企业电子档案单套制管理探究
刘静?王伟
摘 要：由于现代社会计算机信息技术的飞速发展以及企业无纸化办公系统和业务系统的普遍运用，使电子文件的数量爆发式增长，并迅速代替传统的纸质文件成为主要的信息资源。电子文件有别于传统纸质文件，作为一种新的记录形式，二者都是非常重要且有效的信息资产。在电子文件存档过程中，如继续采用传统意义上的双套制管理模式，既是资源的重复投入，又不能满足新时代企业档案管理发展的方向。因此，电子档案单套制管理探究尤为重要。
关键词：电子文件;电子档案;单套制
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.102
电子档案“单套制”管理是相对于传统的纸质、电子“双套制”归档而言的，是无纸化办公条件下电子文件在线归档的创新模式[1]。它对纸质文件收集、整理和归档的模式进行了彻底变革，将电子文件管理嵌入到文件形成、接收、流转、归档、保管、利用和处置全生命周期，从而实现文档一体化管理。具体来说，利用相应的技术，将业务系统与电子文档管理系统之间的数据交换壁垒打通，在电子文件办结后实时在线向档案管理部门归档且不再输出纸质文件。
1 企业电子文件、电子档案单套制管理依据
1.1 《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确可实施电子档案单套制管理试点
2016年4月1日，国家档案局印发了《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》（档发[2016]4号）。该纲要中明确“在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸质档案）管理试点”[2]。
1.2 《国家电子文件管理“十三五”规划》明文要开展电子档案单套制管理试点
2016年11月3日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《国家电子文件管理“十三五”规划》（厅字[2016]37号）。该规划中明文表示要“开展电子档案单套制、单轨制管理试点”[3]。
1.3 地方电子档案单套制管理政策已发布，上海自贸区已成功实施电子档案单套制管理试点
上海市档案局将“探索电子文件归档和电子档案管理新模式”作为电子文件管理科学研究的重点课题，在上海自贸区开展电子文件单套制管理试点工作。上海自贸区制定了《中国（上海）自由贸易区管理委员会保税区管理局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》、《保税区管理局归档电子文件整理操作细则》、《保税区管理局电子档案长期保存管理规范》[4]等管理制度，成功实现了电子文档单套制管理。
1.4 《中华人民共和國档案法》使电子档案的效力合法化
2020年6月20日第十三届全国人民代表大会常委会第十九次会议修订的《中华人民共和国档案法》第三十七条规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”[5]。
2 电子档案单套制管理探究
电子档案单套制管理究其本质是保证软硬件安全的基础上对电子档案实现长期保存的目的，建议主要研究以下四个方面内容：第一，制定电子文件管理措施和办法;第二，具有满足电子档案单套制管理需求的安全的保管条件;第三，业务系统、档案系统、电子签名等应用系统满足电子档案单套制的管理要求;第四，拥有与电子档案单套制管理相匹配的档案管理人员。可归纳总结为标准规范建设、安全保管建设、应用系统建设、人才队伍建设等四个方面。
2.1 标准规范建设
电子文件的控制和管理工作，不仅是档案部门的独角戏，同时还包括产生文件的各个业务部门。在开展电子文件的收集、整理、归档、存储、利用和处置的过程中，必须要有相应的标准和规范对工作进行指导，这样才能够保证电子文件的真实性、完整性、可读性、安全性。因此，企业须根据国内现有的电子文件管理标准、企业电子档案管理实际情况，并充分考虑电子文件全生命周期流程管控要求制定全面的电子档案管理体系。
根据我国现有电子文件管理法规和标准，以及电子文件自身的特殊性质，企业需制定与电子文件控制和电子档案管理相契合的治理体系，为电子文件的管理工作的开展提供依据。建议编制《电子文件归档范围及保管期限表》、《电子文档管理流程通用规范》、《电子文档管理规定》、《电子档案安全保管管理规定》、《电子档案著录细则》、《电子档案系统操作手册》、《电子文件归档操作手册》、《电子文件管理突发事件应急预案》等程序，从管理体系上明确各部门及档案部门在电子文件归档管理过程中的职责、操作规范、管理标准等。
2.2 安全保管建设
