受大财务云服务;大企业由于降本增效、人力互用、流程优化的需求，且将主要精力放在主营业务上，将基础共性的工作剥离出去，随后加入大财务云。我国企业的内控管理、基础共性的职能，包括财务、人事、行政会在大数据和人工智能高速发展的条件下，逐步加入大财务云服务，从而发生格局性的变化。
（二）大财务云的工作原则。
1.标准化流程。标准化是财务云的基础，也是信息技术与业务管理融合的根本保证。由于小微创企业较为分散导致基础财务数据的采集较为困难，可通过科目统一、政策统一、流程统一、系统统一、数据统一有效解决数据采集规则和管理规范问题。
2.专业化分工。财务云内部是以专业化分工为基础的，创造更高的效率。微创企业由于资源和人力限制，无法做到专業化的分工，而财务云可以实现企业需求和财务云功能的完美契合。
3.服务性原则。财务云的本质在于服务，它的客户既可以是内部员工，也可以是外部单位，本身的定位能更好地服务于初创企业。
4.可持续性的发展。财务云的发展是可持续性的。财务云的服务范围会随着企业经营的内部要求和外部监管变化不断调整，只要符合财务云的理念和宗旨，所有标准化、流程化的活动都可以逐步被智能化手段所替代。财务云由于服务对象众多，可以较低的成本、较小的风险、高满意度的财务服务，满足广大的初创企业的业务需求。同时在客户、外部监管、自身发展的需求下，财务云具有不断学习、自我发展、及时升华的功能，可持续性较强。
（三）大财务云的业务流程。微创企业服务财务云的建设将着重从四个方面着手：
1.组织人员。组织人员的规划前提是对财务云的功能、业务范围进行定位，代理记账企业一般规模较小，组织机构和组织功能较为简单，如要转化为大财务云的模式，则必须重新进行组织再造，建设一支业务功能齐全、专业化分工清晰、管理有效的共享团队，团队内外职责明确，互相协同，共同为初创小微企业创造良好的财务服务体验。
2.业务流程。大财务云的业务流程建设包含内外两部分，一部分是内部组织的业务流程建立，针对自身业务范围建立标准化的服务流程，即整个从票到账、到表、到税的标准化流程;第二部分重点在客户与大财务云的流程梳理，包括数据采集流程梳理、数据审批流程梳理等，必须在客户与大财务云之间建立责任清晰的标准化工作流程，做到流程可视化和可控化。
3.信息系统。大财务云的建设是依托于信息化的手段而建立的，在标准化流程的基础上，采用信息系统、RPA、OCR等智能化手段来从事规则性强、重复性高的工作，优化人力至更高难度的财务服务中，提升大财务云的整体运作效率。
4.运营管理。主要是对财务云进行持续运营管理的规划，包括制度、文档等标准化管理、绩效管理、合规风险管控、知识人员管理等，通过加强大财务云的运营管理，使用有效的手段来防范相关的人员变动风险，提升大财务云人员的知识管理，加强内部业务流程的风险管控，将目前代理记账企业组织管理的通病进行有效的防范，提升财务云服务的体验质量。
（三）大财务云的服务模式。
1.整体框架思路。初创小微企业在确保信息合规的情况下，将业务信息通过系统传递或手工录入方式传递到共享作业系统中，并将纸质的单据通过影像系统上传至共享作业系统中，企业相关业务人员确认后，形成任务单据，通过共享作业系统中的派工管理进行派工，财务人员接收派工单后在相关的会计制度要求下进行审核作业，最后生成会计凭证到核算系统中，然后据此出具企业所需要的报表、税表等信息。详见图1。
2.详细设计流程。财务云的框架又可细分为三条相辅相成的工作流，即业务流、影像流和实物流，其中各项流程都可以根据企业的信息化水平、风险管控要求和内部管理要求进行调整，以满足工作流程设计和前端信息采集需要。以报账流程为例：（1）企业根据自身内部管理要求对相关业务进行事前管理审批，待业务发生后，相关人员在共享业务系统提交电子报账单（此流程中共享业务系统为大财务云的共享平台，服务接收方根据自身管理需求可安排OA系统与共享平台进行集成）。（2）实物方面企业可将实物单据粘贴整理后邮寄至大财务云，大财务云对实物单据进行扫描，上传为电子影像，影像可根据设置随时进行调阅或自行扫描上传影像导到云盘。（3）企业相关业务人员在共享业务系统上对电子报销单进行审批（需查看影像时可随时进行调阅），审批通过后电子报销单流转至大财务云财务会计进行审核处理。（4）大财务云财务人员对电子报销单的财务合规性、准确性、合理性等进行审核，审核无误后单据流转至审核处复核审批，然后企业出纳或大财务云资金会计进行付款。（5）电子报账单审批结束后，大财务云财务人员对电子影像和实物单据进行归档。详见图2。
3.流程关键点说明。（1）职责界面划分。因大财务云的模式需要企业与财务云服务机构互相配合，双方的权利与义务需在合同中进行详细说明，如企业需对原始资料的真实性、合规性负责，需对服务结果进行确认等，而服务机构则需要明确内部分工、明确服务标准等。（2）信息系统集成。大财务云的模式以共享运营系统、影像系统、电子档案系统等为平台基础，根据业务的发展需求对其他可共享模块进行集成，但因大财务云模式面对的客户是多样化的，各企业的风险管控程度也不一致，故系统的集成需要根据具体情况而定，对普遍适用的功能可由大财务云平衡后进行建设。（3）业务信息传递方式。大财务云的服务模式的关键点在于前端基础信息采集、业务信息的搜集和单证的传递，针对业务信息的传递可以采用服务接受方系统（包括移动端）与大财务云共享平台集成的模式，人工直接在共享服务平台填写，或OCR自动识别的方式等各种手段进行信息搜集，这几种模式均可根据服务接受方自身的特点进行选择;而单证的传递，如服务接受方希望由大财务云进行统一的档案服务，且对邮寄成本进行充分的考虑，可选择实物单证邮寄给大财务云集中处理或自行处理实物影像。
