企业内部人事档案规范化管理之浅见
姜小媚
摘 要：人事档案在个人发展中发挥着越来越大的作用。目前，企业内部人事档案管理存在着诸多问题，如多头管理、缺乏规范性、对档案管理投入低等。为解决上述问题，需要企业增加对档案管理的重视程度，加强对档案材料的审核，加强对企业内部人事档案的规范化管理，在档案管理工作中应用信息技术等。本文还介绍了所在企业在人事档案规范化管理的经验。
关键词：人事档案;规范化管理
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.035
随着人事档案日益受到企业的重视，人事档案的规范化管理成为企业内部管理的重要内容之一。解决目前部分企业内部人事档案管理不规范的问题，让企业员工个人人事档案在职业发展过程中发挥更大作用，就需要企业管理者和档案管理从业者从各方面不断改进档案管理工作，促进企業内部人事档案管理的规范化。
1 人事档案的定义
人事档案是记录个人生涯履历的各种综合信息的综合。人事档案包括十类基本内容，如履历材料、自传、鉴定、学历与学位、政审材料、党团材料、违规违纪违法、工资、任命等。人事档案是目前国内最有效力的个人履历证明。目前，参加高考、公务员考试、研究生考试等，都需要经过政审，而政审的基本依据就包括个人档案材料。
2 企业内部人事档案管理的现状和存在问题
2.1 我国企业内部人事档案管理的现状
目前国内企业在档案管理方面，大致可以分为三类。
一类是具有档案管理权限的企业。这类企业主要为历史较为悠久的国有企业，一般建有企业独立的档案室，由人事部或人力资源部执行管理职责。
一类是委托外部管理的企业。这类企业主要为民营企业、外资企业或者合资企业。目前采取人事代理，人事外包形式的公司较多，包括阿里巴巴在内的大型民营企业都是将人事档案等大部分人事管理职责打包给专业公司进行专业操作，而其企业本身则一般不设立专门部门或安排专门人员进行档案管理。
一类是直接委托人才市场进行档案管理的企业。这类企业与上一类企业相比，一般不经过人事代理服务公司，而是直接与人才市场等具备档案管理职能的公共服务机构签订协议，由该类机构直接负责其所属员工的档案管理、户籍管理等。
一类是完全忽视档案管理的企业。这类企业中由于规模小，对员工要求低，对员工人事档案管理完全忽视，或者要求员工自行管理档案，由员工自身选择保管，存放档案的机构或者单位。
我们可以看出，尽管国家近年来一直强调规范档案管理，实际由于企业自身情况不同，人员素质差异性较大，所处地区管理力度不同（例如某些大中城市的高新区或者开发区会主动协助区内企业规范人事档案管理等），目前国内各企业的人事档案水平不一，差异较大。经常有高校毕业生在就业的时候，因为去向企业忽视档案管理，进而造成档案遗失等情况的出现。
目前具备内部人事档案管理职能的企业，也存在着管理滞后、管理层次不一的问题。
2.2 企业内部人事档案管理存在的问题
近年来，企业内部人事档案管理的规范化程度日益提升：不少国有大中型企业都建立了标准化的档案室、根据法律法规要求重新编订或修订了档案管理制度或办法、也加强了专业档案管理人员的培训。但是，在人事档案管理中仍然存在诸多问题。
2.2.1 多头管理影响人事档案的完整性
目前国内企业的档案管理机构，分为企业内部的人事部、人力资源部、行政部、组织部和外部的人事代理公司、人事挂靠公司和人才服务（交流）中心等。由于各地区的管理标准不尽统一，各企业内部（如包括多个成员公司的大型集团企业）的管理流程也不尽统一，同时员工的各类档案信息（资料）也分布在不同的管理部门（机构）中，这就造成了员工在内部调动、跨地区、跨企业流动的时候，无法确保个人档案信息的完整。笔者在最近几年的员工录用过程中就发现，不少企业将员工的党员档案与人事档案分开管理，造成了员工在新单位入职的时候，无法确认个人政治面貌，还需要去原属企业找寻个人党员档案。出现这种情况的根源在于，档案管理方面的多头管理。
2.2.2 收集归档的内容缺乏有效性
目前国内人事档案信息以“三龄两历”为主，是一种静态描述。但是企业组织在选择、配置员工的时候，往往更希望得到员工的工作绩效、个人技术专长、在单位内部的评价等动态性，与绩效管理较强的履历信息。这就造成了部分企业对于人事档案信息的忽视，认为人事档案无用，最多只能用于鉴别真假使用。实际上，如果企业能够加强动态信息收集，使之能够全面反映在档案材料中，将“死”档案变成“活”档案，势必会让更多企业重视员工档案信息和内部档案管理。
2.2.3 对人事档案管理投入水平低
人事档案管理作为一个重要的管理领域，需要大量的人力与物力投入。首先国家对于档案室的设置标准就有明确规定，包括档案柜标准、防盗防蛀防霉等八防措施标准等。在人员上，必须由具备相应上岗资格的党员来从事档案管理。同时，在档案信息化管理方面，也需要大量的技术投入。但是，目前很多企业对于档案管理的人力、物力和财力的投入水平都不够，直接表现为档案室设置不符合规范，达不到通风、采光等基本要求;人员配置相对随意，专业水平较低，甚至不懂得整理、装订档案的基本知识;信息化水平低，绝大部分档案仍停留在纸质档案阶段，保管不易，容易遗失，损坏。
2.2.4 档案传递管理不规范
