“一带一路”倡议下高校留学生特色档案信息资源数据库建设研究
郑慧 黄艳芝
摘? 要：高校留学生特色档案信息资源数据库是指以高校档案馆、外事部门、各相关二级院系以及留学生个人为联合建设主体，以在读的和已经毕业的外国留学生形成的学籍档案、个人风采档案、名人档案、突发事件档案以及重大活动档案为客体，整合资金、资源、人员、技术等要素而构建起来的数据库。论文分析了目前数据库建设面临的问题并有针对性地提出了对策。
关键词：一带一路;留学生;学生档案
Abstract： College foreign students featured Archives information resources database refers to take the college Archives， foreign affairs departments， the relevant secondary school and individual students as the main body of the joint construction， to take the student records， personal demeanor， celebrity Archives， emergency Archives and major activity Archives which produced by foreign students as the object， and integrates funds， resources， personnel， technology and other elements to build the database. This paper analyses the current problems， and then make the suggestions.
Keywords： “the Belt and Road”; Foreign students; Students Archives
“一带一路”倡议的提出，吸引了越来越多的“一带一路”沿线国家的学生来到中国留学。據教育部统计显示，2018年来华留学人数超过49万。[1]高校留学生特色档案信息资源数据库是指以高校档案馆、外事部门、各相关二级院系以及留学生个人为联合建设主体，以在读的和已经毕业的外国留学生形成的学籍档案、个人风采档案、名人档案、突发事件档案以及重大活动档案为客体，整合资金、资源、人员、技术等要素而构建起来的数据库。
笔者认为，可以在前人研究成果的基础上拓宽留学生档案研究的角度，建立高校留学生特色档案信息资源数据库，充分实现留学生档案信息的社会效益与经济效益，切实服务“一带一路”倡议。
1 “一带一路”倡议下高校留学生特色档案信息资源数据库建设的主体
高校留学生特色档案信息资源数据库以留学生个人为具体形成者，以高校外事部门或各相关二级院系为档案信息收集和整理者，以高校档案馆为终端归档和档案信息开发利用部门，以网络与信息中心作为后台管理和运转支持部门，因此，其建设主体呈现多元化的现象。
1.1 留学生个人。在日常的学习和生活中，留学生个人会产生很多档案，不管是学习中形成的课程作业和论文、发表出版的论文和专著、学术演讲比赛或学术研讨会的成果，还是业余文体活动的照片、录像、见闻;不管是传统的纸质还是电子、磁盘、光盘等载体，这些档案完整而真实地记录了留学生个人的各方面表现。留学生个人档案以电子档案为主，有少量的纸质档案。
1.2 高校外事部门。有的高校的留学生管辖部门是该校的外事部门，如国际交流处、国际合作处、外事处、外事办公室等。外事部门统一集中管理本校留学生的全部档案，并按照要求于每年6月底前将其整理完毕、有序移交给本校档案馆保管。[2]
1.3 高校的各相关二级院系。有的高校规定，招收留学生的各二级院系负责承担本院系留学生档案的管理，要及时做好留学生档案的收集和整理，并按学校档案馆的要求定期移交和报送这些档案。
