基于“同质备份”与“异质备份”分析电子档案“单轨制”

    王静

    摘 要：本文以同质备份和异质备份为基础，对电子档案单轨制进行分析，主要研究内容包括单轨制备份问题和多套制的备份问题，在此基础上，探究双轨制电子档案管理向单轨制电子档案管理的转换路径，希望为相关行业提供借鉴。

    关键词：同质备份;异质备份;单轨制

    DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.114

    我国于2019年召开了电子档案管理论坛会议，本次会议的主体为新时代中国电子档案的管理与发展。就多项课题展开讨论，使电子档案单轨制由幕后走向台前。但就事实而言，电子档案单轨制存在伴生问题，并且与同质备份和异质备份间的关系密切，因此成为相关领域的热点话题。

    1 单轨备份问题

    单轨制备份就是所谓的同质备份，备份在现代人在工作和学习过程中的使用次数较为频繁，通过这一手段的应用，预防并解决文件损坏、数据遗失等意外情况。所谓的备份就是将计算机中存储的文件和数据，通过复制的方式，拷贝到大容量磁盘或U盘之中，属于原文件的副本。

    与同质备份相比，异质备份有所不同，究其原因，主要是档案资源存储信息形态间的差异极为显著，简言之，就是不同信息形态之间的转换备份，比如：电子和纸质载体之间、纸质载体与胶卷之间的转换备份，均属于异质备份。而同质备份，就是指相同形态之间的备份。在明确二者之间差别后，认为单轨制管理并非一种数量概念，而是相对于异质备份的概念。通俗来讲，电子档案单轨制管理，就是在保存电子档案时，仅能以电子方式为主，无需将电子档案转换为纸质档案[1]。

    通过上述分析可知，电子档案单轨制管理的前提条件是不再生成纸质档案，对文件运行处理过程的重视程度较高，归档保存是这个阶段的主要内容，与单轨制相比，属于更加高效和全面的管理形式。因此，单轨制大受追捧的背后，并不是将电子文件进行简单归档，而是以电子方式保存和管理档案。

    我们在分析单轨制时，不能认为单轨制属于单一的数量，否则就会对电子档案管理工作开展造成不利影响。

    2 多套制的备份问题

    多套制备份是同质备份，也可以是异质备份。所谓的电子文件单轨制归档，并非指全部的电子文件单轨制归档，究其原因，主要是部分业务文件目前无法转换到纸质和胶卷等载体之中存储，比如：3D、数据库文件等等，此外，另有部分电子文件在转移到纸质载体上后，其法律效力会丧失。在这些客观因素的影响下，数量上的同质备份很难保证电子档案的安全，应该将目光放在异质备份上，究其原因，主要是异质备份具有同质备份和单轨制所不具备优势。

    电子档案双套制的归档管理，是单套制归档管理产生的基础，二者具有显著的差别，在查阅资料后得知，双套制归档早在电子档案出现之前就已经被应用到档案管理之中，在纸质档案时期，双套制归档是指两套档案分别由档案馆和生成机构保存，在具有异地保存特点的同时，其内容和载体相同。

    但在电子文件大量产生的背景下，信息时代赋予了双套制全新的内涵，在原有概念保留的基础上，额外保存一份电子版本。部分研究者提出了双轨制这一概念，并就双轨制和双套制展开分析，认为纸质文件和电子文件同时随着业务流程而运转，就是所谓的双轨制，通俗来讲，就是文件自进入运转程序后，两种版本的档案就会生成，业务人员需要对档案进行重复性的管理。在档案使用完毕后，需要对其进行双套制归档。我们可以将双套制视为双轨制的重要组成，其运用为电子文件全程管理目标的实现，创造了有利的条件。与单纯的双套制相比，更具实用性和先进性。总而言之，归档保存状态是双套制的重点，而运行处理阶段则是双轨制的主要针对内容，同时也包含档案使用后的双套制归档保存。双轨制和双套制之间存在密不可分的联系，时代的发展赋予了双轨制全新的内涵，有利于提升电子档案的管理水平，从而满足电子档案管理在信息时代下提出的要求。

