高校手札档案专题数据库构建研究
李华云
摘? 要：高校手札档案专题数据库的建立，从档案的管理利用角度能推动高校档案信息管理与服务水平，打造高校专题档案管理特色;从学术角度则能推动档案学、史学等多学科的交叉融合研究。高校在构建手札档案专题数据库的途径和方向上，基础是内部的建设过程，归途则是与其他館藏地手札档案资源的联合共享。
关键词：高校;手札档案;专题数据库;途径
Abstract： The construction of special database of college letter Archives can motivate the information management and service level of universities， creating characteristic of college's special Archives management， while it can also promote crossover study of archival and historical study. On the way and direction of constructing special database of letter Archives in colleges， the foundation is the internal construction process， and the destination is the joint sharing with other collections of letter archive resources.
Keywords： College; Letter Archives; Special database; Methods
高校馆藏手札区别于一般公文函件，是书写者手写给某一特定对象，用于讨论、暄问、告知、商议或传递情意等的信息内容。建立手札档案专题数据库，是高校在馆藏基础上整合信息资源，开发、利用特色档案的途径，也是在大数据时代背景下推动高校档案学与其他学科交叉融合研究的重要手段。
1 高校手札档案专题数据库创建意义
手札真实记录了校史人物和事件对学校和地区发展所产生的影响，这类影响涵盖教育、经济、政治、文化、社会生活等各方各面，映现着中国社会的发展足迹。因此，高校手札档案专题数据库的建立具有多方面的意义。
1.1 更新高校档案管理方式
对于档案利用来说，手札档案在高校馆藏数据库的分类中，较多散见、杂糅在历史档案类别下。高校对手札档案未进行有效归类建档，整体上对其关注和利用度不高。如果清理这部分史迹，可发现其巨大的档案学价值和史学价值。在四川大学江姐纪念馆建设过程中，保存于重庆市三峡博物馆的江姐写给谭竹安的绝笔书信，就成为最能展现江姐个人生平、革命情操及纪念馆特色的内容。前来参观的游客也无不为之动容，通过书信强烈感受到革命者英勇无畏的精神。
在信息时代背景下，全面整合高校手札档案信息资源，创建手札档案专题数据库，能推动高校档案馆藏结构的优化，从接收、整理和分类等实践环节促进档案管理和服务方式的更新。同时可以有效关联和对接社会需求，全面满足用户的个性化需求。
1.2 贴合高校档案编研需求
对专题档案数据的挖掘，本身是促进档案资源整理和编研的一种有效途径。目前国内高校就馆藏名人手札，纷纷出版精选本。
上世纪90年代，复旦大学率先出版了《复旦大学档案馆馆藏名人手札（1905-1949）》，集中收录建校至建国前的先贤手札计178位，近200件。时隔八年，该书于2005年再次出版续集。其他地区省属高校以及档案馆、博物馆，也编选有名人手札著作。这体现了国内馆藏者对现有资源深度和细度开挖的认识，然而手札档案资源的利用与建设，现今仍存有很大的发展空间，一个重要体现就是以精品展示居多，对资源的整体观照和建设不足。手札档案资源只有作为一个整体，实现材料的集中、共享，才能保证在原有个例展示的基础上加强对其利用和研究。
1.3 推动高校档案文化建设
档案本身带有鲜明的史学因子和文化因子，需要通过开发利用加以全面显现和扩展。
高校馆藏手札档案记录着校史人物参与学校建设发展的历程，反映着他们同社会各界交往的面貌。这些档案材料能让览信者近距离感受历史人物和事件的温度和对构建与传承校史记忆的文化价值，同时也是史学研究的一手资料。手札内容实现公开传播，既能实现其知识价值，也能实现其育人价值。因此，建立手札档案专题数据库，是开发高校档案文化价值的重要途径。
2 高校手札档案专题数据库创建途径
高校手札档案专题数据库的建立涉及高校内部手札档案资源的全面搜集、整合分类，数据库建设技术的应用，也涉及高校等馆藏地之间手札档案资源的共建共享。专题数据库构建需要物质、技术等诸多要素的支撑。
2.1 基础：高校内部的建设过程
高校手札档案专题数据库的开发、构建，主体是高校的档案工作者。建设过程应分阶段进行，并对各类要素予以充分重视和合理调配。
