医疗保障基金中心档案合并与信息化建设刍议
林国余
摘 要：本文以福建省三明市“三保合一”成立三明市医疗保障基金中心过程中的档案管理工作，认真分析其存在的问题，提出了加强合并后医疗保障基金档案及信息化建设的建议.
关键词：医保基金;档案合并;信息化建设
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.100
2014年1月22日，三明市在全国率先实现城镇职工基本医疗保险、城镇居民基本医疗保险、新型农村合作医疗保险（以下简称“三保”）三个经办机构的“三保合一”，成立了三明市医疗保障基金中心。在市医疗保障基金中心成立之前，“三保”分属于不同部门管理。市医疗保障基金中心正式成立，形成了“三保”基金统一管理、业务统一经办、机构垂直管理、资源共享高效的运行局面。这是三明市深化医药卫生体制改革的一项重大创新和重大突破，标志着三明市在理顺医保基金管理体制，加快推进城乡医保一体化工作上迈出了关键一步，对于提高全市人民的医疗保障水平，更好地保障民生具有重要的意义。根据我市医疗保障基金中心的特点，如何做好档案管理工作，更好地为我市医疗保障基金工作服务，本文就“三保”档案合并、管理与信息化建设，谈几点体会。
1 整合前“三保”档案管理存在的问题
1）档案意识、业务水平不统一。“三保”中有的单位档案管理较好，如原医保中心档案工作在当地档案管理部门的指导下，进行了规范的管理，通过了省市的验收。但有些单位对档案的重要性认识程度不够，对档案管理的规范化要求较低，仅考虑个人或科室平时工作的方便，经常将一些重要的档案资料随意存放在科室里，导致日常许多有价值的档案没有归档。档案管理人员业务水平参差不齐，因此导致在档案管理工作上存在差异。
2）资料收集、归档管理不规范。2009年人力资源社会保障部和国家档案局联合颁布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，为社会保险业务档案的管理规范和有效利用提供了依据。但是“三保”的业务要求不同、涉及的对象不同，因而对档案的归档要求又不尽相同，导致如何归档界定不清、归档流程不明，致使一些应归档的原始资料归档不齐全、立卷不规范。
3）档案工作的设施和信息化建设水平不一致。档案工作的好坏，良好的档案设施是基础，是档案管理的重要条件。“三保”都是新成立的机构，单位办公用房都是外租与外借的，保证办公用房都有困难，专门的档案用房难以实现，有的根本无档案用房。档案管理设备除了柜子、计算机、复印机外，其它的如描仪等都没有配备，采用专门的医保管理软件进行档案管理更是难以实现，导致了档案设施水平的不一致，无法实现档案管理的现代化。
2 充分认识医疗保障基金的档案管理的重要性
1）医疗保障基金档案是记录医保发展的历史凭证。医疗保险是一项全新的工作，是民生工作的重要保障。醫疗保障基金档案真实地记录参保单位、参保人员、医疗过程的基本信息，又是医疗保险待遇报销支付和对医院进行考评的唯一依据。随着国家财力的不断加强，对民生投入的不断提高，医保政策会进行不断的补充与完善。医疗保障基金档案在推进医保制度改革中，协调政府、个人、医疗机构三方的关系中，记录医保业务的全过程中都起重要作用。同时反应了参保人履行缴费义务、享受医保待遇的真实情况和医疗工作的每一个环节，也体现了医保工作者一丝不苟付出与智慧的成果。
2）医疗保障基金档案是保障参保人权益的重要凭证。医疗保障基金档案以参保人身份进行分类，记录其自参保之日到死亡期间保费缴交、医疗过程、待遇享受的全过程。完整的医疗保障基金档案对于参保者而言，可以最大限度地保障其所有权益的实现。如因参保人自身材料保管不善，可以通过调阅医保档案，进行查阅、复印等，保证参保人正常缴费、转诊治疗、商业保险报销、大病医疗保险报销、职工互助医疗报销等权益的实理。否则，影响参保人的合法利益，最终将阻碍医保事业的发展。
3）医疗保障基金档案是科学分析医保事业发展的重要凭证。以人民为中心的发展理念，对于医保事业的发展提供更高的顶层设计。医保的政策将随着经济与社会的发展，不断改进与完善。可靠、规范、详实的档案材料，是科学的数据统计、会计核算和基金收支分析的基础，是论证结果与医保情况相吻合、相接近，才能保证领导作出的各项决策科学有效、各方满意、成效良好，取得最大的公约数，使人民满意、政府放心、基金运行平稳。
3 加强医疗保障基金档案管理和档案信息化建设
医保档案承载着国家管理部门、医疗机构和参保人员的全部信息，是制定政策、基金缴交、待遇享受的重要记录凭证。“三保”在整合之前所形成的档案，按各自单位的特点进行归档，无法统一。合并之后实现统一管理 ，规范管理，也提升了档案的管理水平，档案管理与信息化建设要以服务和利用为出发点和落脚点，以信息化建设为手段，提高利用效率与水平。
1）加强档案设施建设。以机构合并为契机，对档案用房建设入手，不断提高档案设施建设。大田管理部根据《档案馆建设标准》，建设57.9平方米的档案库房，设置了库房、阅览两个分区，配备了标准化的档案密集柜，按档案类别和数量订制了不同规格的档案装具。同时，安装了防盗网、遮光窗帘，配备了灭火器、温湿度计、空调、去湿机、防虫药品等设备。
2）加强领导、完善制度。成立以主任为组长、相关参与部门负责人参与的档案管理工作领导小组，各部门设专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。各业务部门根据业务职能的不同，配备兼职档案员，负责本业务部门各类档案日常的收集与传递工作。形成上下联动、左右协同、纵横相当的档案管理体系。按照医保工作的实际情况，制定一套与之相适应的科学、完整的档案管理系列制度。做到制度上墙、制度落实、定期检查相结合，不断将档案的各项流程做到规范化。把档案工作制度建设作为完成档案工作任务的前提，按照制度认真细致地鉴别、收集、分类、整理，实行档案综合管理，对各种门类、不同载体的档案及有关资料实行统一管理，集中保管，始终把问题解决在档案归档之前，确保案卷质量。对档案的转入、转出、档案的查（借）阅等都要严格按照规定履行，保证档案工作井然有序地开展，使档案管理与医疗管理同步发展。
3）提高素质、强化利用。医保档案管理是医保管理的重要组成部分，切实加强对档案工作的领导，把档案管理工作列为议事日程。通过会议、参观学习、典型事例等各种形式来加强档案业务的培训，使全体干部职工都能充分认识到医保档案与自己日常工作和生活密切相关，提高全员档案意识。档案管理员要认真学习关于档案管理工作的法律、法规、文件，不断加深对档案工作重要性和必要性的认识，充分认识档案的价值，增强做好档案工作的责任感和紧迫感，同时要加大对兼职档案员培训力度，使其在工作中有的放矢。
为使档案管理与单位办公现代化同步发展，配备了计算机、打印机、复印机、扫描仪等现代化、信息化的设备。充分利用计算机在档案管理工作中的作用，运用计算机对档案进行收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制目录;对参保单位、参保人员、医疗待遇享受、门诊慢性病资料、定点医疗机构及定点药店管理信息等档案进行数字化。加大对特殊的档案工作管理，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作，提高档案的完整性。要及时对重要的电子数据进行刻录备份，建立和完善档案数据库，建立档案资料查阅平台，逐步实现档案信息资料共享，使档案管理全面实现现代化。
参考文献
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