1.4 高校档案馆（室）。高校档案馆（室）主要负责制定科学规范的留学生档案管理制度，并履行以下职责：首先，安排专门人员负责对接外事部门或二级院系定期接收移交上来的档案;其次，对外事部门或二级院系的留学生档案收集和整理进行指导和监督;最后，对留学生档案进行开发和利用。
2 “一带一路”倡议下高校留学生特色档案信息资源数据库建设的客体
2008年，教育部和国家档案局联合发布的第27号令《高等学校档案管理办法》中，规定学生类档案主要包括高校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等;外事类档案主要包括学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者我国港澳台地区专家、教师、国际学生、我国港澳台学生等的材料等。[3]留学生特色档案信息的“特色”主要表现在个人风采档案、名人档案、突发事件档案以及重大活动档案等非常规档案，这些档案是构成留学生特色档案信息的重要组成部分，与常规档案一起全面完整地反映留学生在华学习、生活和工作的方方面面。高校留学生特色档案信息资源数据库建设的客体主要包括留学生学籍档案、个人风采档案、留学生名人档案、留学生突发事件档案[4]、留学生重大活动档案等类型。
3 “一带一路”倡议下建设高校留学生特色档案信息资源数据库所面临的主要问题
“一带一路”倡议下建设高校留学生特色档案信息资源数据库面临的问题很多，包括主体、客体、资金、人员、技术、环境等，下面仅就比较突出的主体和客体问题进行探讨。
3.1 主体问题
3.1.1 主体之间沟通不足、任务不明确，不利于档案的收集或报送。高校档案馆对学校各部门开展档案工作负有主要的指导与监督责任，但目前主要负责留学生档案工作的学校档案馆、国际教育交流处、各相关二级院系这三方之间在档案工作方面的交流不够充分，高校档案馆对下级部门的指导与监督多流于形式，没有实际内容，达不到理想效果。下级部门对学校档案馆制定和发布的留学生档案的归档范围及整理方法等文件重视不够，文件精神无法得到准确到位的理解，文件要求更谈不上得到一丝不苟的执行。留学生与所在二级院系的沟通也有问题，不少留学生认为个人隐私受到侵犯，不愿配合院系做好其个人档案的收集和报送。
3.1.2 留学生档案追踪难。留学生名人档案是对已毕业并在某一领域取得较大成功或具有一定影响力的留学生进行个人档案的收集与管理，不仅包括留学生在华进修和生活期间所形成的档案的归档整理，更重视其学成就业后的档案追踪收集整理。由于留学生学成后其档案信息的收集延伸到校外甚至国外，超出了学校的管理权限，给留学生档案信息的追踪收集带来了很大的难度。[5]
3.2 客体问题
3.2.1 留学生档案信息采集无统一标准和规范，档案不全。留学生档案信息的采集缺乏统一标准和规范，各高校一般根据本校的留学生规模和管理模式，参照国内学生档案管理的标准进行留学生档案信息的采集与整理，忽略了留学生档案的特殊性。来华留学生稳定性差，学生休学、复学、退学、降级、转系、转专业等情况较多，不实时采集、补充和更新这些信息，将会导致留学生个人档案信息不够完备齐全、不够真实可靠，利用价值不高，难以发挥和体现留学生档案信息应有的经济价值与社会作用。[6]
3.2.2 留学生档案存储以纸质载体为主，电子载体为辅。根据调研，目前留学生档案的存储介质多以纸质载体为主，电子载体为辅。主要原因一是相对而言，留学生数量不多，直接形成和接收的档案载体多为传统的纸质;二是档案从纸质介质转移到电子介质上需要时间、人力和经费投入，增加了操作成本;三是虽然自从2004年9月1日起，教育部就在全国各高等院校普遍推行“来华留学生档案管理信息系统”[7]，但是多数高校仅使用其中的“基本信息”功能，并没有发挥该系统在收集、存储和利用电子档案方面的优越性。
