疾病预防控制中心档案管理及档案利用探讨

2022.10.06

程文

【摘要】国家的各级疾病预防控制中心是国家体系中的职能机构，承担着群体预防任务，各种疾病的监测及分析、防治等重大任务，在各项工作中，如开展疾病控制、卫生监测科研教学及健康教育等业务活动中，形成了大量的业务技术档案，这些如没有合理，有效的管理，不但失去许多珍贵的统计数据，而且也不能合理的利用这些档案资源，发挥档案资源的价值，而加以合理利用。因此疾病预防控制中心的档案管理是卫生预防工作的重要一环。

【关键词】疾控中心；档案；管理利用

各级疾病预防防控制中心档案主体的卫生预防业务档案采取的管理模式不尽相同，有的是采用科存档案、中心存目录；有的则分散在科室，或固定人员管理，或干脆分散在个人手中。我认为对疾控中心业务档案应采取分级管理的方法。这样既符合档案工作基本原则，又能满足卫生防疫业务开展的需要。

一、疾控中心业务档案两级管理原则

疾控中心档案有两大类；一类是行政往来各种文件形成的档案，另一类是各业务科室在工作中逐渐积累形成的业务档案。而这些档案的两级管理是指在疾控中心业务办的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行中心级、科级两级管理，其内容主要有以下四个方面：

1、将疾控中心业务档案纳入中心档案工作管理体系，同其它门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受中心业务办的统一领导，由中心档案室负责具体组织实施。2、将业务档案分为中心、科两级，对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监测档案，分别为中心业务档案和科级业务档案两个层次。3、中心级业务档案管理：凡划归的中心级管理的业务档案，由各科档案员负责收集，整理、立卷定期向中心档案归档，交由中心档案室统一保管和提供利用。4、科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存。由各科兼职档案员负责收集、整理、立卷，并负责保管和提供利用。

二、中心级、科级档案范围的确定

中心级档案和科级档案各有其划分的范围和界限，中心级档案的划分应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分，即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料，以及在基础监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为中心级档案，以确保中心级业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。主要有以下几个方面的档案：

1、业务工作法规、标准及技术方法的研究档案，包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告单。2、年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析，疫情流行趋势预测等。3、年度或跨年度的卫生监测的总结分析。4、重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料，包括调查报告、现场调查记录及有关的行政处罚材料等或年度综合性分析总结。5、专题调查，包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。6、各项业务工作的统计月报，年报。7、省市级以上刊物上发表的业务论文。

科级档案的划分范围大致有以下几种：

1、中心在日常业务活动中直接形成服务对象的档案，这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的企业存亡而定，而且不少材料还因工作需要逐年加以补充，因此，科保存更为便利。2、常规性卫生监测材料：包括所辖地区和监测点或直管单位公共卫生监测材料、监测记录、记事、监测小结、控制结果、监测报告等材料。3、一般性违法案例、疫情、污染事故，食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表、现场调查笔录、人员录访记录，检验结果及处理报告等。4、从业人员健康体检，卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表、培训计划、教材及小结等。

三、实施两级管理的意义

（一）两级管理使业务档案查找方便，节省空间

我中心在工作中形成大量的业务档案，如果不分两级管理，使各种重要的，保存价值大的档案和一般性的、基础性的材料档案混杂在一起，查找起来很不方便，分散在各科室，也不利于全中心档案工作的统一布置和指导，如果把全站综合性的材料统一归纳到档案室，便于档案的管理，也为各科室节省了空间。

（二）中心级档案管理有利于防疫业务工作整体水平的提高

中心级业务档案管理可使中心档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于中心领导及时把握全局，做也正确决策提供了有力依据。另外，将具有总结分析性、学术性的材料交中心归档，有利于在大量的监测材料上进一步加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高，有利于防疫机构科研工作的开展

（三）科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要

预防控制工作有延续性，在对监测点监测中要经常使用其前一年或前几年形成的监测档案，特别是随着生产经营单位的变化，有些档案要还不断进行补充或注销，有些数据要有对比性，以满足卫生防疫的日常需要。

（四）档案收集整理要为档案开发利用提供有价值的信息

档案收集整理要以业务档案入手，这样才能提供真实有效的档案第一手资料，档案编研才有可能有专业特色，才能更有效为疾病预防控制工作服务，脱离业务工作的选题就谈不上专业性。要掌握各科业务工作档案的精髓，对比以前年度的监测数据，特别是开展预防医学科学研究时，更要有大量的跨年度的统一数据做依据，才能有针对性的统计和分析，所以应将工作重点放在能系统的提供高度浓缩的业务档案上。以便档案的利用和开发。

综上所述，将业务档案实行两级管理，是疾控中心贯彻我国档案集中统一管理基本原则而建立的一种档案管理模式，它符合疾病的预防控制工作的特点和需要，随着业务档案管理实践的发展，它将会更加完善，一定会为卫生防疫业务工作的开展发挥重要作用。另外，疾控中心档案的利用价值逐渐体现出来，各级疾控中心档案工作逐步走上了规范化、科学化的管理轨道，特别是自档案目标管理活动开展以来，更是将档案工作推向一个新的高度。

参考文献

[1]尹福顺.浅议基层疾病预防控制中心档案管理与建议[J].华章，2013（22）.

作者简介

程文——女，1973年11月11日生，哈尔滨市巴彦县疾控中心，馆员。