谈新《档案法》对机关档案工作规范的新特点
瞿静
摘? 要：对新《档案法》涉及机关档案工作规范的新特点进行了解读，认为新《档案法》对于机关档案工作的规范有“建”“细”“赋”三个方面的特点，即强化组织制度建设、细化档案工作内容、赋予相对权力。
关键词：档案法;管理制度;工作机制;突发事件;档案开放;档案安全;电子档案
Abstract： Interpreted the new characteristics of the new 'Archives Law' related to the norms of the agency's archives work. It is believed that the new 'Archives Law' has the three characteristics of 'building'， 'detailed' and 'provided' for the norms of the agency's archives work， that is， strengthening the organizational system. Construct and refine the content of archives work and give relative power.
Keywords： Archives law; Management system; Working mechanism; Emergencies; Archive opening;Archive security; Electronic archives
通过学习新《档案法》，可以看出新《档案法》对于机关档案工作的规范有“建”“细”“赋”三个方面的特点。
1 “建”——强化组织制度建设
1.1 组织建设。新《档案法》第九条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作實行监督和指导。”虽然仅仅是多了“应当确定”四个字，但其意义却有着本质的区别。
老版《档案法》中机关档案机构或档案工作人员负责管理本单位的档案，强调的只是机关档案机构或档案工作人员职责，并不强调或者说没有表示机关成立不成立档案机构、指定档案工作人员。
新《档案法》条款有了两层含义，其一，强调机关应当建立档案机构或指定档案工作人员，强调机关要加强档案工作组织建设;其二，说明机关档案机构或档案工作人员的职责。这不仅从组织上保证了机关档案工作的开展，也确立了机关档案机构或档案工作人员的法定地位。
1.2 建立档案工作责任制。新《档案法》第十二条规定规定机关建立档案工作责任制，是非常重要的措施。这里的档案工作责任制不是机关档案机构或档案工作人员的责任制，而是机关档案工作责任制。
它要求机关领导或分管档案工作的领导负有对机关档案工作的领导责任，其责任是对机关档案工作要有长远规划，要将档案工作作为机关工作的有机部分通盘考虑，为机关档案工作的发展提供必要的条件，解决档案工作中的一些实际问题，促使机关档案工作积极服务于机关工作而产生最大的效益。
对于机关档案机构或者档案工作人员，其责任是做到档案收集齐全、整理有序，保守档案秘密，保证档案安全，加强档案编研，积极提供利用。并将这些工作责任细化，落实到每一个档案工作人员和档案工作每一个环节，从而充分发挥档案工作责任制的作用。
1.3 健全档案管理制度。新《档案法》第十二条还规定了机关要“依法健全档案管理制度”，也是非常重要的措施。这里有“依法”和“健全”两层含义。
关于“依法”。建立机关档案利用制度，就必须依照新《档案法》第四章“档案的利用和公布”的规定制定，既不能随意限制利用，也不能随意开放。有关利用保密档案的应当按照《保密法》有关规定制定，涉及知识产权、个人信息的，应按照新《档案法》第二十八条“利用档案涉及知识产权、个人信息的，应当遵守有关法律、行政法规的规定”来制定。
关于“健全”。要建立机关档案管理方面的制度体系，做到所有机关档案管理方面的工作都有制度，每项机关档案管理工作都有章可循。
1.4 档案安全工作机制建设。新《档案法》第十九条规定：“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。”
“建立健全档案安全工作机制”强调的不是档案安全工作的某一方面，而是要建立机关档案安全工作体系，包括组织制度建设、“硬件”建设和档案安全风险管理与应急处置能力建设。
2 “细”——细化档案工作内容
2.1 细化归档范围。新《档案法》第十三条对归档范围做了详细规定。这一规定将档案“对国家和社会具有保存价值”的核心内涵具体细化了，增强了针对性和可操作性。
其中针对机关档案归档范围有两项，第一项和第五项。虽然，这两条还是略显有些原则，规定已经很具体了，已经有了明晰的范围。
2.2 细化突发事件档案管理。新《档案法》第二十六条规定：“国家档案主管部门应当建立健全突发事件应对活动相关档案收集、整理、保护、利用工作机制”。
新《档案法》的规定不仅是对档案工作在突发事件中作用的肯定，也是对做好这项工作的细化规范。