3.2.3 留学生档案利用率不高。高校档案馆将留学生档案收集整理归档后，重其保管而轻其利用，留学生档案的价值无法得以充分发挥。当前，利用留学生档案比较常见的方式是查询和认证。档案工作者、教辅人员对留学生档案的参考和凭证价值认识不到位，留学生档案在招生宣传、教学活动以及日常管理等方面的效用还没有得到深入挖掘。
4 “一带一路”倡议下建設高校留学生特色档案信息资源数据库的措施
4.1 加强各主体之前的沟通并明确任务，以丰富档案内容
4.1.1 加强沟通和协调。第一，高校档案馆要加强与各相关二级院系或部门的联系，定期或不定期组织相关各二级院系或部门的档案工作人员进行研讨和交流，寻找、剖析和解决他们在留学生档案管理中遇到的难题、分享留学生档案工作的成功经验;与此同时，听取各部门工作人员提出的意见和建议，使学校的档案工作水平得到提高。在具体的档案管理环节和实际操作中，档案馆要协调好各方面的关系，确保档案追踪渠道畅通。留学生档案的追踪时间较长、档案信息来源纷繁复杂、关涉到校内校外多个单位和部门，所以有必要采取灵活多变的收集方法和方式。为此要做好外事办、留学生处、院系等相关部门乃至班主任、指导老师、任课教师等责任人的协调与沟通，分层次分阶段分步骤进行档案采集工作，以确保留学生档案的真实可靠和完整齐备。第二，相关二级院系要主动与留学生进行充分沟通交流，反复宣讲做好留学生档案工作和构建留学生档案信息数据库的重大意义，打消留学生的顾虑和芥蒂，明确提出留学生在信息库建设过程中的责任和义务，并要求以班级为单位做好落实工作。
4.1.2 明确任务和分工。高校档案馆、各相关二级院系以及留学生个人在高校留学生特色档案信息资源数据库中的任务和分工有别。
高校档案馆要制定统一的留学生档案管理制度，安排业务骨干负责对接二级院系，指导和监督其做好档案收集、整理和移交工作。留学生档案移交到高校档案馆后，档案馆还要做好档案的二次整理工作，方便日后的档案信息库建设和档案开发利用。招收“一带一路”沿线国家留学生的相关二级院系要重视并及时做好留学生档案材料的收集、整理工作，同时做好留学生档案的报送工作。留学生个人要做好日常学习、生活中具有一定意义的事情的记录，形成文件夹定期报送给学院或班级。
留学生流动性较强，其档案信息内容繁杂。除了以上三个主体，做好留学生档案的收集还需要班主任、指导老师、任课教师、教学秘书、宿舍管理员、外事工作者和档案工作者的分工合作。
4.2 拓宽留学生档案追踪的渠道
留学生名人档案的追踪收集有如下几种渠道：借助校庆、院庆、校友联谊会等活动和组织开展实时的留学生档案信息采集;通过留学生在华学习时的班主任、任课教师或导师了解情况并收集信息;通过外事交往活动知悉和掌握留学生学成后的工作、生活情况;主动将来华留学生名单及基本信息提供给驻外领事馆，请领事馆将他们掌握的信息或线索及时提供给高校;借助国际和校际交流、网络社交等媒体收集留学生信息。
4.3 制定和实施科学规范的留学生档案采集标准
高校档案馆要制定和实施科学规范的留学生档案采集标准。将留学生档案从类别上分为学籍档案、名人档案、个人风采档案、重大活动档案、突发事件档案，从载体上分为纸质档案和电子档案，从形式上又分为文字档案、音像档案，从时间上分为留学前的档案、留学期间的档案、毕业或结业后的档案。
4.3.1 留学生学籍档案。留学生学籍档案包括语言进修生学籍档案和学历留学生学籍档案两类。
语言进修生学籍档案归档范围一般为：在华进修时间证明、护照复印件、来华留学申请审批表、班级专业信息、课程表、各科任课教师名单、教学档案、成绩单、结业证书、就业去向表、个人简况表。
学历留学生学籍档案归档范围比语言进修生学籍档案归档范围大，除了语言进修生学籍档案所包括的内容之外，还包括：人才培养计划、在校奖惩情况、各类协议证书复印件、学籍变更档案、毕业实习鉴定表、毕业论文/设计定稿、学历和学位申请表、学历和学位证书、国家留学基金委的电子注册材料等。