个别企业和员工对于档案的严肃性认识不够。特别是员工流动时，档案转移和交接较为随意。笔者所在单位，内部档案转移还属规范，由明确的交接流程和交接证明单据，但是个别员工在离职后，其档案转移，交接则极为不规范。一是存在“人走档案留”的情况，这种情况的发生和对方企业没有档案管理部门和流程由较大关系;二是存在“口袋档案”的问题，对方单位要求员工自行携带档案并办理转档事宜，这种情况的发生的和对方企业缺少规范化的档案管理经验有很大的关系;三是存在“无证交接”的问题，部分档案在转移后，下家单位迟迟不开具档案接收回执单等凭据，造成上家单位无法确认档案是否成功转移落地。以上情况的出现，是个别企业和机构在档案传递方面不严格执行《档案法》和相关标准管理流程而造成的。
2.2.5 信息化程度低
目前是网络时代，信息时代，信息和通讯技术大规模应用在各行各业、各管理领域，当然也包括档案管理。但由于目前系统开发成本高，各企业基础档案管理水平差，流程不规范，企业负责人在大量投入经费于财务等经营直接相关系统的开发的同时，对于人事管理、档案管理却缺少投入的积极性。大部分企业的档案管理人员，都是高度依赖手工操作，很多历史久远的老档案，因为纸张质量原因，难以继续按照常规模式进行保管，亟需采用影印、扫描等数字化手段予以完善保管，但是却因为缺少相关设备，而难于实现。同时，因为在人事档案管理领域较少采用数字化、信息化手段，使得档案信息更新较慢，难以与员工个人实际成长历程同步，很多关键信息也无法及时体现在传统档案里，造成了档案管理的及时性较差。
3 企业内部人事档案规范化管理的路径
3.1 提高对人事档案的重视程度
一是做好企业负责人的工作。档案工作是一把手工程，只有企业的最高负责人重视，才有可能加大对人事档案管理的投入。笔者所在企业，在近两年经常性的要向省委组织部等提供领导档案，并由专业人员检查其档案的规范性，从而引起了企业负责人对人事档案的高度重视，加大了对档案管理的软硬件投入，提升了企业整体的人事档案管理水平。
二是做好企业员工的工作。“路是自己走的，历史是自己写的”，要让所有员工清楚的意识到，随着个人的不断成长，不论是未来继续在大型企业继续发展，还是未来去参加公务员考试，又或者是申请出国深造等，档案都起着无可比拟的作用。档案信息必须真实，对待档案必须严肃，这是要从每个人有第一份档案资料起，就应树立的理念。
3.2 确保人事档案内容真实有效
一是加强制度管理。要从制度源头，确保员工提交各类档案资料的真实性，完整性，对于档案信息造假的行为，依据国家法律、企业规定严惩不贷。
二是加强档案检查。要安排具备相当专业水平的档案管理人员，对每一份员工档案进行认真审核鉴定，对于存疑，脱漏，不全之处，及时要求员工做出说明或者补救，争取不使任何一份“带病档案”进入企业档案库。
三是优化档案信息收集方式。要在员工正式档案之外，建立员工动态信息收集机制，按照月度、季度和年度，有效收集與员工能力素质成长，业绩改善等相关联的重要信息，并按照一定标准，格式，选择合适的门类，及时更新入员工档案，确保档案信息可以如实反映员工政治思想、道德品质和工作素质的全貌。
3.3 以规范化、标准化要求人事档案管理工作
一是要根据法律和规范要求，设立符合要求的档案室。目前企业档案室的设置规范主要是要符合相关安全管理规程，如《浙江省档案馆库房安全管理规程（试行）》等。具体来讲，档案室要符合“八防”要求，首先要确保档案资料的安全性;其次要为档案室采购合格设备，例如符合要求的档案柜，专业装订机、彩色打印机、扫描仪等;再次要采购专业化的档案文具，如档案盒，档案袋和档案分类纸等。
二是要建立档案管理制度。要针对档案的管理、保存、转移和传递等，建立完善的管理制度。如档案出入登记、档案安全检查机制、档案设施设备情况登记、档案整理标准等。笔者所在单位，在近些年按照最新的管理规范和要求，整理了近三百份员工档案，实现了员工档案的整齐划一，内容完备。
三是加强档案人员素质培训。尤其要加强保密规定的教育，确保各项档案信息资料不外泄，确保员工个人信息的隐秘性。
3.4 应用信息化技术存放档案
一是采用扫描、电子存档的方式，对于现有档案进行数字化保存。按照建立数字档案室的标准，根据企业内部实际情况，将关键、重要的档案信息，资料等，以数字影像资料的方式，收集保管起来。
二是采用档案管理信息化系统。将现有档案目录、存放位置统一录入信息化系统，增强档案查询的及时性和便捷性。
4 所在企业的实践情况
部分国有企业对于人事档案的管理已经形成了规范化的操作流程，并依据国家相关法律法规和浙江省相关条例建立了较为完善的档案管理制度，对于公司内部及下级子公司各级人员的人事档案进行了分级分类管理。并且，部门企业的档案管理工作也有着与时俱进的特征，不断根据相关政策、法律法规的变化而进行调整。如根据《干部人事档案工作条例》加强档案审核和内容建设，持续推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化;加强党员材料的完善补充等。
5 结束语
人事档案是个人履历最有效力，最直接的见证。企业加强对内部人事档案的管理，不仅是员工负责，也是对企业组织自身负责。只有不断加强企业档案的规范化管理，提升企业档案管理水平，才能让员工档案得到安全保管，才能让企业通过人事档案更为准确的鉴别、认知所属员工。
参考文献
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