卫生健康系统业务档案管理服务职能透析

    郝英

    摘? 要：本文为实现充分发挥卫生健康系统业务档案管理服务职能这一目标， 针对卫生健康系统业务档案管理工作中存在的思想不重视、制度不完善、缺少专业人才等问题进行研究， 采用文献分析法等研究手段， 从完善制度、提升思想、人才培养和方法创新四个角度提升卫生健康系统业务档案管理服务能力。

    关键词：卫生健康系统; 档案管理; 服务职能; 制度体系

    Abstract： In this paper， in order to implement the health systems business archives management service function into full play the goal， in the business archives management in health care system is thought not value， institutional system is imperfect， lack of professional talents to study the problems， adopting the research methods such as literature analysis， from perfecting the system， idea， talent training and method innovation four Angle increase health systems business service ability of archives management.

    Keywords： Health systems; Archives management; Service functions; Institutional system

    卫生健康系统运行过程中形成的各种各样、十分重要的档案材料且职能、价值、作用至关重要。因此，加强卫生健康系统业务档案的管理探究，进一步发挥业务档案在救死扶伤、病理科研等方面的价值作用，势在必行。

    1 卫生健康系统业务档案管理服务职能概述

    1.1 职能范围。卫生健康系统业务档案管理服务职能范围广泛，包括医疗机构审批、公共卫生许可证、新办出生证、补办出生证、医师资格执业证、护士资格执业证、公共场合卫生安全许可证、职业健康档案以及居民健康档案等。保证卫生健康系统业务档案的安全、完整是档案管理服务的主要职能。

    当然，其职能还包括如何更好发挥业务档案的作用、做好业务档案信息资源的收集整理以及归纳等工作。总之，卫生健康系统业务档案管理服务职能范围广、种类多、数量大。

    1.2 职能目标。卫生健康系统业务档案管理作为一项支撑性、基础性工作，其职能目标就是发挥档案信息的有效性。

    为了确保档案信息的参考、凭证作用能够充分发挥，必须注重做好归档工作，保证卫生健康系统所有业务活动所产生的档案材料全部及时归档，及时准确进行电子信息登记，并做好业务档案的存储管理，避免出现档案遗失、损坏等不良现象。同时，要加强档案的科学管理，尤其在档案整理、编目、保管、数字化等工作上，要确保质量，为便捷服务奠定基础。

    2 卫生健康系统业务档案管理工作不足之处

    2.1 思想不够重视。目前，卫生健康系统尚存在业务档案工作边缘化现象。档案管理工作本身具有为中心工作服务性质，虽然用时方显现其重要性，但在平时却得不到应有重视，档案收集遗漏、信息缺失等问题屡有发生。

    2.2 制度不够完善。电子档案管理制度缺乏明确规范。这种情况直接导致在录入电子档案的过程中电子档案与纸质档案内容存在一定程度上的偏差，影响档案信息的准确性、真实性。

    档案管理工作责任制度不够健全。卫生健康系统业务档案管理工作过程中明显存在着责任制度不完善现象，特别是责任追究不够。

    业务档案管理工作监督体系不够完备。由于重視程度不高，导致业务档案管理的监督工作流于表面，一定程度上影响了业务档案管理工作的质量与效率。

    2.3 缺少专业人才。随着信息技术水平的不断提高，办公信息化、自动化，电子档案管理已经成为卫生健康系统业务档案管理工作的主流。但是，很多档案管理工作人员的素质、能力较低，缺乏新时代专业档案管理相关知识，严重影响工作的质量效率。同时，专职档案管理人员严重不足的现象也比较普遍。

    据了解，很多卫生健康系统单位的档案管理人员存在身兼数职的现象，很难做到专心致志，严重影响档案管理工作的高质量开展。

    2.4 方法手段传统。目前，很多卫生院、基层医院、卫生健康局等卫生健康系统业务档案管理工作仍然是传统的人工管理，工作模式还是以往的“你查我调”的纯手工模式。同时，设备陈旧，方法落后，工作质量和效率不高，与信息时代档案管理的要求不相适应。

    3 提升卫生健康系统业务档案管理服务职能的策略

    3.1 重视档案工作，增强服务意识。重视档案管理工作是加强卫生健康系统业务档案管理服务职能的第一步。只有对于卫生健康系统业务档案管理工作足够重视，才能在人力、物力、财力上积极主动投入，才能多角度、多层面给予足够关心爱护。

    思想重视是增强服务意识的前提。需要通过职业道德宣传、各种为民服务实践、表彰先进等手段，不断强化员工的服务意识，在为民服务中体现档案的价值。

    3.2 完善制度体系，提高管理水平。首先，要在贯彻落实现有规章制度上下功夫。实事求是讲，卫生健康系统业务档案管理工作已有的规章制度也是相当完备的。已有规定包括《卫生档案管理暂行规定》《健康档案基本架构与数据标准（试行）》《基于健康档案的区域卫生信息平台建设指南（试行）》等相关制度规范等，但执行存在不到位问题。

    其次，要在构建档案管理工作责任体系上下功夫。要结合实际，制定细化档案管理工作责任制度，理清领导及工作人员工作责任，并落实到每一个相关人员身上。同时，要调动档案管理相关工作人员的工作积极性、主动性。

    第三，要在完善档案管理服务利用等相关制度上下功夫。要注重构建完善严格的档案查阅、登记、利用、科研等方面的制度，全面规范卫生健康业务档案工作。

    最后，要在卫生健康业务档案管理工作标准统一化上下功夫。要制定统一的业务档案设置编码、档案目录等，实现业务档案统一管理，避免“政出多头”“互相顶牛”等问题的发生。

    3.3 提高人员素质，培养专业人才。档案管理工作人员素质、能力的高低，直接影响档案管理工作质量、效率的高低。

    首先，要注重强化档案管理工作人员的政治素养。作为卫生健康系统业务档案管理工作人员，必须要始终站在对民生负责的政治高度，秉持原则性、政策性、服务性，做到爱岗敬业，坚守职业道德。

    其次，要注重加强档案管理工作人员业务培训。通过各种方式的培训，不断提高档案管理工作人员的专业知识、工作技能，为干好本职工作奠定基础。

    最后，要注重不断改变档案管理人员层次结构。通过招录等形式，及时引进、扩充档案管理人才。据此，改变档案管理岗位人员越来越少、层次越来越低的尴尬局面，更好适应社会需要，促进卫生健康系统业务档案管理工作发展。

    3.4 不断创新手段，适应时代发展。卫生健康系统业务档案管理工作要想提高质量和效率，必须不断创新优化档案管理方法手段，这也是新时代的必然要求。

    随着经济社会的发展，大数据、云计算、区块链等信息技术已经深入到各大领域当中。现代化技术手段在卫生健康系统业务档案管理工作中的合理运用，是改革以往传统档案管理方法和手段的有效途径。

    要加快卫生健康系统业务档案管理工作的信息化建设步伐，在硬件设施上，特别是计算机、扫描仪、录像机等设备的更新换代。在软件建设上，要结合实际，及时开发和应用网络安全系统、档案管理系统、智能分类系统等，以适应时代的发展和工作的需要。

    （作者单位：河南省南阳市人口与计划生育指导中心 来稿日期：2020-10-20）