加强人事档案信息化建设的几点思考
摘 要：本文主要从思想认识、基础建设、制度建设等方面入手，探究如何进一步加强档案信息化建设，通过信息技术手段推动档案管理服务。
关键词：人事档案;信息化;档案管理
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.113
人事档案客观、公正地记录了每个人的人生历程，人事档案的接收调出、补充完善、查阅审核等管理服务工作贯穿政府、行业、企业等各组织中，可以说有人的地方就有人事档案、就有人事档案管理需求。随着“互联网+”时代的来临，信息技术不断发展，移动支付、网上办事等给人们带来极大便利。当前，不少组织积极探索建设人事档案信息化管理系统，依托信息技术实现对人事档案有效管理。本文将从以下三个方面来探究，如何进一步加强人事档案信息化建设，促进人事档案管理服务的信息化、规范化、标准化。
1 提高认识，在转变管理理念上下功夫
1.1 加强信息化建设是做好档案管理服务的本质要求
在传统的人事档案管理工作中，工作人员要花上很长时间才能审核完一份档案，对档案前后不一致之处还要多次审阅研究才能确定，有的档案存在涂改，有的老化不清晰，有的明显缺漏，有的无法确定真实性等等，这些都需要多名工作人员逐一攻破，且检索查询费时费力，要手工在一本本目录中翻找、在一排排档案架上查找等，管理效率低下。通过信息技术手段实现人事档案管理的自动化、实时化，可以解决传统档案管理中的这些问题，极大提高管理效率，进一步规范档案管理服务。
1.2 加强信息化建设是适应社会时代发展的客观要求
人事档案跟着人走，但有的人不知道自己的档案究竟存放在哪里、由哪个部门管理;有的从没见过自己的档案;有的在需要的时候才发现档案中缺少重要材料;有的学籍档案、党员档案由不同部门管理等等，都是管理中常见的问题。当前，人口流动愈加频繁，人们的时间意识越来越强，对档案信息需求日益增加，还有不少异地查询、办理的需求。加强人事档案信息化建设，对接手机、网络，让人们随时随地掌握档案由谁管、怎样管、怎样查等，充分发挥信息化作用，适应现代化社会发展。
2 加大投入，在加强基础建设上花力气
2.1 大力引进新设备新技术
目前，少数组织人事档案管理方面的设备仍比较落后，有的甚至没有配备复印机、扫描仪、除湿器等基础设备，更遑论云计算技术等新兴计算机技术的应用。新设备新技术层出不穷，计算机更新换代速度非常快，需要管理者具有战略头脑和对新事物的敏锐感知能力，且要在组织中设立专项经费，加大资金投入，引进新设备新技术，不断完善硬件设施。
2.2 开发建设人事档案管理服务信息系统
一些组织在开展人事档案信息化工作时，将档案信息化简单理解为电子版档案，满足于把每份档案拍照、扫描为图片存储，这只是最基础的档案数字化副本。人事档案信息化建设的核心是档案数字化，不是简单的扫描存档，更重要的是在统一档案信息采集指标、采集代码、采集项目、技术规范的基础上，对档案原件进行再整理、再编目、再分析，通过技术手段重新修整，形成档案数据，进行自动化分类和排列，以便于管理服务。各组织可根据自身实际情况，开发建设统一的、安全的信息系统，集基础信息资源库、基础信息归集平台、管理服务运行平台等功能为一体，与组织中已投入使用的工资管理、考勤管理等系统对接，通过规范的、开放的信息系统实现对档案信息的收集整理、分类分析、检索查询、提取应用。
2.3 加强人事档案信息应用和共享
各组织可充分利用人事档案信息数据资源，对员工的履历、表现等开展统计分析，为做好员工职业生涯规划、培训开发方向等提供参考;对组织中人员的数量、结构、流向等开展统计分析，为预测人力资源需求和供给、做好各岗位职位分析、招聘员工等提供参考;对人事档案信息与绩效、薪酬等进行交叉比对研究，为做好人力资源规划等提供參考。同时，各组织人事档案管理服务信息系统有效对接，可对同行业内人才考察与交流、地区范围内人才流动与培养等提供参考;各组织人事档案管理服务信息系统与公安、民政、人社、银行等部门信息系统有效对接，实现与社会保障、信用体系等业务信息共享，助力“互联网+政务”便民服务。
3 整章建制，在规范管理服务上寻突破
3.1 建立人事档案信息采集归档机制
当前，不少企业将员工人事档案委托人才市场统一管理，但是劳动合同、考核、培训、奖惩等工作期间产生的各类材料不及时送交人才市场审核归档，导致员工档案缺漏。要建立人事档案信息采集归档机制，每月、每季度、每年定期收集员工就学、参训、考核等需要归入档案的原件材料，审核材料是否完整、清晰、真实、规范，对于填写不规范、手续不完备、与档案已有记载不一致的，应当退回重新制作或加盖公章注明，各类档案材料要及时归入个人档案、录入信息系统，以促进管理服务常态化。
3.2 建立档案统计分析制度
加强人事档案信息化建设包括两个部分，一是实现人事档案信息化，二是在对第一部分总结的基础上，促进信息化建设升级发展。前面讲到，通过对人事档案信息资源进行统计分析，对个人、组织、社会都有极大参考价值，可见，统计分析工作在人事档案信息化建设中的重要作用。开展人事档案统计分析，要明确调查目的、调查范围、调查内容等，保证数据质量，做好分析监控，确保统计分析工作服务于档案管理实践、应用于人力资源工作实践。
3.3 健全工作人员管理培育机制
人事档案管理是专业性的服务工作，档案管理人员素质的高低直接影响管理的成效。各组织要指派专业人员负责人事档案管理工作，其应当热爱档案管理事业，熟悉档案管理法律法规，具备扎实的档案管理专业知识，具备一定的计算机操作水平、能够尽快掌握信息系统等。要加强对档案管理人员的思想教育，增强职业素养、职业道德培育，不断提高责任意识、安全意识，人事档案涉及每个人的隐私，不可随意泄露。要加强对档案管理人员的继续教育，鼓励参加进修学习，不断提升专业技能，练就较高的理论水平、丰富的实践经验，建设高素质档案人才队伍。
参考文献
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作者简介
宋玢（1990-），女，湖北洪湖人，硕士研究生，助教，武警警官学院训练基地，研究方向：人力资源管理。
