浅谈涉密文件的管理现状及完善措施
郭加忞
摘 要：随着信息化程度的不断加深，涉密文件的管理遇到了新的困难和挑战，做好涉密文件管理至关重要。本文对涉密文件管理的现状以及存在的漏洞进行了简要的分析，并从涉密文件的管理观念、制度、工作和程序四方面着手，对如何提升涉密工作水平提出了可行的策略，以期做出一定的贡献。
关键词：涉密文件;漏洞;完善
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.090
涉密档案作为一种秘密的文件，是档案管理员的重点保护对象，一些敏感重要的涉密信息，一旦泄露，将危机许多重要行业和人员，甚至是国家的安定。如今，信息网络安全事件时有发生，轰动全球的“维基解密”、斯诺登事件将大众视野再次聚焦到涉密文件的管理上，如何兼顾涉密档案保密的基本原则和价值的利用创造，如何做到管理有度、保护有力、利用有方是每一个档案管理者必须面对的重要课题。
1 涉密文件的分类等级
1）概念。企业涉密文件是用于记载商业、国家秘密的内容资料，主要有文字、图表、音像等多种档案记录方式，如档案、公文、报表、光盘、幻灯片、录像带等。
2）分类等级。涉密档案的保密等级一般有三类：绝密、机密、秘密：（1）绝密级，其查阅人仅限于公司总经理，高层管理人员及事件相关负责人;（2）机密级，其查阅人仅限于公司总经理，高层管理人员，部门经理、副经理及事件相关负责人;（3）秘密级，其查阅人为公司内部所有员工。
文件密级标注在文件首页右侧上方空白处，字体为宋体三号，加粗，例“保密级别：机密级”。
2 国内企业涉密文件的管理现状及难点
1）国内企业涉密文件管理现状。办公室的保密人员每天都要接受各种各样的涉密文件，数量繁多时，更是应接不暇。涉密文件既包含了国家相关部门发放的机密文件，又包括了单位内部的重要保密资料。我国在对企业涉密文件的管理中取得了一定的成就，制定了一系列涉密文件保密管理制度，并提供了相应的法律保障，对相关人员做些什么工作、如何开展工作都有一定的提示和指导，同时也明确相关人员不得做些什么，以及违背了会受到什么样的惩罚，具有指导和约束作用。但在许多单位，尽管都已经设立了涉密文件单独保管章制度，并要求保密人员建立涉密文件台账记录，但在实际操作过程中，保密人员由于工作疏忽或者是在工作繁忙的情况下，没有及时的做好涉密文件目录删除工作。保密人员的工作谨慎度还不高，责任心和细心度还不强，单位对保密员工作专业度的约束力度有限。
2）国内企业涉密文件管理的难点。涉密文件的管理是每个单位不可忽视的重要工作，涉密文件的管理不应该流于表面，成为形式管理，让文件的保密性和有效性大打折扣。现阶段，涉密文件的管理还有以下重点和难点需要攻克：（1）文件登记不科学，手续不规范。涉密文件的领取和发放登记不及时，经常出现事后补登情况;涉密文件登记不规范，重要信息缺漏等情况时有发生;分类不精准，未做到分类的精细化，分类范围过于笼统。（2）涉密文件管理混乱，利用不方便。涉密文件与非涉密文件未做到分类保管，经常出现混乱保管，查找耗时长，利用难度大的情况。（3）文件发放范围广，随意性大。有些保密人员贪图工作的便利，将保密原则置之脑后，随意扩大文件发放的范围。将重要的涉密文件仅根据业务工作的需要，随意发放甚至是复印给相关无权利阅读涉密文件的人员，发放后也存在未及时收回的情况，涉密文件丢失后知后觉。（4）未能用好办公自动化的便利条件，造成文件失控。信息技术的发展为办公自动化提供了可能，极大的提高了工作人员的工作效率。但与此同时，也让文件的保密性受到了威胁，加剧了涉密文件传播的不安全性。复印机、传真机成为涉密文件泄露的有力帮凶，涉密微机软盘未定期维护和更新加密，导致涉密信息外流。
3 完善涉密文件管理的意见
涉密文件的管理必须做到讲原则不讲面子、讲规矩不讲私情、讲纪律不讲关系。为此，保密人员需要提高思想占位，突出“责”的作用，单位必须从严管理，强化“制”的约束，让涉密文件在保障安全的情况下，发挥“用”的价值。
1）更新涉密文件管理观念。推行涉密文件管理制度，是强化保密作用，全面提高涉密文件利用价值的重要方略。在实际工作中，许多单位“一把手”、主要领导、涉密人员的保密意识都不足，对涉密文件制度的建立与落实关注度不够，甚至有些干部认为“涉密文件管理工作可有可无”，“涉密文件保管只是小事，只要不出大乱子都没有问题”，没有将对涉密文件的保管上升至将其视为保护国家和集体的利益，有意无意地导致了涉密文件的泄露，造成了信息安全问题。补全涉密文件管理的漏洞，必须要从源头治理，提高领导干部和保密工作人员对涉密管理工作的认识，真正从思想上切断麻痹大意的
毒根。
2）完善涉密文件管理制度。制度能够对人的行为进行制约，从而使整体往好的方向发展，因此在对涉密文件进行管理的时候，要以制度建设为根本，从源头上抓好涉密文件管理工作。涉密文件管理需要建立三个制度：（1）建立涉密文件利用保护制度。要严格按照相关标准，依据流程向外提供涉密文件，同时文件的使用人员必须按照保密规定对文件进行存放。在对文件进行阅读的时候，必须控制好阅读的时间，及时将外界涉密文件回收归档，不能够超过期限。（2）建立档案提供保密制度。对于需要向外部进行借阅的涉密文件必须将完善审批手续，以严格标准为前提进行审批，同时向外借阅文件时不能够提供原件，一律提供复印件。（3）建立信息保密制度，建立涉密文件复印件保密制度。一是要严格设定访问权限，避免无关人员查阅涉密信息。二是做好断网处理，在储存涉密档案的电脑中需要做好断网处理，断绝互联网。对于涉密文件的复印必须通过审批，并且按照批准的份数进行复制，必须做好登记，明确领取附涉密文件复印件的单位、人員，注明日期、份数、批准人等。
3）强化涉密文件管理工作。制度产生效果需要人进行落实，因此在对涉密档案管理制度进行不断完善的同时，必须加大涉密档案的管理工作力度。保密工作需要适应新形势的要求，涉密文件管理工作不仅仅是对涉密文件进行管理。从过去主要靠纪律和自觉约束转变为既强调纪律又强调以行政、法律等手段进行管理。总的来说，涉密文件工作核心是管理，缺乏良好的管理，落实涉密工作就会一盘散沙，涉密文件就会被大量窃取。
4）规范涉密文件管理程序。为了规范涉密文件的使用、借阅、保存等流程，将文件价值最大化，必须不断的规范涉密文件的管理程序。一般来说，涉密文件从上级或同级单位部门传来后，必须由办公室进行登记，而后呈给相关领导进行批阅。批阅完毕后，办公室按照领导意见进行档案的处理和保存。同时，在工作当中单位其他人员需要进行档案的借阅，必须通过办公室的同意并进行签字登记，借阅完毕后及时交回办公室进行妥善保存。
4 结语
档案的管理对于任何公司和单位都非常重要。随着信息技术的不断推进，档案信息化程度不断加深，这给涉密文件的管理带来了许多挑战。在新形势下，涉密文件存在许多问题，通过从涉密文件的管理观念、管理制度、管理工作和管理程序四方面着手，能够不断提高涉密文件的管理水平，促进文件价值的最大化。
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