加强机关事业单位档案规范化管理的思考
梁静莉
摘 要：机关事业单位要积极推动档案工作的规范化管理，发挥档案室综合管理的优势。文章从分析机关事业单位档案室综合管理的优势入手，介绍了其在整理和保管档案资源、维护档案完整性以及高效化利用档案方面的积极作用，阐明了档案室不足之处，包含档案数字化难度大和档案信息化程度较低，并以此为基础，提出了一系列科学可行的管理策略，为提升机关事业单位档案管理水平提供一定参考。
关键词：机关事业单位;档案;管理
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.075
机关事业单位对档案管理的重视程度不断上升，逐渐完善档案工作体制，一定程度上提升了档案管理工作水平，档案室综合管理逐步显现出规范化和法治化的特征。而从整体工作层面来看，部分机关事业单位在档案管理工作方面还存在着一定不足，无法高效利用档案资源，需要积极探索出更适合现实工作需求的档案管理办法，推进档案室建设工作取得显著成果。
1 机关事业单位档案管理的优势
档案室的管理水平，在一定程度上能够体现出机关事业单位的管理水平。机关事业单位综合档案室全面涵盖了单位各项工作开展中所形成的文件、档案、信息资料等，负责档案收集、档案归类、建档、保管以及提供资料服务工作[1]。
1）整理和保管档案资源。档案室在整个机关事业单位的运行中占据重要地位，通过形成与收集、整理与归档、报关与保护、鉴定与销毁、利用与开发、统计与移交六部分的流转与处理，完整反映机关档案工作的全过程。机关在履行职责过程中，通过办公自动化和其他业务系统基本形成了符合要求的归档文件材料，采用适当的文件材料记录载体和记录方式，保障了归档文件的真实、准确、系统，为档案的规范化管理打下坚实基础。2）维护档案完整性。机关事业单位承担着服务社会和民众的责任，很多单位开展技术、科研项目研发活动，周期性较长，且在不同阶段生成的档案、研发资料存在着较大零散性。发挥档案室综合管理的作用，能够全面收集、合理甄选，确保归档文件资料组件齐全、内容完整，构建专门的目录和索引，有效提升档案管理的完整性。3）高效提供档案利用服务。档案室遵循科学规范的档案提供利用制度，尝试对档案信息资源按照主题分类整合，对相关专题的信息进行关联和捆绑，构建标签体系，旨为不同需求的用户提供相应的信息资源服务。同时紧跟形势，提升“互联网+档案服务”水平，充分发挥“互联网+政务公开”优势，尝试创新拓展公共服务、科技、资源等重点领域的档案服务。
2 档案管理的不足之处
1）档案数字化难度大。部分机关事业单位的档案室不具备数字化条件，无法有效开展档案室数字化建设。在档案数字化外包服务工作中，存在着难以统一标准或不能规范达标的情况，这就导致档案入馆后还需要二次数字化工作，造成资源浪费。2）档案信息化面临挑战。信息化技术广泛影响着社会生产生活，当前档案室工作面临新的机遇和挑战。现阶段国内机关事业单位档案室信息资源碎片化，档案信息资源整合难度大，且大数据时代下的信息资源在给人们带来便利的同时也一直存在国家安全及个人隐私泄露的风险。缺乏专门档案资源平台，无法满足公众的档案资源利用需求，影响档案资源的开发利用[2]。
3 机关事业单位档案管理工作路径探索
3.1 持续健全档案管理工作机制
首先，机关事业单位要提高政治站位，高度重视档案管理工作。强化档案工作的政治属性，坚守为党管档，为国守史、为人民服务的职责使命。合理转变和更新管理理念，引进先进科学的档案管理模式，构建起完善合理的工作机制，统筹布局各项档案工作，更好保障档案管理工作的实施。其次，要不断完善档案管理制度。机关事业单位要全面遵循国家档案管理制度，统一领导，分级管理，明确工作的要点和实施重点，结合单位内部管理要求，对于现行管理制度进行优化和改进，切实发挥其优势和作用。顺应档案室的工作职责，明确档案管理工作的实施标准和管理规范，为档案管理人员的实际行为标准提供依据，细致划分各个档案管理人员的权限和范围，促进档案人员能够遵循各项管理规范，全面负责档案管理工作[3]。再者，档案室规范化开展档案管理工作，要能够形成健全有效的管理规范，细化档案管理人员的工作职责，明确专人负责，确保定岗到责、定岗到人。促进档案管理朝着综合性、规范化的方向发展，有效增强各个管理环节的实施效果，提升档案室综合管理水平。
3.2 加强档案管理人员团队建设
档案管理人员的专业能力、工作经验、业务水平以及职业素养，会在很大程度上直接影响到档案室管理工作的开展效果。通过档案专业培训，逐步提高档案管理人员的业务素养，更好保障档案规范化建设工作实施效果，发挥人力资源优势作用，促进档案规范化管理各个环节顺利开展并取得良好成效。
人员团队建设过程进行中，首先要注重引进高水平人才，通过校园招聘、社会招聘选拔优秀人才，在层层考核中选拔专门的档案工作管理人员，人才上岗之前要做好充分有效的培训活动，提升人才的岗位适应能力。其次，机关事业单位要切实加强档案业务培训，建立档案人员教育培训长效机制。在日常管理和建设活动工作过程中，定期开展继续教育培训，增强档案管理人员的专业能力，促进他们更好地在日常档案管理活动中发挥专业优势，实践工作中发现不足之处，并加以改進和优化，提升总体工作能力。再者，持续强化档案工作目标考核。近年来，很多单位的档案工作纳入政府目标管理绩效考核，目标考核全覆盖及实行目标考核动态管理成为档案事业高质量发展的推动力量。
3.3 加快档案信息化建设步伐
信息化技术手段的运用，能够在极大程度上提升工作效率和质量，保障档案管理工作实施效果。切实开展信息化建设工作，加大技术、资金和人力资源的投入力度，为档案信息化建设提供重要支持，促进档案管理朝着有序化、规范化方向发展，创造出更为有利的工作条件，促进综合档案室实现自动化办公目标，为机关事业单位的整体工作提供可靠支持。
认真贯彻落实机关档案信息化建设细则，一方面将机关档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化规划中，充分利用已有资源，提升档案信息化水平。严格按照《国家档案局办公室关于档案部门使用政务云平台过程中加强档案信息安全管理的意见》要求，利用已有的、较成熟的政务云平台，达到了节约资源、提高工作效率的作用，同时要注重的档案信息安全保障。另一方面以数字档案室建设为主要形式，统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作，从制度、基础设施、应用系统、资源建设（文件格式和质量、元数据）等方面着手，并通过存储、备份、转化、迁移等要求，保障数字化资源的安全。
4 结束语
机关事业单位档案室实际运行时，能够有效整理和保管档案资源，更好维护档案完整性。提升机关事业单位的档案管理水平，能够全方位发挥档案的应用优势。档案管理在机关事业单位的工作中发挥着积极作用，尽管已经取得较好发展成果，但其中也不可避免存在着一些问题。为更好提升综合档案管理的工作水平，机关事业单位不仅要持续健全档案管理工作机制，还要加强档案管理人员团队建设，并加快档案信息化建设，以便促进档案管理工作取得显著成效。
参考文献
[1]姜丽娜.浅析加强机关事业单位档案规范化管理的思考[J].办公室业务，2018（010）：118-119.
[2]唐丽华.信息化背景下档案资源开发利用研究[J].中国档案，2020，7（003）：62.
[3]于开芹.关于新时期机关事业单位档案管理工作的创新性思考[J].中文信息，2019（007）：28-29.