4.3.2 留学生名人档案。留学生名人档案的归档范围有：在华留学期间其在学习、生活上形成的具有一定保存价值的原始记录、在校期间的先进事迹等材料;对其学成毕业后的档案追踪;毕业后回校访问交流的档案等。
4.3.3 留学生个人风采档案。留学生个人风采档案的归档范围有：在华留学期间其在学习、生活上形成的体现个人积极向上的人格魅力的文字、照片、视频，内容包括参赛获奖、节庆活动、旅行见闻等。
4.3.4 留学生重大活动档案。留学生重大活动是有组织的有较大意义的群体活动，高校档案馆要多方位全面收集档案，形成纸质档案和电子档案兼有，文字档案和音像档案聚齐的双套制作法，既主动拍摄和记录活动情况，也收集其他媒体的实时报导道材料。兰州大学档案馆提倡的“档案馆在现场”的成功做法值得学习和借鉴。[8]
4.3.5 留学生突发事件档案。留学生突发事件档案的归档范围：突发事件的起因、事发时的监控录像和视频、在场人员的口供、事后的处理方法和结果等档案。
4.4 提高留学生纸质档案转为电子档案的转换率
目前，我国高校留学生电子档案管理系统主要采用北京邮电大学研制开发、教育部认可的“全国来华留学生管理信息系统”，该系统涉及高校留学生的招生、教学、生活服务以及毕业等四个环节。但是，从实际使用情况来看，多数高校为完成数据上报仅使用了“基本信息”这一项功能，纸质档案转化为电子档案上系统的比例很低。
高校应该在已有“全国来华留学生管理信息系统”的基础上，根据自己的教学特色和留学生档案的分类，自主开发适合自身的留学生档案管理系统，适当增减留学生档案的种类和内容，提高留学生档案的查询与利用效率。
4.5 提高留学生档案信息资源的利用率
为提高高校的教学水平、科研水平、经济效益以及社会效益，在留学生档案信息资源开发利用工作上应加大力度、补齐提供利用服务的短板。高校档案馆应通过定期编纂留学生档案文献汇编、编制留学生档案管理宣传册、开通简便易行的网络查档路径等措施，积极为学生、教师和行政人员提供档案利用服务。与此同时，高校应当重视提高留学生档案的电子化水平，实现留学生档案的网上查阅或电子化查阅，从而提升留学生档案信息资源的利用率。
5 结语
“一带一路”倡议下高校留学生特色档案信息资源数据库的建设有利于高校将面向国际化的办学模式不断推向深入，有助于高校重点面向“一带一路”沿线国家开展招生宣传工作，在扩大招生规模、提高教学质量、推动相关专业开设和学科建设以及促进“一带一路”沿线国家文化教育交流等方面发挥积极的作用。
本文为2019年度国家社会基金：“一带一路”涉外档案文献编研研究（项目号：19BTQ092）的阶段性成果。
参考文献：
[1]来华留学统计[EB/OL].http：//www.moe.gov.cn/ jyb_xwfb/gzdt_gzdt/ s5987/201904/t20190412_377692.html 2019-04-12/2019-04-20.
[2]杨保乐.广西高校留学生档案管理探析[J].山西档案，2014（1）：97-99.
[3]教育部、国家档案局.高等学校档案管理办法[Z].2008-08-20.
[4][6]黄夏基，杨保乐.高校留学生档案的管理及开发利用探析[J].档案时空，2013（12）：29-30.
[5]赵秀梅.高校外国留学生档案管理工作存在的问题及对策[J].内蒙古师范大学学报（教育科学版），2013（1）：163-164.
[7]教育部办公厅关于启用全国来华留学生管理信息系统的通知[Z].2004-06-10.
[8]段小平.让档案工作成为高校建设中不可或缺的力量——兰州大学档案馆做好档案资源建设和开发利用工作服务学校发展[N].中国档案报，2016-03-31（03）
作者单位：郑慧，广西民族大学民族研究中心;黃艳芝，华蓝设计（集团）有限公司 来稿日期：2019-12-12）
