业财一体化平台中的采购管理研究

    

    

    摘要：本文基于南京地铁资产全寿命周期管理体系建设的背景，研究了南京地铁业财一体化平台中采购系统的搭建问题，明确了系统设计总体方向，结合目前的业务状况，详细介绍了各个功能模块的业务逻辑、功能需求、系统接口等。利用信息和网络技术对采购全程的各个环节实现了在线管理，提高了工作质量和工作效率，实现采购全生命周期的过程管理。

    关键词：地铁;采购管理;业财一体化平台

    0.引言

    随着南京地铁运营线路的增加，公司管理的资产规模急剧增长，为承接公司发展战略与内控体系落地需要，南京地铁以统筹兼顾国有资产管理、集团一体化发展、资产全寿命周期管理等全方位多目标管理要求，以资产全寿命周期管理体系建设为重点，以业务标准化和数据标准化设计为基础，以业财一体化管控平台为手段，不断完善南京地铁采购管理体系，有效地整合企业的资源，帮助企业降低成本，提高企业的核心竞争力。

    1.采购系统功能框架

    采购管理主要处理用户招标、供应商投标报价过程中常用的业务，包括请购管理、采购计划、采购项目立项、年度招标计划、寻源管理、寻源流程管理、质疑投诉管理、招标委员会管理、供应商管理、统一采购门户、统一规范库等管理等各方面业务的管理功能。该系统实施以业务需求导向为首要因素。从最终用户的需求出发，选择重点与关键的环节进行信息化管理与控制[1]。

    （1）全生命、全流程、全过程化管理，实现采购管理关键节点闭环

    在采购周期中，所有关键步骤，从采购计划到采购寻源、定点定价等各阶段都实现统一、规范的管控尺度标准。

    （2）业务网络化、可视化、可追踪化，提高工作效率，降低管理成本

    对采购管理相关业务及审批流程通过网络化、图形可视化、可追溯的方式进行管理和展现，到达提高效率，降低成本的目的。

    （3）实现采购进度可视化，便于对采购执行情况进行跟踪，控制风险

    针对采购过程的个关键节点进行可视化展示，方便用户及时查询、跟踪采购进度，实现采购过程透明化，也可及时发现耗时较长的环节，及时提醒跟进以达到控制风险的目的。

    （4）采购数据分析多维化、可视化，辅助决策分析

    支持从不同维度对历史采购数据进行分析及可视化、图表化处理，为决策分析提供辅助。

    （5）实现业财一体化主线的集成、信息互通互联、数据集成共享

    实现集团与各子公司的分级控制的同时实现采购数据的互通与共享，实现与投资、财务预算、合同、库存等系统的互联，打通整个业财管控主线，进而实现整个业财过程的集约化。

    总体功能框架如图1-1所示：

    2.采购计划管理

    南京地铁根据项目类型分为物资采购类项目和工程服务类项目，同时计划管理也分成物资类计划和工程服务类计划。物资计划管理实现了物资采购计划新增、

    调整、审批、取消审批、作废及审批流程查看。工程服务类计划根据年度确认的项目信息（来自投资系统或财务系统），补充其他信息作为工程服务项目类采购计划的源头。年度采购计划也是编制采购预算的依据，预算审批通过后返回信息给年度采购计划，只有预算审批通过的项目才允许启动和执行采购事项，同时短信通知需求部门可以按计划启动采购项目。

    3.采购申请和采购任务管理

    南京地铁物资采购申请由各单位进行填报，填报时可以通过与EAM（资产管理系统）的接口获取库存相关信息，提交审批时能够与预算系统进行关联，各单位提报完成的申请单可支持按分中心、线路进行汇总。另外，借助安全库存管理功能，当库存出现不足时库存系统自动发生预警，由库存管理人员生成采购申请单，不占用部门预算，申请的物资可由各个部门进行领用。

    采购任务管理分为物资采购任务和工程服务类采购任务。物资采购任务首先由负责分配的人员根据条件过滤出其分配的申请单明细，在系统中对申请单打包成任务，任务里包含采购方式、采购人员、备注等信息。操作人员可以对任务里某条申请进行调整、再确认或取消操作，相关的采购明细也可以调整或者作废。工程服务类采购任务由实施单位/职能单位对需求部门提报的年度采购计划进行打包组合。实施单位将汇总后的资料上传，经职能部门确认后启动，采购单位根据启动的年度计划执行采购。每个实施单位确定对应的分配人员，当年度采购计划预算审核通过后，可以由分配人员把项目分配给相应的采购人员进行执行采购。