三、大财务云的运营管理模式构建
（一）运营管理模式框架。大财务云为确保对外财务服务的质量输出要求和外部监管要求，应从多个维度建立健全的运营管理体系以保证服务的结果和小微企业的利益，大财务云的运营管理可从质量管理、服务管理、标准化管理及考核管理、人员管理等维度进行运营管理体系的搭建，并建立行之有效的组织体系来保障相应内容的实施。
1.质量管理。大财务云内部可建立健全的质量监控体系，采用全周期监控与多维度监控相结合的模式进行服务结果的管控，包括事前建立标准化的流程制度和操作指导手册，事中进行系统监控提醒和上下游审核监督，事后则对服务输出进行抽查通报等方式，且所有的质量管理措施应透明化，可接受监督。
2.服务管理。大财务云内部着重建立对外呼叫服务，服务内容包括大财务云内部流程问题、外部合作问题的咨询解答、服务投诉的处理等多方面内容，服务方式包括电话热线或邮件等多种方式，所有的服务流程和服务结果均透明化、可视化。
3.知识管理。知识管理主要是指国家政策的学习，包括财务、税法等最新政策方面，通过有效的专门知识管理，搜集学习资料形成知识库，并向大财务云内部员工进行宣贯普及，确保大财务云内部的知识不断的更新，防范由外部环境变更带来的风险。
4.标准化管理。大财务云内部需要建立标准化的工作流程，标准化的作业管理和标准化的文档管理，因标准化的前提在于对大财务云服务模式的全方位理解，故需要吸纳对共享服务有深刻认识的专业人才对大财务云的标准化管理进行顶层设计，设计完成后由大财务云内部进行细节的完善和后续的实施，实施过程中应建立相应的制度、流程来固化标准化的结果。
5.人员管理。人员的变动及人员的资质、工作能力等都对外部财务服务的效果有较大的影响，大财务云针对人员管理建立专门的管理机制，包括人才选拔机制、人才培养、激励机制等，选拔时将按照人才的能力和个人特点进行岗位分配，确保岗位与人员的匹配性。
6.绩效管理。大财务云的绩效管理分为组织绩效和个人绩效两部分，组织绩效主要以大财务云与外部服务接受者的服务水平协议为考核落脚点，大财务云通过和小微企业的沟通，形成标准化的服务水平协议，明确双方的权利义务，确定大财务云的服务标准及价格参数，并以此作为组织绩效的考核点。由于服务水平的高低会影响大财务云组织的收益，因而要提高组织的整体运营水平;内部个人绩效则根据岗位性质的不同从工作时效性、工作质量、服务满意度等多角度建立考核指标体系。
（二）关键注意点。
1.注意财务云建设不要急于求成。运营管理体系的建立并不是一蹴而就的，需要先搭建初步框架，继而根据对外服务过程不断地积累进行完善，初期的建立为节省人力成本可进行人才复用，待企业发展到一定规模再进行细化扩充。
2.随市场的变化调整大财务云自身的运营管理体系。对外服务水平是大财务云运营管理体系的最终成果体现，大财务云的建设不同于企业财务共享服务中心的建设，其是面向市场竞争的，其最终的收益也是来自于外部企业的认可程度，故大财务云自身的运营管理体系和服务模式的调整应不断地随市场的变化而调整，不断地更新自身的软硬件实力以适应市场的需求。
四、大财务云的优势
（一）服务范围广。从服务对象而言，不仅可以服务微创企业，中型、大型企业同样作为客户群体;从服务内容来看，不仅限于基础的代理记账和报税、管理报表、绩效财务、审计底稿等业务，同时可以延伸到行政、人事等职能。
（二）成本较低。由于运营财务云是在大数据、人工智能、专业化分工的基础上搭建的，通过规范化运作，可以做到资源互用，降低单位成本，有利于小微企业成本控制，而且由于规模化效应，可以降本增效，提升企业成本竞争力。
（三）无地域限制。传统的代理记账业务，由于核算工具、模式单一，基本上仅提供一个城市的服务，在互联网、智能化工具出现后，加上外部税务监管信息化发展，采用财务云共享财务模式，无论是前端的信息收集还是后端的信息处理流转，都可以用智能化软件实现，可以打破地域限制，更好地服务于微创企业。
（四）效率提升。标准化的流程，统一化的制度，专业化的分工，能高效地提供服务。
（五）合规化提升。财务云运营机构的人员按岗位负责专业事项，专业化分工、稳定的人员、高效的流程、对外部合规的制度，能更好地满足监管的需求，以降低企业合规化风险。
（六）区别于传统代理记账的运营管理。大财务云良好的运营管理体系，可以确保大财务云的不断优化和可持续性发展，能保证流程的可视化，有利于企业经营管理。
【主要参考文献】
财政部会计司.我国代理记账行业发展情况报告——基于财政部首次开展的全国代理记账机构普查分析[J].財务与会计，2013，（12）.