当然，从条文表面看似乎并不涉及机关档案工作，而是对国家档案主管部门的规范要求。但是，实际上却涉及到每个机关的档案工作。
每个机关都主管某一领域的工作，而突发事件可能会出现在任何一个领域，机关就应当建立相应的档案工作制度，这也是国家档案主管部门建立的突发事件应对活动相关档案工作机制的一部分，也是其落脚点。
2.3 细化档案开放程序。新《档案法》涉及细化机关档案开放的有两条，即第二十九条和第三十条。
第二十九条虽然只增加了“国家”两字，但是，显然比仅仅是“有关”两字清楚得多。第三十条是新增加的内容，清楚地规定了机关档案开放的程序和责任，使机关档案的开放有章可循。
2.4 细化公布档案条件。新《档案法》第三十二条规定：“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布;未经档案馆或者有关机关同意，任何单位和个人无权公布。”“公布档案应当遵守有关法律、行政法规的规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。”
第三十二条对机关公布档案增加了限制性条件。机关公布档案也要受到限制，“应当遵守有关法律、行政法规的规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。”
2.5 细化电子档案管理。新《档案法》专门新增加一章“档案信息化建设”，其中涉及机关电子档案管理的有三条，即第三十五条“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。”第三十六条“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。”第三十八条“国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。”
新《档案法》对机关电子档案管理提出了三个方面的要求和规范：一是加强档案信息化建设，保障电子档案信息的安全;二是推进电子档案管理信息系统建設，使电子档案管理信息系统融入到机关整体信息化系统之中;三是推进传统载体档案数字化，并保障档案原件的安全保管。
2.6 细化档案安全管理。新《档案法》第四十四条规定：“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织发现本单位存在档案安全隐患的，应当及时采取补救措施，消除档案安全隐患。发生档案损毁、信息泄露等情形的，应当及时向档案主管部门报告。”
这一条体现了对机关档案安全管理的细化，对机关档案的安全管理有具体的细节内容和措施。这条规定有三层含义，即定期检查、及时补救、及时报告。并积极采取措施补救。
3 “赋”——赋予相对权力
3.1 档案移交权。新《档案法》第十五条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案，档案馆不得拒绝接收”。这里增加了“档案馆不得拒绝接收”的规定。增加的内容从表面看是约束档案馆的，实际上也赋予了机关档案室在档案移交方面的权力。
在局馆合一的体制下，档案馆以档案局的名义出台《档案馆接收进馆标准》，机关档案室只有按照《档案馆接收进馆标准》要求移交档案，不符合标准的档案材料，档案馆就不接收，要求重新整理。一些不符合《档案馆接收进馆标准》现象的出现，尤其历史原因、业务指导原因，若都要进行重新整理，会增加机关档案工作量。
新《档案法》的规定，使得在档案移交方面，机关档案室与档案馆可以通过协商解决有关问题，而不再是由机关档案室一味地被动接受档案馆的要求。
3.2 档案开放审核权。新《档案法》第三十条规定：“馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或者保管单位负责，并在移交时附具意见。”
这一条增加了机关在档案开放中的审核权力。这不仅对加快促进档案开放有积极的作用，也对机关维护在档案方面的自身合法权益有着积极的意义。
尤其是在对已经移交到档案馆保存的档案仍然有档案开放审核权，更彰显了机关在档案方面的权力。当然，权力与责任是对等的，有权力就有责任。
有了这些明确的权力与责任，自然对加快促进档案开放就有了积极的作用。
3.3 安全保密权。新《档案法》第四十三条规定：“档案主管部门根据违法线索进行检查时，在符合安全保密要求的前提下，可以检查有关库房、设施、设备，查阅有关材料，询问有关人员，记录有关情况，有关单位和个人应当配合。”
该条增加了机关在被检查中的安全保密权力。档案主管部门在根据违法线索进行检查时，如果达不到安全保密要求，机关可以拒绝档案主管部门的检查。
档案主管部门根据违法线索进行检查的行为要比日常的监督检查行为更严厉，或者说权威更大些。
权威大的行为尚且需要尊重机关的安全保密权力，权威相对小的行为则更需如此。当然，机关也不可滥用这种安全保密权，只要档案主管部门符合安全保密要求，机关则需要无条件的配合。
（作者单位：新乡市机关后勤服务中心 来稿日期：2020-10-06）
