馆藏纸质档案数字化过程管控
陈长燕?陈炳艺
摘 要：在当下很多单位的档案数目增多，管理难度大幅度提升。因此，实行数字化档案管理手段，对于提高档案管理效率，促进单位内部的稳定发展具有很多积极意义，因此在工作中对馆藏纸质档案进行整理和鉴定，制定出适合本单位的档案数字化实施方案;加强实施过程中每个环节的质量控制，有助于安全、稳步推进馆藏档案数字化工作。
关键词：纸质档案;数字化;过程管控
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.037
1 前言
由于歷史的原因，本单位当前馆藏档案的载体类型主要为纸质档案。纸质档案在长期的保管和使用的过程中，会出现泛黄脆化、破裂、字迹褪色等各种损伤，无法再生。随着现代科技日新月异的发展，档案数字化建设是档案管理的大趋势。国家电网公司档案工作“十三五”规划中，明确提出要加快各类档案数字化进程。本次存量纸质档案数字化的目的是有效地保护原件，提高档案的利用效率，让企业内部档案利用者通过企业网方便地查询和阅览各类档案信息，提升馆藏档案业务管理水平。
2 馆藏纸质档案数字化开展的必要性
随着社会经济的不断发展，馆藏档案的数字化建设步伐逐渐加快，这对于进一步加快馆藏的整体发展有着十分关键的作用。其主要价值主要体现在以下几个层面：
1）有助于大幅度提高档案管理效率。近几年来，馆藏的工作量逐渐增大，其中涉及的各种档案资料也发生了很大的改变，资料内容相比于之前的更加宽泛，这无疑会给档案管理工作带来很大的困扰。然而，采用数字化档案管控就会在一定程度上解决这种问题。馆藏中各个部门可以借助数字化技术将档案信息进行保存，便于今后的查找，从而大大简化工作的流程，提高寻找的精准度。同时，还会大大节省人力和物力，促进档案管理工作的开展。2）有助于实现信息共享。每个单位都会分为不同的部门，在各个部门中都有独自的档案信息。但是工作期间，部门之间的信息需要进行共享，相互利用。在传统档案管理模式下，由于不同部门档案管理方法不同，造成信息查找极为不便。而信息化管理模式可以借助互联网平台对信息进行共享，通过对档案录入制定统一要求，任何部门在需要资料时可以通过一台电脑就可以调取，这样为不同部门工作带来极大便利。
3 数字化前准备工作
1）数字化场所的确定及软、硬件的提供。加工场地选择要考虑安全性和便利性。本单位档案库房隔壁就是档案技术用房，里面有空调、灭火器、监控等设备，十分安全和便利，同时对档案日常工作影响小，符合数字化加工场地要求。配备了数字化所需的硬件设施，包括计算机、免拆卷扫描仪、平板等平板扫描仪等。软件是企业网内的国家电网公司数字档案馆系统。2）查阅最新的馆藏档案数字化工作的标准、规则和方法，制定详细的馆藏档案数字化方案，确保数字化加工的标准统一，规范操作环节和技术参数及指标。3）馆藏档案数字化是一项巨大的系统工程，需要相当的人力、物力和技术支撑。将馆藏存量档案100%数字化不现实。本次数字化工作目标建立涵盖100%存量档案的目录数据库，其中重要非涉密存量档案扫描形成电子原件，挂接到数据库。
4 馆藏档案数字化实施过程及管控
1）目录数据库的建立及扫描范围的确定。按文书、生产调度、科研、基建、设备、合同、会计、招标等门类对馆藏纸质档案进行整理，依据整理规范要求，每卷/件档案录入全宗号、分类号、档号、题名、责任者、形成时间、保管期限、归档日期、主题词、提要等要素到国家电网公司数字档案馆系统，建立馆藏档案基本目录数据库。初步建好馆藏纸质档案目录数据库后，再根据本单位纸质档案的珍贵程度、利用率情况以及是否涉密，确定纸质档案的扫描及挂接电子原文的范围。在此过程中发现的档案遗留的问题，如页码错编、漏编、装订顺序颠倒、著录错误、档案破损等问题一并解决，同步完成馆藏档案的实体清点校对工作。2）纸质档案扫描主要技术指标。扫描色彩模式、扫描分辨率、存储格式、命名规则等，是档案扫描的主要技术指标。本单位选用免拆卷扫描仪、平板扫描仪，扫描分辨率设置为300dpi，对纸质档案进行扫描。文件采用双层PDF格式保存，一件保存为一个文档，每份文档按档号命名。对不规则的文档进行特殊处理，如大幅面图纸采用拼接技术处理，对容易损坏的珍贵资料进行平板扫描等，根据原始档案载体的性质，以彩色扫描为主，对原件清晰度差的，个别采用灰度扫描。扫描出来的图片能够如实地反映原档案页面的全部信息，不允许扫描出来的图像有信息残缺、遗漏。3）图像处理及质检。进行图像问题数据处理，主要包括纠偏、去污、OCR识别和双层PDF等技术处理，处理质量要求以视觉清晰为准，页面完整。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不觉偏斜为准。对图像页面中出现影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，处理过程中应遵循不影响档案原貌的原则。图像质量检查主要是对处理过的图片对照原档案进行全检，以发现前两个工序（扫描和图像处理）存在的漏扫、多扫、命名等问题，标记并重新处理。4）数据挂接。数据库中文件条目信息和数字化档案成品文件整理完成后，要对数字化档案成品文件进行挂接，通过挂接技术将数字化档案成品挂接到档案系统各门类档案对应的文件条目中，实现数字化文件条目与数字化档案成品电子文件一一对应。
5 数字化质量控制与成果验收
数字化质量控制内容包括数字图像、档案目录数据、元数据、数据挂接和数字化工作中产生的工作文件的完整性和规范性。本单位档案部门成立了专门的质检小组，质检工作贯穿于数字化加工的全过程：对每天的扫描工作进行自检;每个门类档案数字化加工完成后进行阶段性检验;所有门类纸质档案数字化加工完成后，采用计算机自动检验和人工检验相结合的方式对数字化成果进行验收。计算机能自检的项目100%采用计算机自检，无法用计算机自检的项目进行人工抽检，抽检比率为10%。检验中发现的问题立即标注整改，重新进行验收。验收合格后，存储离线备份的硬盘同时移交。
6 数字化加工安全保密情况
数字化的安全保密必须严格按照《国家电网有限公司保密工作管理办法》和档案数字化加工相应规范。结合档案数字化工艺流程和本单位的实际情况，梳理出实施过程中可能发生的保密风险项，并根据风险评估制定安全保密措施。本单位数字化加工现场配备覆盖全场的视频监控系统，实施全程监控，工作区域采用内部局域网传输交换数据，不存在对外出口，实体档案或移动存储介质不得带离工作区域，确保档案数字化工作和保密工作协调共进。
7 结束语
馆藏存量纸质档案数字化是数字档案馆建设最基础的工作，从档案实体的出库到最后的还原入库，中间经过目录录入、拆卷、扫描、数据处理、备份等工序，各道工序环环相扣，同时涉及诸多的规章制度，是一项非常艰巨且庞杂的工程。在档案数字化工作的推进过程中，逐步掌握了数字化加工流程、技术和方法及规范，不断提高数字化效率，确保档案数字化工作目标保质、保量完成，提高了本单位档案工作服务质量和管理水平。
参考文献
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