电子文件作为企业管理信息化、数字化的时代产物，产生流转于各类信息管理系统中，由于电子文件这种与生俱来的特殊性，使电子文件较传统的纸质文件所面临的风险程度更高、范围更广。因此，做好电子文件的安全保管建设，规避风险、保障电子文件的安全是电子文件管理的首要前提。企业可采取以下几种手段进行安全保管建设。第一，企业将安全保管要求纳入标准规范建设中，通过制定安全保管管理规定和突发事件应急预案等，对电子文件全生命周期流程中的可预见风险因素进行全面管控，以确保电子文件的真实性、完整性、可读性、安全性;第二，对网络及硬件设施进行常态化检查，紧跟社会信息技术的发展，做好网络及硬件设施迭代更新工作，保障网络的畅通和硬件的安全;第三，采用一些技术手段实现信息安全管理，例如加密技术（动态加密和静态加密）、防扩散技术（JAVA、BRAVA防扩散）、信息认证技术（数字签名、身份识别、消息认证）[6]、长期可存取技术（仿真技术、迁移技术、载体转换技术）[6]、区块链技术;第四，电子文件的备份制度，是保障电子文件安全的重要措施，尤其是在行业内一直广为提倡的异质异地备份，可以极大限度的规避防范意外风险和应对各种突然事件，保证电子文件的完整与安全，还原电子档案的历史品貌。
2.3 应用系统建设
应用系统，包括业务系统和档案系统，是电子文件控制、档案信息资源开发利用和档案知识管理的技术保障。在电子文件控制和电子档案管理的过程中，涉及多个系统、多个节点、多个流程，这为应用系统的开发和运行提出了更高的要求。应用系统应安全、稳定，并满足电子档案单套制的管理需求。
应用系统的开发首先应进行电子文件和电子档案管理的需求分析，企业可从电子文件和电子档案管理的基本功能和安全保管两方面进行分析。第一，基本功能方面，即把电子文件形成、接收、流转、归档、保存、利用和处置全生命周期的控制操作流程等在应用系统中固化，构建一条连续、完整且可认证、追溯的电子文件和电子档案保管链，满足电子文件的控制、电子档案的管理要求;第二，将实现电子文件安全保管的技术措施嵌入到应用系统中，为电子文件和电子档案的管理提供一个安全、可靠和稳定的系统运行环境，保证电子档案的真实性、完整性、可读性、安全性，使电子档案具有凭证作用和法律效力。
2.4 人才队伍建设
在数字化管理的时代，电子文件和电子档案的管理不仅需要对几何级数量的电子文件进行收集、整理、归档、利用和处置，同时需要制定电子文件和电子档案管理的标准体系规范、安全保管策略、业务系统和档案系统建设等，在这一系列的过程中，要求档案管理人员具有更高的业务水平和综合素质。因此，企业须培育一支知识全面、意识领先、学历和年龄结构合理的现代化档案管理团队。
为了提升企业电子文件管理水平，建议企业从以下几个方面进行档案管理人员能力建设。第一，组织档案管理人员不断学习电子文件控制和电子档案管理的新知识，尤其鼓励档案人员学习掌握信息系统的基本原理，培养具备档案专业知识和信息技术开发常识的复合型人才，推动企业电子档案管理的持续发展;第二，档案管理部门领导综合考虑企业档案管理工作的目标和档案管理人员的业务水平、综合素质，选派档案人员进行继续教育培训和专项培训、参加行业内的经验交流和研讨会议，开阔档案人员视野、开发档案管理新思路，使企业档案管理意识在行业中处于领先地位;第三，档案管理部门领导结合企业档案管理工作中长期规划，引进高素质、高学历的档案管理人才，优化企业档案管理团队，提升企业档案管理水平和科学研究能力。
3 总结及建议
电子档案单套制管理是档案管理信息化发展的必然趋势，是现代企业信息化能力的体现。建立一套完整科学的电子档案管理体系，并拥有与之匹配的应用系统和档案管理人员，实现电子档案单套制管理，这将是企业未来数字化转型过程中必不可少的环节。因此，对于企业推进电子档案的单套制管理，建议如下：
1）目前还不具备电子档案单套制全面实施条件，可在企业已实现无纸化的業务开展试点工作，在一定时间内边探索边实施边优化。
2）制定符合电子档案单套制管理模式的管理体系，为电子文件归档管理工作的开展提供依据。
完善电子文件和电子档案管理各个系统，即业务系统和档案系统3），满足电子档案单套制管理需求;系统建设统筹规划、分步实施，即统一规划电子文件单套制管理需求，先建立满足单套制试点的应用系统，并预留数据接口和扩展空间，为全面实施电子档案单套制管理做好准备。
4）进行电子文件安全保管建设，根据电子档案单套制管理建设进程编制相应工作计划与方案，电子文件安全保管建设与电子档案单套制管理相匹配，确保电子档案满足四性的要求。
5）培养电子档案单套制管理人才。目前，企业档案部门没有从事电子档案单套制管理的专业人员，指派专人研究档案单套制管理相关知识，将研究成果逐步推广，培养相应的电子档案单套制管理人才。
参考文献
[1]廖倩文.电子文件单套制管理问题的策略研究[J].档案建设，2017.8：27-30.
[2]国家档案局.《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》.国家档案局，2016.
[3]中共中央办公厅、国务院办公厅.《国家电子文件管理“十三五”规划》.中共中央办公厅、国务院办公厅，2016.
[4]李利方.《企业电子档案“单套制”管理研究》[J].卷宗，2019年12期：42-43.
[5]全国人民代表大会常委会.《中华人民共和国档案法》.全国人民代表大会常委会，2020.
[6]杜鹏，李福君，方昀.电子文件安全管理研究[J].档案天地，2011，第6期：45-46.