    4.寻源过程管理

    采购系统实现了南京地铁招标、非招标制度中规定的几种寻源模式，如招标采购、询价采购、谈判采购等。其中招标采购管理从以前的招标代理模式實现全流程线上办理，如招标采购公告的编制及审批、标书补遗、澄清、抽取专家、供应商报价投标、开标、生成评标报告、中标公示功能等。询价采购管理实现了询价通知书编制、审批及发布、询价文件编制及发布、询价加密（ 对项目进行加密，需要通三把密钥才能开启项目询价）、解密（在询价开启前由各个部门人员录入密钥进行解密，解密后的项目才允许开启报价）、开启报价、报价评审（实现采购单位对询价项目的中标结果进行汇总，生成定标结论，并支持审批）。当寻源完成后，可将相关数据传输到EAM（资产管理系统）便于创建订单以及合同管理系统用于生成合同。

    采购系统打通了采购任务、采购操作、供应商报价之间的线上通道，使得寻源过程愈加高效，实现了阳光采购的同时也大大提高了采购效率。

    5.供应商管理

    企业采购质量管理通常是通过对供应商闭环管理机制来实现的，具体来说包括严格把控供应商准入门槛、合理评估供应商绩效表现、及时清退绩效不良的供应商。该采购系统针对广大供应商，实现了通过供应商门户自助式注册申请管理、信息维护管理、送货预约管理、支持供应商各类资质资料的上传管理。针对南京地铁内部用户，通过同步合同管理系统中供应商的合同签约情况实现了供应商信息查看功能、供应商考评分级、供应商冻结和黑名单管理。建立了供应商良性竞争观念，保证从源头降低采购成本。

    6.系统间接口

    采购系统作为业财一体化平台若干子系统的一员，与平台内其他系统间（如投资管理系统、财务控制管理系统、固资管理系统、合同管理系统、全面预算管理系统等）通过数据接口来传递数据[1]，本系统与外部系统接口关系如图6-1所示：

    数据接口的作用举例如下：

    （1）投资管理系统

    采购管理系统提供给投资管理系统项目采购中标信息。

    投资管理系统提供项目年度（年中）计划预算信息、投资（非投资）项目信息。

    （2）财务控制管理系统

    财务控制系统提供投标保证金收到确认结果、投标保证金退还结果。

    采购管理系统提供投标保证金收到、投标保证金退还、采购申请寻源结果更新信息、采购立项寻源结果更新信息、采购申请时调用业务项信息进行预算校验、采购立项时调用项目信息进行项目采购预算校验信息。

    （3）合同管理系统

    合同管理系统提供合同签订结果、合同履约评价信息。

    采购管理系统提供采购申请、采购寻源结果、订单信息、到货单评分、到货信息、供应商基本信息、供应商评级结果、物资分类信息、物资基本信息。

    （4）全面预算系统

    采购管理系统提供给全面预算系统物资请购计划、工程、设备与服务年度计划。

    （5）EAM（企业资产管理）系统

    采購管理系统接受EAM库存信息，物资材料领用、退库、安全库存信息;

    采购系统提供采购订单、物资收货信息、物资基本信息。

    7.结语

    根据研究和实践，业财一体化平台中的采购系统展示了采购全生命周期管理体系信息化管理的相关工作，在采购管理体系的计划管理、寻源管理、供应商管理等环节定义实现了在线管理功能。并通过与其他系统接口关系的设计，使得采购系统成为南京地铁资产全寿命周期管理体系中的重要一环，有效的降低成本并对采购业务风险进行预先有效的管理。

    参考文献：

    [1]浪潮通用软件有限公司， 南京地铁业财一体化管理平台（一期）项目采购管理系统详细设计方案[R].南京： 南京地铁运营有限责任公司，2020

    作者简介：顾寅（出生年1986-），男，汉族，（籍贯：江苏南京人），硕士，工程师，从事供应商管理工作