    伴随着时代的不断发展，双套制概念发展愈加完善，但双轨制概念却逐渐被人们所摒弃。在单轨制被写入法律法规后，单轨制逐渐取代了双轨制的地位，成为电子档案管理的流行趋势[2]。

    3 双轨制电子档案管理向单轨制电子档案管理的转换路径

    结合上文可知，在无纸化办公快速发展的背景下，双轨制电子档案管理的弊端逐渐显现，主要体现在三个方面：1）人力成本增加和资源严重浪费;2）存在管理缺陷，具体表现为将电子档案转化为纸质档案后，领导批示和公章可能会无法显示，导致电子档案真實性和有效性受到不利影响;3）信息孤岛问题严重。在技术因素的限制下，纸质档案和电子档案互通难度高，如果工作人员过度依赖双套制，可能会放松警惕，容易影响档案系统的安全。有鉴于此，相关领域专家呼吁电子档案管理方式改革，由双轨制转变为单轨制。接下来，本文会提出电子档案管理方式转换的建议，如下所述：

    3.1 应用现代信息技术

    在信息时代下，现代信息技术在各个领域中，都取得了良好的应用效果。在电子档案管理中应用这些技术，有助于推动管理方式的转变。

    1）区块链技术。依托于区块链技术，集成电子档案信息数据，推动信息、知识和智慧的转换，通过前期采集、筛选和提炼的方式，对用户所需信息进行定位，最终实现对电子文件生命周期全过程的管理，从而使用户信息需求得到满足。2）云计算技术。在云计算背景下数据具有唯一性的特点，云端服务器是保存数据的唯一地点，有利于减轻用户查阅和使用档案的难度。此外，用户使用云端文件查阅档案，无需利用电脑软件，究其原因，主要是云端使用要求较低，仅需打开浏览器即可。除电脑查阅之外，使用手机和平板电脑同样可以实现目的。3）虚拟技术。在电子档案单轨制管理模式下，虚拟技术可以增强用户的体验感，档案馆可以依托虚拟技术，构建真实化的情景，调动用户参与建档的积极性，并为其提供优质的服务。

    3.2 嵌入知识管理

    使用户需求得到满足，是电子档案管理的根本目的，而知识管理的嵌入，有利于档案信息资源二次开发的实现，与电子档案管理目的相吻合。单轨制电子档案管理对服务对象的需求较为严格，要求电子档案管理压缩和萃取其中的信息，而知识管理的嵌入，为这一目的的实现，创造了有利的条件。比如：知识管理可以帮助用户对文档进行收集，与此同时，还能利用全文检索功能筛选用户所需的关键信息，在归纳的基础上进行总结，并与相关内容建立注释链接，使全文检索智能分析实现，并且这种管理方式的运用，还能减轻档案管理人员的工作压力，具体表现为，档案管理人员在编研过程中，无需查找纸质档案，这个工作流程可以被知识管理所取代。

    值得注意的是，虽然区块链技术、知识管理等技术的嵌入，有助于促进单轨制档案管理方式的发展，但电子档案真实性、完整性和可靠性会面临严峻的考验，建议档案管理部门重视网络和信息安全管理，依托云平台，对档案数据进行分级管理。对于保密等级较高的档案，应采用独立的核心平台存储，针对保密等级较低的档案，则应用公共平台存储和共享。

    4 结论

    综上所述，在信息化时代下，单轨制逐渐取代了双轨制，由幕后走向台前，在这种背景下，基层档案工作人员，在推行单轨制时，无需对同质备份和异质备份进行着重的考虑，而是将目光放在档案安全方面，因此，双套制档案管理方式依然存在应用价值，不能被轻易废除。

    参考文献

    [1]马超，马敬济.单轨制视域下企业电子档案管理的实践与探索[J].机电兵船档案，2020（04）：92-94.

    [2]薛四新.电子档案单轨制管理的关键问题研究[J].浙江档案，2020（07）：17-20.