集管理、服务和研究职能为一体的高校档案馆工作者，在档案专题数据库的开发和创建中，应主导对手札档案的全面搜集、有序归类和统筹编排。对资源的整合，应注意从馆藏历史库中集中清理和筛选手札档案素材，对有效信息进行合理分类、编排，对重要历史内容进行重点保存，建立手札档案资源的内在有机联系。在手札档案的采集、标引、存储、服务、维护和协同管理等环节中，应充分结合现有信息技术，全面开发可供推广的档案专题数据库系统。
以上要素从物质和技术层面保证了高校手札档案从资料收集到数字化的过程，另外在整个数据库的建设中，还需要确立完备的档案库体例和技术标准，从制度层面规范高校手札档案专题数据库的创建。
目前国内高校手札档案专题数据库建设仍处于初尝阶段，统一技术标准是前提。高校应结合自身手札档案资源的特色以及存储特点，全方位对接电子数据的录入和开发过程，实现数据库服务的“普适性”和“持续性”。
2.2 歸途：馆藏手札档案资源的共建共享
在范围上，由高校创建出一个统一、完善的数据库系统，虽然极大地方便了校内档案的管理和利用，但最终应着眼在未来各高校以及省属档案馆、博物馆等馆藏地手札档案资源的联合共享上。
通过推广成熟的手札档案专题建库规范和技术，逐步实现各馆藏地对手札档案资源的挖掘、整合和数据的联合共享，才能最终扩大手札档案在各领域的利用途径，增强其价值的实现和作用的发挥。
档案专题数据库建设本身具有信息存储广、利用分散、开发周期长的特点。在信息技术日新月异的今天，高校应着力通过优化的数据检索和处理技术，实现对馆藏档案资源的分类整理以及建库保存。在此基础上，将逐步规范化和成熟的档案专题数据库技术应用到手札领域，实现全国手札历史文献的整合、上线，最终能在档案领域解决手札文献信息不全、利用困难的难题。
2.3 挑战：关键性问题及其解决途径
2.3.1 资源的深入挖掘和有效整合。高校手札档案的清理和挖掘过程，主要存在以下两方面的难点：一是手札档案的保存湮没、分散，要从浩瀚的馆藏里筛选出专题素材，需要耗费大量的时间、人力;二是在体量上，要对整理出来的素材进行完善统筹、编排，才能保证后期建库以及研究、利用的准确性和便利性。
在资源梳理过程中，可充分借助载体、形式和内容三方面进行手札档案的鉴别。这里特别要提到手札档案的书写载体，由于内容和用途的特殊，高校手札一般书写于高校专属信笺、纸页、甚至是草纸上，这种载体使其易与一般档案类型相区分。
虽然校史人物所发的公函也常常书写于高校专属纸、笺上，但由人物称谓这些形式以及手札内容，仍能明确区分出手札档案素材。
目前国内不少高校档案馆已实现或开始实现馆藏档案的电子化，因此通过纸质与电子档案的对补检查，也能相对节省人力、时间的投入。
在资源的编研过程中，对于所清理出的素材，可通过按年编排和目录建库的方式，完成对数据的核对与审定。这种统序方法，既能使专题手札有序可依，在后期利用中也能对手札内容基本做到一目了然。
2.3.2 建库体例的规范与严密。成熟的数据库技术必须依附于同样完善、规范的建库体例，规范化和标准化也是专题数据库的长效生命。
高校手札档案专题数据库建设标准应自成体系。在档案的扫描，信息的录入、核对，图像的处理、存储等阶段，都应有相应的执行标准，以实现有序专题内容向数字化信息的高效转化，并利于后期数据库系统的传播和推广。
首先，应保证对手札档案专题数据库的质量控制，手札档案专题数据库的开发要做到在认证的软件平台系统内按标准规范录入数据，这一过程同时也要遵照数据交换协议和数据加工整理的标准。
其次，应兼顾专题档案库的阶段性与长远目标。后期随着进馆手札档案的持续增补，以及同类资源的共享、对接等需求，在数据的开发阶段，应充分考虑手札档案专题数据库未来的“系统升级”和“扩仓增容”等环节，使其在体例上具有延续性。此外，在专题数据库建设中，须自始至终关注系统的安全管理，确保手札档案信息的安全和可靠利用。
2.3.3 其他方面。高校手札档案专题数据库的创建，除物质和制度等层面的问题外，还面临着诸如档案信息的涉密与开发、数据库服务平台的用户交互、与其他馆藏地手札数据资源的共建共享等方面的问题。要做到确保所开发的手札档案专题数据库安全、可靠、应用性强、细节完善，高校就需要根据实际情况不断进行调研、总结，积累相关经验，同时加强对关联信息的深入融合。此外，高校也可以参照国内现有技术相对成熟的其他类型专题数据库的建设，以提高数据库开发和应用效率。
3 发展展望
通过精品展示的方式，手札档案已给读者带来有益的利用和审美体验。手札档案专题数据库的建设，更能加深高校对馆藏档案资源的有效挖掘和整合，而通过各存储地资源的深度融合、共享，手札档案专题数据库将为社会查询、利用和研究手札资源提供最大程度的帮助。
高校手札档案专题数据库的建设，从物质、制度和操作等层面来说都是切实可行的;从价值和意义层面来说，符合国家提升档案利用、服务和研究水平的战略要求。高校手札档案专题数据库在开发过程中会遇到系列新问题、新状况，但通过相关实践，手札档案专题数据库的创建能有效推动我国档案事业的发展和档案、史学等领域的研究进展。
（作者单位：四川大学档案馆? 来稿日期：2020-05-26）
